Bei der Lohnsteuerberechnung darf der Arbeitgeber nur die vom Bundeszentralamt für Steuern (BZfSt) mitgeteilten ELStAM-Daten anwenden. Im elektronischen Lohnsteuerverfahren meldet der Arbeitgeber seinen neuen Mitarbeiter mit den erforderlichen Angaben bei der ELStAM-Datenbank an, die ihm die Steuerabzugsmerkmale des Mitarbeiters zum elektronischen Abruf zur Verfügung stellt.
Die früheren Regelungen hinsichtlich der materiellen Voraussetzungen für die Berücksichtigung von Freibeträgen beim Lohnsteuerabzug sind unverändert. Der Wegfall der Papierlohnsteuerkarte hat jedoch zwangsläufig Änderungen im formellen Antragsverfahren bewirkt.
ELStAM-Verfahren für beschränkt Steuerpflichtige
Seit 2020 ist der elektronische Abruf der ELStAM-Daten für beschränkt Steuerpflichtige möglich.[1] Die hierfür erforderliche Vergabe der persönlichen Identifikationsnummer (IdNr) erfolgt auf Antrag durch das Betriebsstättenfinanzamt.[2] Der Abruf der ELStAM ist bis auf Weiteres aber nur für solche Arbeitnehmer ohne Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland möglich, bei denen keine Lohnsteuerfreibeträge zu berücksichtigen sind. Ebenfalls aus technischen Gründen vom ELStAM-Verfahren ausgeschlossen bleiben ausländische Arbeitnehmer, die als sog. Grenzpendler auf Antrag unbeschränkt steuerpflichtig sind.[3]
1.1 Gültigkeitsdauer der ELStAM
Die ELStAM der Steuerklassen und Kinderfreibeträge gelten so lange, bis sich die tatsächlichen Verhältnisse ändern. Nur für das Faktorverfahren bzw. für die Lohnsteuerfreibeträge gilt das Kalenderjahrprinzip, d. h. die auf den Veranlagungszeitraum bezogene Gültigkeit liegt bei einem Zeitraum von 2 Jahren.
1.2 Änderungen der ELStAM
Änderungsanträge durch den Arbeitnehmer sind nur erforderlich, soweit diese nicht auf die Änderung von Personenstandsdaten zurückzuführen sind. Die Steuerklasse und Zahl der Kinderfreibeträge werden vom Bundeszentralamt für Steuern automatisch geändert, wenn diese durch Mitteilungen wie Heirat oder Geburt durch die Meldebehörde ausgelöst werden.
Eine Antragstellung ist nur noch erforderlich, wenn die Änderung nicht auf melderechtliche Daten zurückzuführen ist, die im ELStAM-Verfahren zu einer automatischen Korrektur der Steuerklasse bzw. Kinderfreibetragszahl führen. Für das Lohnsteuerverfahren 2024 bedeutet dies, dass zum 1.1.20243 diejenigen ELStAM-Daten weitergelten, die antragsunabhängig Dauergültigkeit haben. Für die antragsgebundenen Lohnsteuerabzugsmerkmale "Faktorverfahren" und "Lohnsteuerfreibetrag" gilt dasselbe, wenn diese wegen ihrer 2-jährigen Gültigkeitsdauer für 2024 weiterhin wirksam sind. Alle anderen antragsgebundenen Lohnsteuerabzugsmerkmale werden dagegen nur dann weiter berücksichtigt, wenn der Arbeitnehmer für das Kalenderjahr 20243 einen entsprechenden (neuen) Lohnsteuer-Ermäßigungsantrag stellt. Für die Kinderfreibetragszähler bzw. Steuerklasse II bei volljährigen Kindern sowie für die Lohnsteuerfreibeträge gilt dies immer dann, wenn diese nicht in der ELStAM-Datenbank mit Gültigkeitsdauer für 2024 bescheinigt sind.
Freibeträge können für 2 Jahre beantragt werden
Arbeitnehmer haben die Möglichkeit, eine 2-jährige Gültigkeitsdauer für die Bescheinigung der Lohnsteuerfreibeträge geltend zu machen. Eine Ausnahme gilt für Behinderten- und Hinterbliebenen-Pauschbeträge, für die in der ELStAM-Datenbank eine mehrjährige Gültigkeitsdauer bescheinigt werden kann. Arbeitnehmer haben die Wahl, Freibeträge mit 1- oder 2-jähriger Gültigkeitsdauer zu beantragen. In den amtlichen Hauptvordruck des Antrags auf Lohnsteuer-Ermäßigung wurde hierzu ein Ankreuzfeld aufgenommen. Eine erneute Antragstellung ist für den Lohnsteuerabzug 2024 nicht erforderlich, wenn Freibeträge für das Lohnsteuerverfahren 2023 in der ELStAM-Datenbank bis zum 31.12.2024 bescheinigt worden sind. Freibeträge sind im Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren 2024 nur dann zu beantragen, wenn sie erstmals bei der Lohnabrechnung ab 1.1.2024 zum Abzug kommen sollen oder wenn sie nur bis zum 31.12.2023 gültig sind.
1.3 Steuerklassenwahl: Faktor gilt für 2 Jahre
Die Gültigkeitsdauer des vom Wohnsitzfinanzamt berechneten Faktors für einen Zeitraum von 2 Kalenderjahren gilt auch für die Steuerklassenkombination IV/IV "Faktorverfahren" bei Arbeitnehmer-Ehegatten.[1] Der Faktor gilt bis zum Ablauf des Kalenderjahres, das auf das Antragsjahr folgt. Eine Antragstellung für das Lohnsteuerabzugsverfahren 2024 ist nur erforderlich, wenn der Faktor in der ELStAM-Datenbank nicht mit Gültigkeit bis zum 31.12.2024 bescheinigt ist oder eine erneute Antragstellung erforderlich wird, weil sich die für die Ermittlung des Faktors maßgebenden Jahresarbeitslöhne gegenüber dem Vorjahr 2023 geändert haben. Im Unterschied zu den Lohnsteuerfreibeträgen ist die 2-jährige Gültigkeit des Faktorverfahrens vom Gesetzgeber verbindlich vorgeschrieben. Der Arbeitnehmer hat kein Wahlrecht, die Geltungsdauer auf ein Jahr zu begrenzen. Der Antrag ...
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