Um die Freiwilligkeit gewährleisten und die Transkription auf die Einwilligung stützen zu können, müssen Unternehmen im Vorfeld bestimmte Maßnahmen treffen. Eine Einwilligung kann demnach insbesondere in den folgenden Fällen freiwillig sein[1]:
- wenn der Beschäftigte einen rechtlichen oder wirtschaftlichen Vorteil durch die Transkription hat.
Ein rechtlicher Vorteil kann in der leichteren Nachvollziehbarkeit, Überprüfbarkeit und Beweisbarkeit von Gesprächsinhalten liegen, um spätere rechtliche Streitigkeiten darüber zu vermeiden, vgl. hierzu auch Abschn. 1.2.
- wenn Unternehmen und Beschäftigter mit der Transkription gleichgelagerte Interessen verfolgen.
Gleichgelagerte Interessen können vorliegen, wenn die Transkription aus Sicht von Unternehmen und Beschäftigtem den gleichen Zwecken dient, also z. B. – ähnlich Buchstabe a) – der Nachvollziehbarkeit, Entlastung bei der manuellen Protokollführung, Überprüfbarkeit und Beweisbarkeit von Gesprächsinhalten. Es kommen aber auch Analyseziele, wie Karriereentwicklung (Skillmatching), Ermittlung von Schulungsbedarf und Gesundheitsmanagement infrage. Keine gleichgelagerten Interessen werden im Regelfall bei reiner Leistungsanalyse vorliegen.
- wenn der Beschäftigte im Fall der Verweigerung der Einwilligung keinerlei Nachteile hat.
Diese Vorgabe betrifft vor allem die schriftliche Dokumentation. Das Unternehmen sollte einen entsprechenden Hinweis im Einwilligungstext platzieren. Zudem dürfen auch im nachgelagerten Unternehmensalltag keine Nachteile des ablehnenden Beschäftigten sichtbar werden, z. B. durch sachwidrigen Ausschluss von künftigen, zu transkribierenden Teammeetings.[2]
- und wenn der Beschäftigte keinem Risiko einer Täuschung oder Einschüchterung und keinem Zwang oder Druck ausgesetzt ist.
Diese Vorgabe betrifft vor allem die eigentliche Gesprächssituation. Das Unternehmen sollte die gesprächsführenden Personen (Führungskraft, Personalreferent etc.) in der Weise schulen, dass sie gegenüber dem Beschäftigten keinerlei Täuschung, Einschüchterung, Zwang oder Druck ausüben. Beispielsweise darf nicht der irreführende Eindruck erweckt werden, dass ein Vertragsabschluss (z. B. mit einem Bewerber) von der Erteilung der Einwilligung abhängt oder bei Verweigerung der Einwilligung erschwert wird.
Darüber hinaus sind für die Beurteilung der Freiwilligkeit stets die Gesamtumstände zu berücksichtigen, insbesondere der Umfang und der Inhalt des Gesprächs. Aufgezeichnet und transkribiert werden sollten daher nur unmittelbar beschäftigungsrelevante Gesprächsteile, keine informellen Vor- und Nachgespräche.
Freiwilligkeit
Die Frage der Freiwilligkeit ist eng mit dem Inhalt und den Zwecken der Transkription verknüpft. Als eine Faustregel gilt: Je vorteilhafter die Transkription für den Beschäftigten selbst ist, desto eher erfolgt die Einwilligung freiwillig und ist wirksam.
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