Dienstwagen, Fahrtenbuch / Lohnsteuer

1 Nutzungswertermittlung

1.1 Berechnung der Pkw-Gesamtkosten

Die Pkw-Gesamtkosten können nicht einfach aus der betrieblichen Buchführung übernommen werden, sondern müssen in typisierender Weise berechnet werden. Anzusetzen sind nur die vom Arbeitgeber getragenen Kosten. Soweit der Arbeitnehmer laufende Aufwendungen übernimmt, bleiben diese bei der Ermittlung der Gesamtkosten außer Ansatz. Aus der ermittelten Fahrleistung des Pkw und den Gesamtkosten ist der Fahrzeugaufwand je gefahrenem Kilometer zu berechnen. Dieser individuelle Kilometersatz ist Grundlage für die Berechnung des geldwerten Vorteils, der auf die Privatfahrten entfällt.

 
Art der Nutzung Berechnung des Arbeitslohns
Privatfahrten   Gesamtkosten = Kosten pro km × privat gefahrene km
  Jahresfahrleistung
Fahrten Wohnung – erste Tätigkeitsstätte   Gesamtkosten = Kosten pro km × gefahrene km Wohnung – Tätigkeitsstätte
  Jahresfahrleistung

Nicht zulässig ist es, einen Durchschnittswert anzusetzen, der sich aus den betrieblichen Kosten aller Betriebsfahrzeuge ergibt, falls für Zwecke der betrieblichen Gewinnermittlung ein Kfz-Sammelkonto geführt wird.

1.2 Einzubeziehende Aufwendungen

1.2.1 Jährliche Abschreibung

Die Abschreibung für das Fahrzeug berechnet sich nach den tatsächlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten zuzüglich Umsatzsteuer und nicht etwa auf Basis des inländischen Bruttolistenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung.

Die Nutzungsdauer bei Neuwagen richtet sich nicht nach der AfA-Tabelle, sondern geht von einer 8-jährigen Nutzungsdauer aus; dies entspricht einer Abschreibung von 12,5 % der Anschaffungs- oder Herstellungskosten.[1] Bei Gebrauchtwagen ist sie nach der jeweiligen Restnutzungsdauer zu schätzen; dabei sind Alter, Beschaffenheit und Einsatz des Fahrzeugs zu berücksichtigen.

Sonderabschreibungen gehören nicht zu den Pkw-Gesamtkosten.[2]

Bei Leasingfahrzeugen sind anstelle der Abschreibung die jeweiligen Leasingraten anzusetzen.

1.2.2 Übrige Betriebskosten

Zu den Pkw-Gesamtkosten gehört weiterhin die Summe aller übrigen Betriebskosten, z. B.

  • Betriebsstoffkosten (Benzin, Öl, Reinigungs- und Pflegekosten),
  • Ersatzteile und Zubehör (z. B. Reifen und Eiskratzer),
  • Wartungs- und Reparaturkosten,
  • Kfz-Steuer und -versicherung.

In die Berechnung der Gesamtkosten nicht einzubeziehen ist der Ladestrom bei einem Elektro-Dienstwagen, der beim Laden an einer betrieblichen Ladestation steuerfrei[1] bleibt. Dasselbe gilt für den steuerfreien Auslagenersatz, wenn der Arbeitgeber die zunächst vom Arbeitnehmer getragenen Stromladekosten steuerfrei ersetzt.[2]

1.2.3 Gesamtkosten zuzüglich Umsatzsteuer

Die in die Ermittlungen der Gesamtkosten einzubeziehenden Aufwendungen sind zuzüglich Umsatzsteuer anzusetzen, soweit aus den Beträgen ein Vorsteuerabzug möglich war. Dies trifft auch für die Abschreibung zu, wenn aus dem Kaufpreis Vorsteuer geltend gemacht wurde.

Nicht mit Vorsteuer belastete Kosten sind z. B. die Kfz-Steuer, die Kfz-Versicherung, Abschreibungsbeträge beim Pkw-Kauf von privat oder die Garagenmiete.

1.3 Unfallkosten: 1.000-EUR-Bagatellgrenze

Die Kosten eines Unfallschadens sind nicht in die Berechnung des Kilometersatzes für den Dienstwagen einzubeziehen, sondern als zusätzlicher geldwerter Vorteil beim Arbeitnehmer zu erfassen, wenn die Firma die Reparaturrechnung bzw. den Schaden wirtschaftlich trägt.[1]

Reparaturen bis 1.000 EUR netto zählen zu den Gesamtkosten

Aus praktischen Erwägungen dürfen Reparaturkosten bis zu einem Nettobetrag von 1.000 EUR (zuzüglich Mehrwertsteuer) weiterhin in die Gesamtkosten des Dienstwagens einbezogen werden. Im Rahmen dieser Kleinbetragsgrenze erhöhen Unfallkosten damit auch den Kilometersatz des Fahrzeugs, der für die Berechnung des geldwerten Vorteils zugrunde gelegt wird. Dies gilt unabhängig davon, ob sich der Unfall auf einer Dienst- oder Privatfahrt ereignet.[2]

 
Praxis-Tipp

Kfz-Kosten getrennt aufzeichnen

Die Fahrtenbuchmethode verlangt keine getrennte Aufzeichnung der Fahrzeugkosten in einem gesonderten Konto.[3] Gleichwohl ist dem Arbeitgeber hier zu empfehlen, in der Buchführung für jedes Fahrzeug Einzelsachkonten anzulegen. Die Ermittlung der Gesamtkosten wird dadurch wesentlich vereinfacht.

1.4 Vorläufige Nutzungswertermittlung zulässig

Aus Vereinfachungsgründen kann der monatliche geldwerte Vorteil aus der Dienstwagenüberlassung zunächst mit 1/12 des Vorjahresbetrags angesetzt werden. Zulässig ist es auch, stattdessen bei der monatlichen Erhebung der Lohnsteuer vorläufig die Privatfahrten mit 0,001 % je Fahrkilometer des inländischen Listenpreises für das Fahrzeug anzusetzen.

Tatsächliche Nutzungswertermittlung zum Jahresende

Bei Beendigung des Dienstverhältnisses, spätestens nach Ablauf des Kalenderjahres, ist der tatsächlich zu versteuernde Nutzungswert zu ermitteln und etwaige Differenzen zugunsten oder zulasten des Arbeitnehmers nach Maßgabe der §§ 41c, 42b EStG auszugleichen.[1]

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