Personalakten richtig führen / 8 Rechte des Mitarbeiters bei unrichtiger Personalakte

8.1 Gegenerklärung

Nach § 83 Abs. 2 BetrVG ist der Mitarbeiter berechtigt, der Personalakte Erklärungen zu ihrem Inhalt beizufügen. Der Gesetzgeber räumt dem Mitarbeiter auf diese Weise die Gelegenheit ein, die Personalakte so zu ergänzen, dass die darin enthaltenen Vorgänge ein seines Erachtens objektiv richtiges Bild widerspiegeln. Stößt deshalb ein Mitarbeiter bei der Akteneinsicht auf Schriftstücke, mit deren Inhalt er nicht einverstanden ist, glaubt er zum Beispiel, einer wenig schmeichelhaften Personalbeurteilung widersprechen zu müssen, so sind seine schriftlichen Erklärungen auf sein Verlangen der Personalakte beizufügen.

Die Erklärung muss "zum Inhalt der Personalakte" gemacht werden, muss sich also auf einen konkreten Vorgang in der Personalakte beziehen. Wie jedes Recht findet auch der Anspruch auf eine Gegenerklärung seine Grenzen am Grundsatz von Treu und Glauben (§ 242 BGB), weshalb z. B. die Erklärung keinen unangemessenen Umfang und keinen den Arbeitgeber und seine leitenden Mitarbeiter beleidigenden Inhalt haben darf.

Die Erklärungen des Arbeitnehmers sind unmittelbar bei dem beanstandeten Schriftstück abzuheften. Ein Leser soll nämlich sofort und nicht erst viele Seiten später die Gegenerklärung zur Kenntnis nehmen können. Dieses Verlangen darf nicht mit dem Hinweis verwehrt werden, die Personalakte sei chronologisch geordnet.

Die Gegenerklärung ist so lange aufzubewahren wie der Vorgang, gegen den sie sich richtet. Bei dessen Entfernung kann auch die Gegenerklärung entnommen werden. Zweckmäßigerweise wird sie dem Mitarbeiter mit dem Hinweis zurückgegeben, dass der gesamte Vorgang aus der Personalakte entnommen wurde.

8.2 Entfernung aus der Personalakte

Ein unzutreffender Vermerk in der Personalakte ist auf Verlangen des Mitarbeiters aus der Akte zu entfernen.

Bei der Geltendmachung des aus § 78 Satz 1 BetrVG folgenden Anspruchs auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte handelt es sich um ein höchstpersönliches Recht. Der Betriebsrat kann daher keine Ansprüche für ein betroffenes Betriebsratsmitglied geltend machen.[1]

Arbeitnehmer können in entsprechender Anwendung von §§ 242, 1004 Abs. 1 BGB die Entfernung einer zu Unrecht erteilten Abmahnung aus ihrer Personalakte verlangen; der Anspruch besteht, wenn die Abmahnung inhaltlich unbestimmt ist, unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält, auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung des Verhaltens des Arbeitnehmers beruht oder den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzt.[2]

Auch eine zu Recht erteilte Abmahnung ist aus der Personalakte zu entfernen, wenn kein schutzwürdiges Interesse des Arbeitgebers mehr an deren Verbleib in der Personalakte besteht.[3] Der Arbeitnehmer kann ihre Entfernung also nur dann verlangen, wenn eine Interessenabwägung im Einzelfall ergibt, dass eine weitere Aufbewahrung zu unzumutbaren beruflichen Nachteilen für den Arbeitnehmer führen könnte, obwohl der beurkundete Vorgang für das Arbeitsverhältnis rechtlich bedeutungslos geworden ist.

Der Anspruch auf Entfernung einer zu Recht erteilten Abmahnung setzt nicht nur voraus, dass die Abmahnung ihre Warnfunktion verloren hat. Vielmehr darf der Arbeitgeber darüber hinaus kein berechtigtes Interesse mehr an der Dokumentation der gerügten Pflichtverletzung haben. So kann ein hinreichend lange zurückliegender, nicht schwerwiegender und durch beanstandungsfreies Verhalten faktisch überholter Pflichtenverstoß seine Bedeutung auch für eine später erforderlich werdende Interessenabwägung gänzlich verlieren. Eine nicht unerhebliche Pflichtverletzung im Vertrauensbereich wird demgegenüber eine erhebliche Zeit von Bedeutung sein.[4]

Beweislast

Ein Arbeitnehmer, der die Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte verlangt, hat zu beweisen, dass die Abmahnung auf unrichtigen Tatsachen beruht und deshalb unberechtigt ist.[5]

Fehler im Beurteilungsverfahren

Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf Entfernung einer dienstlichen Beurteilung aus seiner Personalakte, wenn sich ein Fehler im Beurteilungsverfahren auf das Beurteilungsergebnis auswirken kann.[6]

Fehlzeitengespräch

Der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch auf Entfernung von Gesprächsniederschriften und Vermerken aus seiner Personalakte, die anlässlich der Erörterung seiner Fehlzeitenproblematik angefertigt worden sind, wenn mangels Hinweises auf die Bestandsgefährdung des Arbeitsverhältnisses keine Abmahnung vorliegt und die Unterlagen auch keine unrichtigen Tatsachenbehauptungen und Rügen von Fehlverhalten des Arbeitnehmers enthalten.[7]

Minderleistung

Eine Abmahnung ist aus der Personalakte zu entfernen, wenn sie statt eines konkret bezeichneten Fehlverhaltens nur pauschale Vorwürfe enthält. Die Anforderungen an die Konkretisierung der in einer Abmahnung enthaltenen Rüge müssen sich an dem orientieren, was der Arbeitgeber wissen kann. Bei der quantitativen Minderleistung sind dies die Arbeitsergebnisse und deren erhebliches Zurückbleiben hinter den Leistungen vergleichbarer Arbeitnehmer, verbunden mit der Rüge des Arbeitgebers, dass aus seiner Sicht der Arbeitnehmer seine Leistungsfähi...

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