Personalakte, Inhalt und Aufbau

Kurzbeschreibung

Checkliste für die Angaben, die eine Personalakte enthalten sollte.

Checkliste

• Dokument in Textverarbeitung übernehmen

Teil I: Personalführung

• Vertragsdaten

  • Arbeitsvertrag und Anlagen
  • Einstellungsschreiben
  • sämtliche Vertragsänderungen der Folgezeit inkl. Arbeitszeitveränderungen, Versetzungen, Vorgesetztenwechsel etc.
  • Vollmachten
  • Verschwiegenheitsverpflichtungen
  • Verpflichtung auf Datenschutzvorschriften
  • Nachweis über Teilnahme am Datenschutz E-Learning
  • Meldung einer Nebentätigkeit
  • Zurverfügungstellung eines Dienstwagens
  • Zurverfügungstellung von Arbeitsmitteln (dienstliches Mobiltelefon, Tablet oder Laptop)
  • Kündigung, Aufhebungsvereinbarung

• Vorvertragsdaten

  • Bewerbungsunterlagen (Bewerbungsschreiben, Zeugnisse, Referenzen, Lebenslauf, Lichtbild)
  • Interviewbogen mit Stellungnahmen beteiligter Gesprächspartner
  • Personalfragebogen
  • Eignungstest
  • ärztliche Tauglichkeitsfeststellungen, Gutachten und Befunde
  • Auskünfte Dritter
  • allgemeine Bewerbungskorrespondenz und Regulierung der Vorstellungskosten

• Allgemeindaten

  • Bescheinigungen
  • Arbeits-/Aufenthaltserlaubnis
  • Führerschein
  • Amtliches Führungszeugnis (bei Vertrauenspositionen)
  • Pfändungen, Vorschüsse
  • Arbeitgeberdarlehen
  • Personalmeldungen
  • Vermerke über Fehlzeiten, wie Arbeitsunfähigkeit und Urlaub
  • Unterlagen zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement
  • Schwerbehindertenausweis
  • Bescheinigungen und Unterlagen zu Mutterschutz bzw. Elternzeit
  • Unfallanzeigen und Untersuchungsbefunde
  • Werkswohnung
  • Jubiläen
  • Beihilfen und Darlehen
  • Schriftverkehr mit den Mitarbeitern
  • Schriftverkehr mit Dritten bezüglich des Arbeitnehmers (z.B. Arbeitsamt, Sozialversicherung)
  • Kopien von Betriebsratsanhörungen und Betriebsratsinformationsschreiben

• Entwicklungsdaten

  • Seminarbesuche
  • Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen, interne Personalentwicklungsprogramme
  • Unterlagen aus dem Assessment-/Development-Center
  • Kompetenzübersicht (z.B. Fremdsprachenkenntnisse, Zusatzausbildungen etc.)
  • Beurteilungen
  • Zwischenzeugnisse
  • Disziplinarmaßnahmen (Ermahnung, Verweis)
  • Abmahnungen
  • Beförderungsvorschläge

Teil II: Abrechnung

• Stammdaten

  • Lohn-/Gehaltsvereinbarungen
  • Angaben zur Eingruppierung
  • Entgeltänderungen
  • entgeltrelevante Änderungen des Arbeitsverhältnisses (z.B. Versetzungsmeldungen, Arbeitszeitänderungen etc.)
  • (Betriebliche) Altersvorsorge

• Variable Daten

  • vorübergehende Gehaltskürzung (z.B. aufgrund Krankheit, Elternzeit, unbezahltem Urlaub etc.)
  • Prämien/Boni/Sonderzahlungen
  • Fahrgelderstattung
  • sonstige Aufwandserstattungen
  • Lohn- und Gehaltsnachweise

• Überweisungsdaten

  • Bankverbindung
  • Vermögensbildung
  • sonstige Versicherungen
  • Mieten
  • Pfändungen
  • Darlehensrückzahlung

• Lohnsteuer (ELStAM-Verfahren)

  • Identifikationsnummer des Arbeitnehmers
  • melderechtliches Geburtsdatum
  • Angabe, ob es sich um ein erstes oder weiteres Dienstverhältnis handelt
  • Bei privat Versicherten: Bescheinigung über Vorsorgeaufwendungen nach § 10 Abs. 1 Nr. 3 EStG
  • Bei Steuerklasse VI: Angabe, ob und in welcher Höhe ein Freibetrag bzw. Hinzurechnungsbetrag abgerufen werden soll

• Kranken- und Sozialversicherung

  • Mitgliedschaftsbescheinigung der privaten Krankenkasse

• Allgemeindaten

  • Bescheinigungen
  • Schriftverkehr

Die vorstehenden Musterbeispiele sind nicht abschließend und je nach Bedarf abzuändern. Nützlich ist auch die Anfertigung eines Deckblattes für jede Personalakte, das die jeweils aktuellen Stammdaten des Mitarbeiters enthält.

Nicht empfehlenswert ist eine fortlaufende Nummerierung der Personalakte oder auch nur der einzelnen Untergliederungen. Zwar erleichtert dies die Bearbeitung, erschwert jedoch eine Bereinigung erheblich.