Onboarding, Aufgaben für Führungskräfte

Kurzbeschreibung

Die Checkliste zeigt, welche Aufgaben auf Führungskräfte bei der fachlichen Einarbeitung und dem Onboarding neuer Mitarbeiter zukommen, um sie schnell in ihr neues Umfeld zu integrieren.

Integration ist Chefsache

Führungskräfte stellen die Weichen, um erfolgreich und langfristig mit neuen Mitarbeitern zusammenzuarbeiten. Mit einem kurzen Einführungsgespräch und der obligatorischen Vorstellungsrunde ist es allerdings nicht getan: Professionelle Vorbereitungen vor dem eigentlichen Arbeitsantritt und die Präsenz der Führungskraft während der Einarbeitungsphase tragen entscheidend dazu bei, dass Mitarbeiter schnell im neuen Job ankommen.

Untersuchungen zeigen: Je mehr Zeit und Energie Führungskräfte für das Onboarding ("an Bord nehmen") des neuen Mitarbeiters verwenden, desto eher gewinnen sie einen leistungsstarken und motivierten Mitarbeiter. Denn der neue Mitarbeiter wird sich nur dann langfristig und motiviert an das Unternehmen binden, wenn er sich von Anfang an wohl und wertgeschätzt fühlt.

Die Checkliste zeigt, welche Aufgaben auf Führungskräfte bei der fachlichen Einarbeitung neuer Mitarbeiter zukommen, um sie schnell in ihr neues Umfeld zu integrieren.

Checkliste Onboarding: Diese Aufgaben hat der Vorgesetzte

ToDo Zu beachten

An wen ist die Delegation möglich?

Bis wann umgesetzt?
Erledigt am:
Vor Start des neuen Mitarbeiters
Teamrecruiting planen
  • Kennenlernen des Teams und der End-Kandidaten terminieren
  • Ggf. das Team in die Entscheidung mit einbeziehen
   
Arbeitsbeginn kommunizieren
  • Team über Arbeitsbeginn des neuen Kollegen informieren
  • Zentrale Unternehmensmeldung vorbereiten und publizieren
   
Paten benennen
  • Paten aus dem Team für die Einweisung in betriebliche Belange gewinnen
  • Konkrete Aufgabe mit ihm klären (z.B Einweisung in die betrieblichen Verhaltensregeln, Räumlichkeiten, Arbeitszeitregelung, Herumführen am ersten Arbeitstag etc.)
   
Arbeitsmittel/Zugänge beantragen/bereitstellen
  • Arbeitsplatz organisieren und bereitstellen
  • Notwendige Arbeitsmittel (Dienstwagen, Laptop, Handy, Telefon, Bahncard etc.) und Accounts/Zugänge beantragen und bereitstellen
   
Individuellen Einarbeitungsplan erstellen
  • Vorstellung der wichtigsten Ansprechpartner planen/terminieren
  • Festlegen, welche Unternehmensinformationen bereitgestellt werden müssen (z.B. über Struktur, Organisation, Unternehmensziele, Führungsleitlinien, betriebliche Umgangsformen, Arbeitsstil etc.)
  • Künftige Aufgaben, konkrete Projekte und Ziele festlegen, sowie erste Arbeitsaufträge definieren

    Tipp: Klären Sie auch gleich die Befugnisse des neuen Mitarbeiters und teilen Sie dies im Team mit.

  • Notwendige betriebliche Abläufe festlegen, die der Mitarbeiter kennenlernen muss
  • Kompetenzaufbau/Schulungsbedarf planen
   
Ersten Arbeitstag vorbereiten
  • Ablauf des ersten Arbeitstags planen und Termine blocken (Einführung, erstes Gespräch, Mittagessen)
  • Arbeitsaufgaben dafür festlegen
  • Paten als Kümmerer beauftragen
  • Willkommensschreiben und Ablaufplan für ersten Arbeitstag zusenden
   
Nach Start des neuen Mitarbeiters
Begrüßung, Vorstellung und Einführungsgespräch durchführen
  • Begrüßung des neuen Mitarbeiters und Vorstellungsrunde
  • Erstes Einführungsgespräch führen
   
Einarbeitungs- und Schulungsprogramme festlegen

In Absprache mit HR Einarbeitungs- und Schulungsprogramme festlegen und terminieren, z.B.:

  • Training on the Job
  • Job-Rotation/Stationen im Unternehmen kennenlernen
  • Traineeprogramme
  • Projektmitarbeit
  • Seminare und Kurse
   
Feedback- und Probezeitgespräche terminieren
  • Arbeits- und Feedbackgespräche terminieren
  • Regelmäßigen Jourfix (falls nötig) festlegen
  • 1. Probezeitgespräch (innerhalb der ersten Woche): Einarbeitungsplan und die Arbeitsaufgaben zu erläutern und für den Mitarbeiter dokumentieren.
  • 2. Probezeitgespräch (nach ca. 3 Monaten): Halbzeitbilanz ziehen, Vereinbarungen prüfen, Korrekturen einleiten, Feedback zu Arbeitsergebnissen und Zusammenarbeit geben, Probleme ansprechen
Hinweis: Gesprächsergebnisse unbedingt dokumentieren!
   
Probezeit (ca. 6 Wochen vor Ende der Probezeit) beurteilen
  • Dokumentationen der selbst durchgeführten Probezeit- und Feedback-Gespräche prüfen
  • Feedback einholen von Paten, HR und ggf. Team- oder Projektkollegen
  • Kundenrückmeldungen beachten
  • Entscheidung für Übernahme bzw. Kündigung fällen
   
Übernahme- bzw. Kündigungsgespräch führen
  • Abschlussgespräch (3. Probezeitgespräch vor Ablauf der Probezeit) terminieren und durchführen
  • Entscheidung für/gegen Übernahme mitteilen
  • ggf. Kündigung aussprechen oder Versetzung beantragen (Rücksprache mit HR erforderlich)
   

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