Hybride Arbeitsortmodelle und psychologische Sicherheit / 6 Persönlichkeit und Kommunikation in hybriden Arbeitsmodellen

Arbeit ist nichts Abstraktes. Im Gegenteil, der Erfolg ist hochgradig abhängig von dem, wie Menschen sind und wie sie handeln, insbesondere kommunizieren.

Bei einer sehr groben Einteilung kann man 2 Arten von Menschen unterscheiden: solche, die von remoter Arbeit profitieren und solche, die und deren Produktivität darunter leiden. Zur ersten Gruppe gehören Personen, die eine Aufgabe bearbeiten, die ein hohes Maß an Konzentration und nur ein geringes an Kommunikation erfordert, und die in der Lage sind, sich selbst sehr gut zu motivieren und zu organisieren. Klare Verlierer sind diejenigen, die für ihre Aufgabe ein hohes Maß an Kommunikation benötigen. Dazu gehören nicht nur Führungskräfte, sondern auch Menschen, die oftmals als Brückenbauer zwischen Abteilungen wirken. Außerdem haben es Personen schwer, die ohne ein festes Büroumfeld zu leicht abgelenkt werden und denen die feste Einbindung in ein physisch anwesendes Team hilft, sich zu motivieren und zu konzentrieren.

Einen beträchtlichen Teil des Gelingens oder Scheiterns von hybriden Modellen macht die Kommunikation über digitale Medien aus. Es gibt einige Grundsätze und Regeln für die Teilnahme an virtuellen Meetings, die helfen, die Kommunikation effektiv und effizient zu halten.

• Beherrschbare Technik: Immer noch werden jeden Monat Stunden damit vergeudet, dass Video-Conferencing-Technik nicht oder nur mit deutlicher Zeitverzögerung funktioniert. Investitionen in intuitive Technik und Services lohnt.
• Eine gute und verlässliche Video- und Tonqualität: Gleiches gilt für die genutzte Software und Bandbreite der Verbindungen. Unternehmen sollten bewusst in Videokommunikationstools investieren, die hochwertige Videokonferenzen, Bildschirmfreigabe und Messaging unterstützen. Viele bieten das bereits und wenn Mitarbeiter in ihrem Privatleben erstklassige Qualität erleben, im Unternehmenskontext jedoch mit schlechter Bild- und Tonqualität, mangelnder Bedienbarkeit und Ausfällen kämpfen, sorgt das nicht gerade für Akzeptanz.
• Erwartungen festlegen: Mitarbeiter sollten wissen, wann und wie Videokommunikation genutzt werden soll und wann bewusst nicht. Dazu gehören Richtlinien darüber, wann Video anstelle von E-Mail oder Telefonanrufen eingesetzt werden sollte, und wie sichergestellt werden kann, dass sich jeder in virtuellen Besprechungen einbezogen und gehört fühlt.
• Schulungen: Unternehmen sollten Schulungen zur effektiven Nutzung von Videokommunikationstools anbieten. Diese Schulungen sollten bewährte Verfahren für Videokonferenzen abdecken, z. B. wie man sich auf eine Besprechung vorbereitet, wie man sich professionell vor der Kamera präsentiert und wie man technische Probleme behebt.
• Videocalls begrenzen: Begrenzen macht Videokonferenzen effektiver und erträglicher. Begrenzungen sollten sowohl für die Zahl und Dauer der Konferenzen gezogen werden als auch für die Zahl der Teilnehmer und die Themenliste.
• Agenda und Erwartungen an das Meeting vorab kommunizieren: Wer zu einem Video-Call einlädt, sollte vorab klar kommunizieren, worum es geht und was das Ergebnis des Calls sein soll.

• Verhaltensregeln definieren: Auch wer effektiv in persönlichen Treffen kommunizieren kann, wird in Video-Konferenzen vor neue Herausforderungen gestellt. Es gibt ein paar Grundregeln förderlichen Verhaltens, die auch Teil der Schulungen werden sollten:

  • Pünktlichkeit: Die Teilnehmer sollten pünktlich oder sogar ein paar Minuten früher zur Besprechung erscheinen, um sicherzustellen, dass sie Zeit haben, ihre Geräte und ihre Verbindung zu überprüfen. So lassen sich Verzögerungen oder Störungen vermeiden.
  • Ablenkungen minimieren: Multitasking ist in Videokonferenzen tabu. Konzentration auf den Call zeugt von Respekt gegenüber den anderen Teilnehmern und trägt dazu bei, eine produktive und konzentrierte Atmosphäre zu schaffen.
  • Kamera an: Wenn möglich, sollten die Teilnehmer ihre Videokamera während des Meetings einschalten. Dies fördert eine persönlichere und engagiertere Kommunikation und trägt dazu bei, das Gefühl der Verbundenheit unter den Teammitgliedern aufrechtzuerhalten.
  • Virtuelles Handheben nutzen: Da es nur sehr eingeschränkt möglich ist, sich nonverbal abzustimmen, wer wann spricht, haben alle professionellen Conferencing-Tools eine Funktion, mit der man einen Wortbeitrag anmelden kann, der dann vom Moderator der Reihe nach aufgerufen wird.
  • Klare und prägnante Sprache: Die Teilnehmer sollten sich klar und deutlich ausdrücken und Dazwischenreden vermeiden. Das trägt dazu bei, dass jeder die Chance hat, sich zu beteiligen, und dass das Gespräch auf dem richtigen Weg bleibt.
  • Visualisieren und mobilisieren: Zusätzlich zur reinen Übertragung von Bildern und Stimme der Teilnehmer fördern Tools, die Sachverhalte grafisch darstellen oder Teilnehmermeinungen einfangen, die Qualität des Meetings.
  • Aktiv zuhören: Diese Gesprächstechnik, die sich gut in Schulungen vermitteln lässt, sorgt dafür, dass Beiträge sofortiges Feedback erhalten und alle auf dem gleichen Stand des Verständnisses gehalten werde...