Organisation, Auswertung un... / 2.5 Organisation von Verteilung und Rücklauf

Ist der Fragebogen freigegeben und sind die Beschäftigten informiert, erfolgt die Verteilung. Dafür sollte die notwendige Anzahl an Fragebögen gedruckt bzw. der entsprechende Onlinezugang hergestellt werden. Wird das Projekt durch einen externen Dienstleister (Krankenkasse oder Berater) unterstützt, kann dieser Schritt auch übertragen werden. Stehen die Mitarbeiter einer Befragung eher skeptisch gegenüber, kann die Unterstützung durch einen externen Ansprechpartner dazu beitragen, dass das Vertrauen gestärkt wird.

  • Papierform: Der Versand des Fragebogens erfolgt per Post (inkl. Rücksendeumschlag). Alternativ besteht die Option, eine verschließbare Box bzw. Urne für alle Teilnehmer zugänglich beim Betriebsrat oder einer anderen vertrauensvollen Person aufzustellen. Die Box wird nach Ablauf des Befragungszeitraumes durch die Unternehmensleitung bzw. einen Vertreter, den Betriebs-/Personalrat (wenn vorhanden) und ggf. Mitarbeitervertreter geöffnet. Dieser Personenkreis ermittelt im selben Zug die Anzahl der eingegangenen Fragebögen. So wird einer späteren Manipulation vorgebeugt. Dies stellt eine weitere vertrauensbildende Maßnahme dar.
  • Online: Voraussetzung für die Onlineversion ist ein barrierefreier Zugang zum Internet mit entsprechendem Link. Duplikate können ausgeschlossen werden, indem pro Person ein Code (bzw. TAN-Zugang) generiert wird, den der Teilnehmer vor Beantwortung der ersten Frage eingeben muss. Durch dieses Verfahren wird gewährleistet, dass nur berechtigte Personen gültige Daten beitragen können. Weiterhin muss im Vorfeld geklärt werden, inwiefern diese Variante eine Zwischenspeicherung zulässt oder der Fragebogen am Stück, d. h. ohne Unterbrechung, ausgefüllt werden muss.

In beiden Fällen ist dem Fragebogen ein Anschreiben beizufügen, das noch einmal die wichtigsten organisatorischen Hinweise enthält und zur Teilnahme auffordert. Ein Befragungszeitraum von 14 Tagen reicht i. d. R. aus, um alle Mitarbeiter zu erreichen, auch denjenigen, die krankheits- oder urlaubsbedingt fehlen. Langzeiterkrankte und Mitarbeiterinnen in Mutterschutz können über den Postweg und den anonymisierten Rücksendeumschlag bzw. der postalischen Zusendung des Onlinezugangs beteiligt werden.

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