Organisation der Lohn- und ... / 1.1 Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Beurteilung des Arbeitslohns

Für die Berechnung der Beitrags- und Steuerabzüge vom Bruttoentgelt muss zuerst die grundsätzliche Abgabenpflicht beurteilt werden. Da der sozialversicherungsrechtliche Begriff des Entgelts nicht immer mit dem im Steuerrecht verwendeten Begriff des Arbeitslohns übereinstimmt, sind hier zahlreiche Besonderheiten zu beachten.

Pauschal versteuerte Bezüge werden unter bestimmten Voraussetzungen aus dem sozialversicherungsrechtlichen Arbeitsentgelt herausgerechnet. Dazu zählen beispielsweise pauschal versteuerte Bezüge i. S. d. § 40 Abs. 2 EStG[1], ebenso pauschal versteuerte Sachprämien aus Kundenbindungsprogrammen[2] und Sachgeschenke an Dritte, die also keine eigenen Mitarbeiter und auch nicht Arbeitnehmer von verbundenen Unternehmen sind.[3]

 
Achtung

Unterschiede auch innerhalb der Sozialversicherung

Steuerfreie Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge zählen zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, soweit sie von Entgelten berechnet werden, die mehr als 25 EUR pro Stunde betragen. Zur Unfallversicherung sind solche Zuschläge jedoch stets in voller Höhe beitragspflichtig.[4] Auch dies muss in den Entgeltunterlagen dokumentiert werden.

Führung der Entgeltunterlagen

Zu den Lohn- und Gehaltskonten sind alle Unterlagen zu nehmen, die für die Durchführung der Arbeitgeberpflichten erforderlich sind. Dazu gehören z. B. die Niederschrift über das Arbeitsverhältnis[5], Belege über ggf. parallel bestehende, weitere Beschäftigungsverhältnisse[6] und Unterlagen zur gewählten Krankenkasse.[7] Dazu gehören weiterhin z. B. Geburtsurkunden, wenn ein Arbeitnehmer vom Beitragszuschlag für Kinderlose in der Pflegeversicherung befreit ist. Besondere Bedeutung kommt auch der Dokumentation von Lohnpfändungen[8] zu, denn die Pfändung wird mit der Zustellung des Pfändungsbeschlusses an den Arbeitgeber als Drittschuldner wirksam. Daher sollte Tag und Uhrzeit zusätzlich durch einen entsprechenden Vermerk auf dem Pfändungsbeschluss festgehalten werden.

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