Führung des Lohn- und Gehal... / 1.3 Aufbewahrungspflichten des Arbeitgebers

Folgende Unterlagen sind aufzubewahren und zu den Entgeltunterlagen zu nehmen:

  • bei Ausländern aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums Unterlagen, aus denen sich die Staatsangehörigkeit und der Aufenthaltstitel ergeben,
  • die für die Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von der Versicherungspflicht in einem Versicherungszweig maßgebenden Angaben,
  • bei Entsendung eines Arbeitnehmers ins Ausland die Eigenart und zeitliche Begrenzung der Beschäftigung,
  • die für den Arbeitgeber bestimmte Bescheinigung der Krankenkasse über die Mitgliedschaft des Beschäftigten bei einer Krankenkasse,
  • die Daten der erstatteten Meldungen nach der DEÜV,
  • die Daten der von den Krankenkassen übermittelten Meldungen, die Auswirkungen auf die Beitragsberechnung des Arbeitgebers haben,
  • die Erklärung des geringfügig entlohnten Beschäftigten gegenüber dem Arbeitgeber, wenn auf die Rentenversicherungsfreiheit verzichtet wurde,
  • den Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht in der geringfügig entlohnten Beschäftigung, auf dem der Tag des Eingangs des Antrags beim Arbeitgeber dokumentiert ist,
  • die Erklärung des kurzfristig geringfügig Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr oder die Erklärung des geringfügig entlohnten Beschäftigten über weitere Beschäftigungen sowie in beiden Fällen die Bestätigung, dass die Aufnahme weiterer Beschäftigungen dem Arbeitgeber anzuzeigen sind,
  • die unterschriebene Niederschrift nach § 2 NachwG mit den wesentlichen Arbeitsbedingungen,
  • eine Kopie des Statusfeststellungsantrags nach § 7a SGB IV mit den von der Deutschen Rentenversicherung Bund für ihre Entscheidung benötigten Unterlagen sowie deren Bescheid, ob ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis vorliegt,
  • den Bescheid der zuständigen Einzugsstelle über die Feststellung der Versicherungspflicht nach § 28h Abs. 2 SGB IV,
  • die Entscheidung der Finanzbehörden, dass die vom Arbeitgeber getragenen und übernommenen Studiengebühren für ein Studium des Beschäftigten steuerrechtlich kein Arbeitslohn sind,
  • den Nachweis der Elterneigenschaft nach § 55 Abs. 3 SGB XI,
  • die Erklärung über den Auszahlungsverzicht von zustehenden Entgeltansprüchen,
  • die Aufzeichnungen nach § 19 Abs. 1 AEntG und § 17 Abs. 1 MiLoG.
  • die Bescheinigung nach § 44a Abs. 5 SGB XI, wenn die Beschäftigung wegen des Bezugs von Pflegeunterstützungsgeld unterbrochen wird,
  • die Erklärung des Beschäftigten zur Inanspruchnahme einer Pflegezeit im Sinne des § 3 Pflegezeitgesetzes,
  • Veranlagungs-, Änderungs- oder Nachtragsbescheide der Träger der gesetzlichen Unfallversicherung,
  • die Daten der übermittelten Bescheinigungen nach § 106 SGB IV,
  • die schriftliche Erklärung des Verzichts auf die Versicherungsfreiheit nach § 5 Abs. 4 Satz 2 oder § 230 Abs. 9 Satz 2 SGB VI auf der der Tag des Eingangs beim Arbeitgeber dokumentiert ist.
 

Praxis-Tipp

Erklärungen zum Übergangsbereich (bis 30.6.2019 = Gleitzone)

Bis zum 30.6.2019 konnten Beschäftigte gegenüber ihrem Arbeitgeber den Verzicht auf die Anwendung der Berechnung in der Gleitzone in der Rentenversicherung schriftlich erklären. Diese Erklärungen sind in den Entgeltunterlagen aufzubewahren.

Seit dem 1.7.2019 ist dieser Verzicht nicht mehr möglich. Zu Dokumentationszwecken ist es jedoch sinnvoll, die vorhandenen Erklärungen bis zum Ablauf der nächsten Betriebsprüfung aufzubewahren.

Weitere Inhalte der Entgeltunterlagen

Zu den Entgeltunterlagen gehören auch Firmenstammdaten, Personalstammdaten, Brutto-/Nettoabrechnungen einschließlich der Nebenbelege (z. B. Provisions- und Prämienabrechnungen, Stempelkarten, Stundenzettel, Fehlzeitenbelege, Zeiterfassungsprotokolle), die Daten der erstatteten Meldungen nach der DEÜV sowie die Daten nach § 25 DEÜV über alle im Vorjahr durch Datenübertragung erstatteten Meldungen.

Berichtigungen des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts, seine Zusammensetzung und Zuordnung, des Beitragsgruppenschlüssels, der von den Versicherten zu tragenden Anteile der Beiträge und des gezahlten Kurzarbeiter- oder Saison-Kurzarbeitergeldes oder Stornierungen sind besonders kenntlich zu machen. Die Angaben über die Beschäftigungsart, die für die Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von der Versicherungspflicht in einem Versicherungszweig maßgebend sind, sowie die Einzugsstelle der Sozialversicherungsbeiträge (= Krankenkasse des Beschäftigten bzw. Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See für geringfügig entlohnte Beschäftigte) dürfen verschlüsselt werden. Der Arbeitgeber haftet für die korrekte Nachweisführung.

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