Die digitale Personalakte / 1 Rechtliche Grundlagen

Bevor auf die Herausforderungen der digitalen Personalakte eingegangen wird, sollen zunächst grundsätzliche rechtliche Aspekte im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten aufgezeigt werden.

1.1 Eröffnung des Anwendungsbereiches (Art. 2 DSGVO)

Die DSGVO, konkretisiert durch das BDSG, gilt gemäß Art. 2 Abs. 1 DSGVO für die Verarbeitung von Daten, soweit Daten ganz oder teilweise automatisiert verarbeitet werden. Sofern die Daten nicht automatisiert verarbeitet werden, aber in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen, gelten die Vorschriften der DSGVO und des BDSG ebenfalls. Für die Praxis gilt demnach: Werden personenbezogene Daten mittels eines Computerprogramms, wie z. B. einer Personalverwaltungssoftware, verarbeitet, müssen die Bestimmungen der DSGVO beachtet werden.

1.2 Verarbeitung von Beschäftigtendaten (§ 26 BDSG)

§ 26 BDSG bildet die primäre Grundlage, auf der die Erhebung von personenbezogenen Daten eines Beschäftigten gestützt werden kann. Personenbezogene Daten in diesem Zusammenhang sind u. a. das Stammdatenblatt, Urlaubsanträge, interne Leistungsbeurteilungen, Lohnabrechnungen, Unterlagen über die betriebliche Altersvorsorge, Arbeitszeugnisse, Bewerbungsunterlagen und Abmahnungen.^[1] Die Führung einer Personalakte erfolgt regelmäßige unter Rückgriff auf § 26 BDSG.

[1] Vgl. Datenschutz im Personalwesen.

1.3 Informationspflichten des Verantwortlichen (Art. 13 DSGVO)

Dem Verantwortlichen werden durch die DSGVO zahlreiche Informationspflichten auferlegt. Die Erfüllung dieser Informationspflichten wird insbesondere dann relevant, wenn die Personalakte digital geführt werden soll. Hier ist der Beschäftigte z. B. über etwaig eingesetzte Drittanbieter oder den Transfer personenbezogener Daten in Drittstaaten zu informieren. Häufig erfolgt die Erteilung der Information im Rahmen des "Onboarding-Prozesses "eines Mitarbeiters durch Verweis auf eine "Mitarbeiter-Datenschutzinformation" im Intranet oder das Aushändigen eine Kopie der Information.

1.4 Betroffenenrechte

Den Beschäftigten stehen im Rahmen der DSGVO zahlreiche Betroffenenrechte zu. Hierzu zählen z. B. das Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO), das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO). Gerade im Rahmen der Einführung einer digitalen Personalakte müssen diese Betroffenenrechte berücksichtigt werden und es muss sichergestellt sein, dass die Bearbeitung von Auskunftsersuchen oder die Gewährung des Rechts auf Kopie technisch einwandfrei und unkompliziert möglich sind.

1.5 Einsichtsrecht in die Personalakte (§ 83 Abs. 1 BetrVG)

Das Einsichtsrecht des Beschäftigten in die eigene Personalakte regelt § 83 Abs. 1 BetrVG: "Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Er kann hierzu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Das Mitglied des Betriebsrats hat über den Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren, soweit es vom Arbeitnehmer im Einzelfall nicht von dieser Verpflichtung entbunden wird."

Folgende Punkte sollten zur Einsichtnahme in die Personalakte beachtet werden.

• Eine Einsichtnahme kann nicht unter Hinweis auf enthaltene Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse verweigert werden.
• Zu den Personalakten gehören alle Unterlagen über die Person des Arbeitnehmers unabhängig davon, ob sie in der Hauptpersonalakte oder in Neben- oder Sonderakten enthalten sind (Personalakte im materiellen Sinne) und egal ob sie in Papierform oder in unterschiedlichen Datenbanken oder elektronischen Dateiablagen abgelegt sind.
• Das Einsichtsrecht umfasst u. a. den Arbeitsvertrag, Beurteilungen, Zeugnisse, Personalfragebögen, Aufzeichnungen über Lohn- und Gehaltsveränderungen sowie Arbeitsausfälle wegen Krankheit, Unterlagen des Werkschutzes und abgeschlossene Ermittlungsakten in Disziplinarsachen.
• Geheime Aufzeichnungen in irgendeiner Form sind unzulässig.
• Der Arbeitnehmer hat das Recht, sich während der Akteneinsicht Notizen zu machen. Jedoch kann er nicht verlangen, dass ihm die Personalakte selbstständig zur Verfügung gestellt wird oder dass ihm kostenlos Kopien oder Abschriften überlassen werden. Auf eigene Kosten Kopien aus der Personalakte anzufertigen, ist erlaubt und muss dem Arbeitnehmer zugebilligt werden.
• Die Beschäftigten müssen sich auch nicht mit einer regelmäßigen Übergabe von Personalstammblättern aus einem Personalinformationssystem begnügen, sondern haben daneben Ansprüche auf Auskunft über die konkret und aktuell zu ihrer Person gespeicherten Daten.
• Eine Dokumentation der Tatsache, dass eine Einsichtnahme in der Personalakte stattgefunden hat, ist nur dann zulässig, wenn der Beschäftigte sich hat (anwaltlich) vertreten lassen.

Das Einsichtsrecht des Arbeitnehmers in seine vom ehemaligen Arbeitgeber weiter aufbewahrte Personalakte besteht jedoch gemäß § 241 Abs. 2 BGB i. V. m. Art. 2 Abs. 1 und Art. 1 Abs. 1 GG auch über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses hinaus. Dieser nachvertragliche Anspruch setzt nicht voraus, dass der Arbeitnehmer ein konkretes berechtigtes Interesse darlegt. Vielmehr kann der Arbeitnehmer seine über das Ende des Arbeitsverhältnisses hinaus fortbestehenden Rechte auf Beseitigung oder Korrektur unrichtiger Daten in seiner Personalakte nur ...