Die Unzulässigkeit von Personalakteninhalten ist an den soeben beschriebenen Grundsätzen zu messen. So können Daten unzulässig gespeichert sein, wenn deren Verwendung trotz inhaltlicher Richtigkeit gegen das Persönlichkeitsrecht des Beschäftigten verstoßen würde. Dies ist z. B. bei Daten der Fall, die bei einem betrieblichen Eingliederungsmanagement erhoben wurden: Diese dürfen nicht Bestandteil der Personalakte werden und auch nicht im Rahmen von Kündigungsverfahren gegen den Beschäftigten verwendet werden (Verwertungsverbot). Unzulässig sind ebenso Inhalte, die nicht wahren Tatsachen entsprechen oder ein verzerrtes Persönlichkeitsbild des Beschäftigten zeichnen. Um dies kontrollieren zu können, gewährt der Grundsatz der Transparenz dem Beschäftigten ein Einsichtsrecht in seine eigene Personalakte.[1] In den Tarifverträgen erhält der Transparenzgrundsatz teilweise eine besonders intensive Ausprägung: So regelt § 3 Abs. 6 TV-L (Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder), dass die Beschäftigten vor Eintragung von für sie ungünstigen Tatsachen in die Akte gehört werden müssen.
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