Erstellen der Lohnsteuerbescheinigung / 6 Inhalt der Lohnsteuerbescheinigung

6.1 Persönliche Daten und Lohnsteuerabzugsmerkmale

Neben dem Namen, Vornamen, Geburtsdatum und der aktuellen Anschrift des Arbeitnehmers im Zeitpunkt der Übermittlung sind vom Arbeitgeber die Lohnsteuerabzugsmerkmale für den Zeitraum des Beschäftigungsverhältnisses, die beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt wurden, zu senden. Im amtlichen Muster des Ausdrucks sind aus Vereinfachungsgründen nur die im letzten Lohnzahlungszeitraum zugrunde gelegten Lohnsteuerabzugsmerkmale – ohne "gültig ab" – zu bescheinigen.

Zu den Lohnsteuerabzugsmerkmalen gehören^[1]

• die Steuerklasse des Arbeitnehmers und ggf. der Faktor,
• die Zahl der Kinderfreibeträge bei den Steuerklassen I–IV,
• ein Jahresfreibetrag oder ein Jahreshinzurechnungsbetrag und
• das Kirchensteuermerkmal.

Hinweis

Identifikation durch einmalige "KmID"

Seit der Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung für das Jahr 2016 ist für jede Lohnsteuerbescheinigung eine eindeutige, durch den Datenlieferanten zu vergebende ID zu erstellen (KmID). Näheres ergibt sich aus der Schnittstellenbeschreibung für die Lohnbuchhaltungsprogramm-Hersteller. Diese KmId ist für das neue Korrektur- und Stornierungsverfahren erforderlich.^[2]

Anschrift und Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte des Arbeitgebers sind ebenfalls in die Lohnsteuerbescheinigung aufzunehmen.

Lohnabrechnung durch Dritte

Hat ein Dritter für den Arbeitgeber die lohnsteuerlichen Pflichten übernommen^[3], sind die Anschrift und die Steuernummer des Dritten anzugeben. Die Steuernummer des Arbeitgebers bzw. des Dritten muss nur in der an die Finanzverwaltung übermittelten Lohnsteuerbescheinigung enthalten sein. In der Lohnsteuerbescheinigung für den Arbeitnehmer muss die Steuernummer nicht ausgewiesen sein. In der letzten Zeile der Lohnsteuerbescheinigung sind Name und vierstellige Nummer des Finanzamts, an welches die Lohnsteuer abgeführt wurde, aufzunehmen. Finanzamtsaußenstellen, die eine eigene Nummer haben, sind mit dieser Nummer einzutragen.

Der Dritte hat der zuständigen Finanzbehörde für jeden Arbeitnehmer eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung zu übermitteln.

[1] § 39 Abs. 4 EStG.

[2] S. Abschn. 2.

[3] § 38 Abs. 3a EStG.

6.2 Nummern 1 und 2: Dauer des Dienstverhältnisses und Großbuchstabe U

Der Zeitraum der Beschäftigung des Arbeitnehmers im jeweiligen Kalenderjahr ist als Dauer des Dienstverhältnisses zu melden. Die Dauer des Dienstverhältnisses ist fortlaufend zu erfassen, auch wenn der Arbeitgeber bei weiterbestehendem Dienstverhältnis für bestimmte Zeiträume keinen Arbeitslohn ausgezahlt hat.

Eintragung der Anzahl der Großbuchstaben U

Diese Zeiträume ohne Lohnfortzahlung sind jeweils mit dem Großbuchstaben U zu kennzeichnen. Dieser steht für "Unterbrechung" und macht deutlich, dass beim Arbeitnehmer während der Dauer des Dienstverhältnisses der Anspruch auf Arbeitslohn für mindestens 5 aufeinanderfolgende Arbeitstage im Wesentlichen weggefallen war.^[1] Für jeden Unterbrechungszeitraum ist ein Großbuchstabe U zu vermerken. Die Zahl der im Lohnkonto erfassten Großbuchstaben U ist in die elektronische Lohnsteuerbescheinigung zu übernehmen. Für steuerfreie Zahlungen des Arbeitgebers, die beim Arbeitnehmer dem Progressionsvorbehalt unterliegen (z. B. Mutterschaftsgeld, Kurzarbeiter- oder Schlechtwettergeld), ist kein Großbuchstabe U zu vermerken.

Das Finanzamt prüft im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung, ob und ggf. welche Leistungen dem Arbeitnehmer während des Unterbrechungszeitraums zugeflossen sind.

Praxis-Beispiel

Bescheinigung des Großbuchstabens U

Ein Arbeitnehmer erhält während des ganzen Kalenderjahres nur Krankengeld.

Ergebnis: Für den Arbeitnehmer ist eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung zu übermitteln, da das Dienstverhältnis während des ganzen Kalenderjahres bestanden hat. Der Anspruch auf Arbeitslohn ist für mindestens 5 aufeinanderfolgende Arbeitstage im Wesentlichen weggefallen. Für die Unterbrechung ist die Zahl der Großbuchstaben U mit 1 zu übermitteln.

[1]

S. Führung des Lohn- und Gehaltskontos.

6.3 Nummer 2: Großbuchstaben S, M, F, FR, E

6.3.1 Eintragung Großbuchstabe S

Der Großbuchstabe S ist zu erfassen, wenn die Lohnsteuer von einem sonstigen Bezug im ersten Dienstverhältnis berechnet wurde und dabei der Arbeitslohn aus früheren Dienstverhältnissen des Kalenderjahres außer Betracht geblieben ist.

Lohnsteuerberechnung ohne Arbeitslohn aus früheren Dienstverhältnissen

Der Lohnsteuerabzug von einem sonstigen Bezug richtet sich nach dem Jahresarbeitslohn des Arbeitnehmers. Da der Arbeitnehmer bei einem Arbeitgeberwechsel den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung aus einem früheren Dienstverhältnis nicht vorlegen muss, ist es zulässig, dass der neue Arbeitgeber als Arbeitslohn für Beschäftigungszeiten bei früheren Arbeitgebern den laufenden Arbeitslohn im Monat der Zahlung des sonstigen Bezugs hochrechnet. Der Lohnsteuerabzug ist in diesen Fällen ungenau. Das Finanzamt erkennt diese Fälle anhand des übermittelten Großbuchstabens S und führt deshalb eine Einkommensteuerveranlagung durch.^[1]

Wichtig

Kein Großbuchstabe S bei Steuerklasse VI

Der Großbuchstabe S ist nur im Rahmen des ersten Dienstverhältnisses (Steuerklassen I–V) zu bescheinigen. Bezieht ein Arbeitnehmer nebeneinander ...