Carola Hausen

1 Erfassung in der Lohnbuchhaltung bei Arbeitsaufnahme

Die lohnsteuerliche Behandlung von Asylbewerbern bzw. Flüchtlingen ist unabhängig vom jeweiligen Aufenthaltsstatus und etwaigen damit verbundenen Beschäftigungsverboten. Nach der im Steuerrecht gebotenen wirtschaftlichen Betrachtungsweise gelten für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs die üblichen Arbeitgeberpflichten.[1] Wie bei anderen Arbeitnehmern auch, muss das Lohnbüro – unabhängig von arbeitsrechtlichen Besonderheiten – bei der Einstellung von Flüchtlingen und Asylsuchenden für Zwecke des Lohnsteuerverfahrens zunächst ein Lohnkonto einrichten. Die hierfür erforderlichen persönlichen Besteuerungsmerkmale des Arbeitnehmers kann der Arbeitgeber entweder im elektronischen Abrufverfahren bei der ELStAM-Datenbank abrufen (ELStAM-Datensatz) oder er muss diese einer vom jeweiligen Finanzamt ausgestellten Papier-(Lohnsteuer)bescheinigung entnehmen (ELStAM-Bescheinigung).[2]

IdNr erforderlich für ELStAM-Abruf

Grundvoraussetzung für die Teilnahme eines Arbeitnehmers am elektronischen Lohnsteuerverfahren ist die Vergabe einer persönlichen Identifikationsnummer (IdNr). Diese wird bei Geburt oder bei Zuzug in die Bundesrepublik Deutschland aufgrund der Mitteilung durch die Meldebehörde vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) gebildet. Entscheidend für die lohnsteuerliche Erfassung von Arbeit aufnehmenden Asylbewerbern oder Flüchtlingen in der Lohnbuchhaltung ist deshalb zunächst die melderechtliche Behandlung dieser Personen.

[1]

S. Anzeigepflichten des Arbeitgebers.

[2]

S. Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale.

2 Vergabe der IdNr durch Meldebehörde

Mit der Einreise und Zuweisung in eine Erstaufnahmeeinrichtung werden Flüchtlinge und Asylsuchende unbeschränkt steuerpflichtig, da sie einen Wohnsitz oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt im Inland begründen.[1] Dies gilt bereits für die Zeit der Unterbringung in Behelfsunterkünften.

Die örtlich zuständige Meldebehörde nimmt die eingereiste Person in ihr Melderegister auf. Gleichzeitig werden alle melderechtlichen Daten automatisch an die Datenbank beim BZSt überspielt und stehen ab diesem Zeitpunkt für die Bildung der ELStAM zur Verfügung. Das BZSt vergibt zunächst für jeden melderechtlich erfassten Flüchtling oder Asylbewerber eine steuerliche Identifikationsnummer (IdNr), die als eineindeutiges Ordnungsmerkmal unerlässliches Kriterium für die spätere Speicherung der elektronischen Besteuerungsmerkmale (ELStAM) eines Arbeitnehmers in der ELStAM-Datenbank ist.

 
Hinweis

Erstmalige Bildung der ELStAM erfordert Veranlassungsgrund

Die ELStAM-Daten werden aufgrund der an das BZSt übermittelten Meldedaten nicht auf Vorrat gebildet. Erst wenn die Lohnsteuerabzugsmerkmale für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs benötigt werden, erfolgt auf Grundlage der vorhandenen Personenstandsangaben deren automatisierte Bildung und Bereitstellung.[2] Ein gesonderter Antrag ist nicht erforderlich. Die Veranlassung ergibt sich im Normalfall durch die Anfrage des Arbeitgebers beim BZSt zur elektronischen Übermittlung der ELStAM, wenn der Arbeitnehmer bei ihm eine Beschäftigung aufnimmt.

Erneute Mitteilung auf Antrag bei Datenverlust

Die Vergabe der IdNr wird vom BZSt dem Flüchtling bzw. Asylbewerber an die angegebene Adresse, ggf. in der jeweiligen Erstaufnahmeeinrichtung, schriftlich bekannt gegeben. In den Wirren des praktischen Alltags von Not- und Behelfsunterkünften geht das Mitteilungsschreiben und damit die zugeteilte IdNr mitunter verloren. Hat ein Steuerpflichtiger seine IdNr verloren oder vergessen, kann er beim BZSt die Übersendung eines Schreibens mit seiner IdNr erneut veranlassen (Anschrift: BZSt, Steuerliches Info-Center, An der Küppe 1 in 53225 Bonn oder online: https://www.bzst.de/SiteGlobals/Kontaktformulare/DE/Steuerliche_IDNr/Mitteilung_IdNr/mitteilung_IdNr_node.html). Der Arbeitgeber ist hierzu im eigenen Namen nicht berechtigt, kann aber dem Asylbewerber oder Flüchtling selbstverständlich Hilfestellung leisten. Eine telefonische Mitteilung der IdNr ist nicht möglich.

[1] § 1 Abs. 1 EStG.
[2] § 39 Abs. 1 EStG.

3 Anmeldung und Abruf der ELStAM-Daten für den Lohnsteuerabzug

Wie jeden neuen Arbeitnehmer muss der Arbeitgeber den von ihm eingestellten Flüchtling oder Asylbewerber bei Beginn der Beschäftigung an der ELStAM-Datenbank anmelden.[1] Damit die ELStAM für einen Arbeitnehmer abgerufen werden können, muss er vom Lohnbüro mit folgenden Daten angemeldet werden[2]:

  • IdNr und Geburtsdatum,
  • Beginn der Beschäftigung,
  • erstes oder weiteres Dienstverhältnis (Merker "Hauptarbeitgeber"),
  • Lohnsteuer-Freibetrag beim Nebenarbeitgeber[3]
  • Zeitpunkt des Datenabrufs (Referenzdatum).

Datenübernahme mittels Lohnbuchhaltungssoftware

Der Arbeitgeber erhält aufgrund der Anmeldung den ELStAM-Datensatz des Asylbewerbers bzw. Flüchtlings elektronisch übermittelt, der sich aus der maßgebenden Steuerklasse, der Zahl der Kinderfreibeträge in den Steuerklassen I bis IV und ggf. dem Kirchensteuermerkmal des Arbeitnehmers und ggf. dessen Ehegatten zusammensetzt.[4] Der dem Arbeitgeber zur Verfügung gestellte ELStAM-Datensatz wird anschließend mittels der Lohnbuchhaltungssoftware in das jeweilige Lohnkonto des Arbei...

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