Personalakten / 5 Einsichtsrecht

Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten vollständigen Personalakten Einsicht zu nehmen. Das Einsichtsrecht folgt im laufenden Arbeitsverhältnis aus § 83 Abs. 1 Satz 1 BetrVG für alle betriebsangehörigen Beschäftigten, die dem Anwendungsbereich des Betriebsverfassungsgesetzes unterfallen. Die Norm ist als individualrechtlicher Anspruch konzipiert, auf das Bestehen eines Betriebsrats beim Arbeitgeber sowie die Betriebsgröße kommt es damit nicht an. Für leitende Angestellte gem. § 5 Abs. 3 und 4 BetrVG gilt der inhaltsgleiche § 26 Abs. 2 SprAuG, für (Bundes-)Beamte die Regelung in § 110 BBG bzw. in den entsprechenden Landesbeamtengesetzen. Leiharbeitnehmer haben dagegen keinen Anspruch auf Einsicht in die über sie beim Entleiherbetrieb ggf. geführten Personalakten (Umkehrschluss aus § 14 Abs. 2 Satz 3 AÜG). Datenschutzrechtlich begründete Auskunftsrechte ergeben sich zudem aus den Art. 12 f. DSGVO. Dazu gehört auch das Recht auf eine Datenkopie gem. Art. 15 Abs. 3 DSGVO (dazu unten Abschn. 7).

Personen, auf die das BetrVG gar nicht anwendbar ist, können sich hingegen nicht auf § 83 BetrVG berufen. Für die Praxis ergibt sich hieraus jedoch kein Unterschied, da für leitende Angestellte § 26 Abs. 2 SprAuG eine entsprechende Regelung enthält und sich diese Ansprüche ansonsten aus der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers ergeben.

Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses leitet sich das Einsichtsrecht aus einer nachwirkenden Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gem. § 241 Abs. 2 BGB sowie dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht (Art. 1, 2 Abs. 1 GG) ab, welches grundsätzlich jedem Grundrechtsinhaber gewährleistet, selbst über die Preisgabe und Verwendung seiner persönlichen Daten zu bestimmen.^[1] Inhaltlich ist es abgeleitet aus dem Transparenzinteresse des Arbeitnehmers, insbesondere zur Vorbereitung eines personalaktenrechtlichen Beseitigungs- oder Korrekturanspruchs.^[2]

Umstritten und vom BAG bislang nur teilweise beantwortet ist die Frage, inwieweit der Arbeitnehmer Dritte zur Einsichtnahme heranziehen darf. Allgemein ist dabei das Hausrecht des Arbeitgebers gegenüber dem Transparenzinteresse und der Herstellung von "Waffengleichheit" aufseiten des Arbeitnehmers abzuwägen.^[3] Danach soll kein Anspruch des Arbeitnehmers bestehen, die Einsicht allein durch einen Bevollmächtigten ausüben zu lassen.^[4] Jedenfalls in den Fällen, in denen der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer erlaubt, Kopien der in der Personalakte befindlichen Schriftstücke zu fertigen, folgt weder aus § 83 BetrVG noch aus der allgemeinen Fürsorgepflicht des Arbeitgebers ein Anspruch des Arbeitnehmers darauf, sich von seinem anwaltlichen Vertreter (oder einem sonstigen Dritten) bei der Einsichtnahme begleiten oder vertreten zu lassen. Im öffentlichen Dienst kann die Einsichtnahme durch einen Vertreter unter Vorlage einer schriftlichen Vollmacht vorgenommen werden.^[5]

Der Arbeitnehmer hat bei anwaltlicher Vertretung einen Anspruch darauf, die Akteneinsicht zusammen mit seinem Prozessbevollmächtigten vorzunehmen, ohne dass ein vom Arbeitgeber beauftragter Mitarbeiter oder eine sonstige vom Arbeitgeber beauftragte Person dabei anwesend ist.^[6]

Der Arbeitgeber darf dem Arbeitnehmer für die Einsicht keine Kosten auferlegen; eigene Kosten (z. B. für einen begleitenden Rechtsanwalt) hat der Arbeitnehmer selbst zu tragen. Das Einsichtsrecht gem. § 83 BetrVG gilt ohne Rücksicht auf die Betriebsgröße (also auch in Kleinbetrieben unter 5 Arbeitnehmern) und ohne Rücksicht auf das Bestehen eines Betriebsrats.^[7] Im öffentlichen Dienst bestehen tarifvertragliche Regelungen in § 3 Abs. 5 TVöD. Aus § 83 BetrVG leitet sich kein eigenständiger Anspruch des Betriebsrats auf Einsicht ab.^[8]

Das Einsichtsrecht besteht nur innerhalb der betriebsüblichen Arbeitszeit, kann in deren Rahmen aber jederzeit ausgeübt werden und bedarf keines besonderen Grundes oder eines berechtigten Interesses.^[9] Soweit der Arbeitnehmer sein Einsichtsrecht während seiner individuellen Arbeitszeit ausübt, behält er für diese Zeit seinen Entgeltanspruch. Das Einsichtsrecht besteht auch uneingeschränkt nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses – der Anspruch ergibt sich aus § 241 Abs. 2 BGB als nachwirkende Fürsorgepflicht des Arbeitgebers sowie dem nach den Art. 1, 2 Abs. 1 GG geschützten allgemeinen Persönlichkeitsrecht (Recht auf informationelle Selbstbestimmung).^[10]

Das Einsichtsrecht bezieht sich auf sämtliche Personalakten im materiellen Sinn (zum Begriff oben), also auch auf Nebenakten sowie auf den gesamten Akteninhalt, aber auch nicht formal der Personalakte zugeordnete Unterlagen. Verschlüsselte Angaben (z. B. auch in Datenbanken) sind dem Arbeitnehmer zu erläutern, Mikrofilme lesbar zu machen. Personalakten oder Teile davon, die sich in der Hand von Dritten befinden, muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zugänglich machen; ein eigenständiger Anspruch des Arbeitnehmers gegenüber dem Dritten besteht nicht. Der Arbeitnehmer hat das Recht, die Personalakten zu lesen, sich auch Notizen und Auf...