Die digitale Personalakte / 1.5 Einsichtsrecht in die Personalakte (§ 83 Abs. 1 BetrVG)

Das Einsichtsrecht des Beschäftigten in die eigene Personalakte regelt § 83 Abs. 1 BetrVG: "Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Er kann hierzu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Das Mitglied des Betriebsrats hat über den Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren, soweit es vom Arbeitnehmer im Einzelfall nicht von dieser Verpflichtung entbunden wird."

Folgende Punkte sollten zur Einsichtnahme in die Personalakte beachtet werden.

• Eine Einsichtnahme kann nicht unter Hinweis auf enthaltene Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse verweigert werden.
• Zu den Personalakten gehören alle Unterlagen über die Person des Arbeitnehmers unabhängig davon, ob sie in der Hauptpersonalakte oder in Neben- oder Sonderakten enthalten sind (Personalakte im materiellen Sinne) und egal ob sie in Papierform oder in unterschiedlichen Datenbanken oder elektronischen Dateiablagen abgelegt sind.
• Das Einsichtsrecht umfasst u. a. den Arbeitsvertrag, Beurteilungen, Zeugnisse, Personalfragebögen, Aufzeichnungen über Lohn- und Gehaltsveränderungen sowie Arbeitsausfälle wegen Krankheit, Unterlagen des Werkschutzes und abgeschlossene Ermittlungsakten in Disziplinarsachen.
• Geheime Aufzeichnungen in irgendeiner Form sind unzulässig.
• Der Arbeitnehmer hat das Recht, sich während der Akteneinsicht Notizen zu machen. Jedoch kann er nicht verlangen, dass ihm die Personalakte selbstständig zur Verfügung gestellt wird oder dass ihm kostenlos Kopien oder Abschriften überlassen werden. Auf eigene Kosten Kopien aus der Personalakte anzufertigen, ist erlaubt und muss dem Arbeitnehmer zugebilligt werden.
• Die Beschäftigten müssen sich auch nicht mit einer regelmäßigen Übergabe von Personalstammblättern aus einem Personalinformationssystem begnügen, sondern haben daneben Ansprüche auf Auskunft über die konkret und aktuell zu ihrer Person gespeicherten Daten.
• Eine Dokumentation der Tatsache, dass eine Einsichtnahme in der Personalakte stattgefunden hat, ist nur dann zulässig, wenn der Beschäftigte sich hat (anwaltlich) vertreten lassen.

Das Einsichtsrecht des Arbeitnehmers in seine vom ehemaligen Arbeitgeber weiter aufbewahrte Personalakte besteht jedoch gemäß § 241 Abs. 2 BGB i. V. m. Art. 2 Abs. 1 und Art. 1 Abs. 1 GG auch über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses hinaus. Dieser nachvertragliche Anspruch setzt nicht voraus, dass der Arbeitnehmer ein konkretes berechtigtes Interesse darlegt. Vielmehr kann der Arbeitnehmer seine über das Ende des Arbeitsverhältnisses hinaus fortbestehenden Rechte auf Beseitigung oder Korrektur unrichtiger Daten in seiner Personalakte nur geltend machen, wenn er von deren Inhalt Kenntnis hat. Schon das begründet ein Einsichtsrecht.^[1]

[1] BAG, Urteil v. 16.11.2010, 9 AZR 573/09.