Personalakten richtig führen / 3 Der Inhalt der Personalakte aus praktischer Sicht

Personalakten sollten gut handhabbar sein, derart, dass sie nur

• die wichtigsten Vorgänge enthalten

  und

• diese schnell auffindbar sind.

Die Praxis sieht oft ganz anders aus: Die Personalakten sind übervoll, unhandlich, und der gesuchte Vorgang ist im Zweifel doch nicht aufzufinden.

Deshalb sollte die Anlage bzw. Weiterführung von Personalakten streng nach folgenden Kriterien überprüft werden:

• gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften,
• betrieblich notwendige Unterlagen,
• wünschenswerte Unterlagen,
• überflüssige Unterlagen.

Zur Gliederung der Akten, u. U. unter Verwendung von Trennblättern, hier zwei Vorschläge:

Knappe Gliederung:

• Bewerbung/Einstellung,
• Personalien,
• Allgemeines,
• Arbeitsvertrag, Änderungen,
• Beurteilungen, Zeugnisse,
• Austritt.

Ausführliche Gliederung:

• Bewerbungsbogen und -unterlagen,
• Arbeits-, Anstellungs- oder Dienstvertrag,
• steuerrelevante Unterlagen (z. B. Steuerkarte),
• sozialversicherungsrelevante Unterlagen (Anmeldungen, Jahresmeldungen, Unterbrechungsmeldungen etc.),
• zahlungsrelevante Unterlagen (Bankverbindungen, Vermögensbildungsverträge, Einbehaltungen, Abführungen etc.),
• Leistungsbewertungen, Beurteilungen und Zwischenzeugnisse,
• Aus- und Weiterbildungsunterlagen,
• Bescheinigungen,
• Sonstiges (beispielsweise Schwerbehindertenausweis, Mutterschutz, Elternzeit, Wehrdienst, Zusatzversorgung, Urlaubs- und Fehlzeiten, persönlicher Schriftwechsel).

Unbedingt vermieden werden sollte die Speicherung derselben Daten an verschiedenen Stellen, z. B. Entgeltentwicklung in der Personalakte und zusätzlich auf einer manuell geführten Lohn- oder Gehaltskarteikarte sowie in EDV-mäßiger Form, z. B. im Personalstammsatz. Die Speicherung an einer Stelle ist völlig ausreichend.