Exzellentes Onboarding: So gehen Sie vor / 1.3 Fachliche Einarbeitung & soziale Integration

1.3.1 Fachliche Einarbeitung

Einarbeitungsplan & erste Arbeitsaufgaben

Aus dem Anforderungsprofil entwickelt sich in der Regel die konkrete Stellenausschreibung und dient dazu, um den geeignetsten Kandidaten auszuwählen. Damit ist dem neuen Mitarbeiter klar, welche Kompetenzen er für die neue Stelle braucht und welche Aufgaben ihn erwarten.

Auf Basis dieser geforderten Kompetenzen gleicht der Vorgesetzte die vorhandenen Fähigkeiten des neuen Mitarbeiters ab. Dadurch wird schon im Vorfeld deutlich, wo der neue Kollege noch Schulungsbedarf hat. Anhand der zukünftigen Aufgaben erstellt der Vorgesetzte vor dem Arbeitsantritt des Neueinsteigers zusammen mit dem Team einen fachlichen Einarbeitungsplan und definiert die Lernziele für die ersten Wochen.

Wichtig

Der Einarbeitungsplan ist das Herzstück der fachlichen Einarbeitung! Die hier festgelegten Meilensteine müssen konsequent umgesetzt und regelmäßig überprüft werden. Anhand der Aufgaben und definierten Arbeitsziele sollten Vorgesetzte und Mitarbeiter gemeinsam überlegen, welche Schulungsmaßnahmen noch nötig sind, um diese Ziele erreichen zu können.

Ein Einarbeitungsplan enthält idealerweise folgende Punkte:

• Administrative Vorbereitung für den Start des Neuen: Gibt es noch offene Punkte?
• Persönliche Vorstellung: Planen Sie hier die persönliche Vorstellungsrunde und legen Sie fest, wann der neue Kollege die wichtigsten Ansprechpartner und Kollegen aus anderen Fachbereichen kennenlernen soll.
• Planung der betrieblichen Einarbeitungsmaßnahmen wie z. B. Einführungskurse, Softwareschulungen und Vorstellung des Produktportfolios, Sicherheitseinweisungen etc. Legen Sie hier fest, welche Kollegen diese Maßnahmen zu welchem Zeitpunkt durchführen.
• Definieren Sie konkrete Aufgaben, Projekte und Arbeitsziele für die ersten 6 Monate. Legen Sie auch fest, wann und wie Sie diese regelmäßig überprüfen.
• Planen und terminieren Sie regelmäßige Mitarbeitergespräche.
• Legen Sie konkrete Lerneinheiten für den Kompetenzaufbau fest, z. B. durch Seminare, Schulungen und sonstige Weiterbildungsmaßnahmen.
• Definieren Sie einen Review-Termin, an dem Sie die Zielerreichung überprüfen.

Erreicht der Neuling einzelne Lernziele oder -etappen nicht, muss die Führungskraft nach den Ursachen forschen und konstruktive Lösungen entwickeln, um Defizite möglichst schnell auszugleichen. Denn am Ende der Probezeit muss der Chef entscheiden, ob er den neuen Mitarbeiter übernimmt oder nicht. Wenn der Einarbeitungsplan konsequent umgesetzt und die Meilensteine überprüft wurden, unterstützt der Plan bei dieser Entscheidung.

Hinweis

Wie lange die Einarbeitungsphase insgesamt dauert, unterscheidet sich stark je nach Tätigkeit und Unternehmen. Während bei manchen Jobs schon wenige Wochen ausreichen, erfordern andere Tätigkeiten längere Einarbeitungszeiten, um selbständig arbeiten zu können.

Gibt es ähnlich gelagerte Stellenprofile, eignen sich standardisierte Einarbeitungspläne. Für Spezialisten oder Führungskräfte sollten hingegen immer individuelle Pläne entwickelt werden. Es ist sinnvoll, wenn nicht nur die Führungskraft den Einarbeitungsplan erstellt: Beziehen Sie deshalb zukünftige Kollegen in die Entwicklung des Einarbeitungskonzepts mit ein.

Feedback Loop: Regelmäßige Gespräche und Feedback in der Probezeit

In den regelmäßigen Mitarbeitergesprächen während der Probezeit stellt die Führungskraft die Weichen für die künftige top Performance des Onboardees. Hier vereinbart der Vorgesetzte mit dem Mitarbeiter Aufgaben und Ziele und bespricht die bisherigen Arbeitsergebnisse. Auch weitere Entwicklungsmaßnahmen und eventuelle Konflikte lassen sich dabei klären. Dank dieser regelmäßigen Gespräche und Feedback Loops begleitet die Führungskraft den Neuzugang zugleich als Coach und prüft, ob er die vereinbarten Ziele erreicht und notwendigen Kompetenzen erworben hat. Auf dieser Basis entscheidet er fundiert, ob er das neue Teammitglied nach der Probezeit übernehmen will. Für eine gute Kommunikation in der Einarbeitungsphase und in den Mitarbeitergesprächen ist eine offene Feedback-Kultur wichtig. Vorgesetzte begleiten ihr neues Teammitglied durch professionelles, regelmäßiges Feedback, um ihm so frühzeitig und kontinuierlich eine Rückmeldung zu seinen Arbeitsergebnissen zu geben, denn niemals sind Mitarbeiter so sehr auf Feedback angewiesen wie in ihrer Anfangszeit im neuen Unternehmen. Sie können noch nicht wissen, wie die ungeschriebenen Gesetze im Unternehmen lauten, welche Prozesse wie organisiert sind, welche Entscheidungswege einzuhalten sind etc.

Feedback ist eine konstruktive Rückmeldung, die der Neueinsteiger vom Feedbackgeber zu seinem Verhalten und seinen Arbeitsergebnissen bekommt. Feedback sollte:

• beschreibend – nicht bewertend oder interpretierend,
• konkret – nicht verallgemeinernd oder pauschal,
• realistisch – nicht utopisch,
• unmittelbar – nicht verspätet,
• wertschätzend – nicht von oben herab sein.

Führungskräfte, Pate UND Kollegen stehen in der Pflicht, den neuen Kollegen mit konstantem Feedback – auch zu seinem Verhalten – zu versorgen. N...