Personalakten richtig führen / 3 Der Inhalt der Personalakte aus praktischer Sicht

Personalakten sollten gut handhabbar sein, derart, dass sie nur

  • die wichtigsten Vorgänge enthalten

    und

  • diese schnell auffindbar sind.

Die Praxis sieht oft ganz anders aus: Die Personalakten sind übervoll, unhandlich, und der gesuchte Vorgang ist im Zweifel doch nicht aufzufinden.

Deshalb sollte die Anlage bzw. Weiterführung von Personalakten streng nach folgenden Kriterien überprüft werden:

  • gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften,
  • betrieblich notwendige Unterlagen,
  • wünschenswerte Unterlagen,
  • überflüssige Unterlagen.

Zur Gliederung der Akten, u. U. unter Verwendung von Trennblättern, hier zwei Vorschläge:

Knappe Gliederung:

  • Bewerbung/Einstellung,
  • Personalien,
  • Allgemeines,
  • Arbeitsvertrag, Änderungen,
  • Beurteilungen, Zeugnisse,
  • Austritt.

Ausführliche Gliederung:

  • Bewerbungsbogen und -unterlagen,
  • Arbeits-, Anstellungs- oder Dienstvertrag,
  • steuerrelevante Unterlagen (z. B. Steuerkarte),
  • sozialversicherungsrelevante Unterlagen (Anmeldungen, Jahresmeldungen, Unterbrechungsmeldungen etc.),
  • zahlungsrelevante Unterlagen (Bankverbindungen, Vermögensbildungsverträge, Einbehaltungen, Abführungen etc.),
  • Leistungsbewertungen, Beurteilungen und Zwischenzeugnisse,
  • Aus- und Weiterbildungsunterlagen,
  • Bescheinigungen,
  • Sonstiges (beispielsweise Schwerbehindertenausweis, Mutterschutz, Elternzeit, Wehrdienst, Zusatzversorgung, Urlaubs- und Fehlzeiten, persönlicher Schriftwechsel).

Unbedingt vermieden werden sollte die Speicherung derselben Daten an verschiedenen Stellen, z. B. Entgeltentwicklung in der Personalakte und zusätzlich auf einer manuell geführten Lohn- oder Gehaltskarteikarte sowie in EDV-mäßiger Form, z. B. im Personalstammsatz. Die Speicherung an einer Stelle ist völlig ausreichend.

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