Bewerberportal, Einwilligung in Datenerhebung / Wichtige Hinweise:

Immer häufiger werden Bewerber aufgefordert, ihre Bewerbungsdaten in einem Online-Tool einzugeben. Um dies datenschutzgerecht zu gestalten, bedarf es einer umfassenden Aufklärung des Bewerbers über

1. den geplanten Umfang der Datennutzung,
2. insbesondere über die Weitergabe an Dritte,
3. den Entscheidungsablauf und
4. die Aufbewahrungsdauer seiner Daten.

Bevor also Bewerber aufgefordert werden ihre Daten einzugeben, sollten sie im Rahmen einer elektronischen Einwilligung (Opt-in) über die oben genannten Punkte aufgeklärt werden. Dabei ist folgendes zu beachten:

1. Die geplante Datennutzung sollte Auskunft darüber geben, ob die Daten z. B. nur für die ausgeschriebene oder auch andere Stellen genutzt werden und ob sie intern für weitere Auswertungen wie z. B. graphologische Gutachten bei Handschriftenproben oder generell einer Bewertung durch betriebsinterne Psychologen unterzogen werden sollen.
2. Werden die Daten nicht durch das Unternehmen selbst, sondern durch einen Dienstleister erhoben, sollte im Rahmen einer Datenkategorie bei der Einwilligung hierauf hingewiesen werden.
3. Sollen die Daten in einer Unternehmensgruppe bzw. einem Konzern genutzt werden, so ist der Bewerber hierüber ebenfalls aufzuklären und er muss hierin einwilligen.
4. Falls der Entscheidungsablauf eine sogenannte "automatisierte Einzelentscheidung" beinhaltet, bei der es sein kann, dass die Bewerbung nur aufgrund bestimmter Kriterien automatisch durch einen Sortiervorgang abgelehnt wird, so ist der Bewerber über diese Möglichkeit aufzuklären. Sollte eine solche automatisierte Einzelentscheidung getroffen werden, so sind dem Bewerber nachträglich die Möglichkeit zur Stellungnahme einzuräumen und ihm auf Nachfrage die Gründe zu erläutern.
5. Die Daten sollten grundsätzlich bis zu 6 Monate nach einer Ablehnung aufgehoben werden. Hierüber ist der Bewerber zu informieren, einer Einwilligung bedarf es nicht. Sollen die Daten jedoch länger aufgehoben werden, z. B. um sie für sich künftig ergebende Stellen zu speichern, so ist der Bewerber hierüber ebenfalls aufzuklären und auch über die geplante Dauer der Speicherung.
6. Die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) enthält keine spezifischen Regelungen zum Arbeitnehmerdatenschutz und insbesondere nicht zum Umgang mit Daten im Bewerbungsverfahren. Bislang konnte über die Ermächtigung in Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG die Erhebung der Daten eingeräumt werden. Der EuGH geht allerdings davon aus, dass eine umfassende Rechtsgrundlage für den Beschäftigtendatenschutz in § 26 BDSG nicht mehr gesehen werden kann. Die Datenverarbeitung im Arbeitsverhältnis wird vorrangig auf Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO gestützt. Danach können auch Daten bei der Begründung des Beschäftigungsverhältnisses vom Arbeitgeber verarbeitet werden. Maßgeblich dafür ist, ob die Datenverarbeitung erforderlich ist. Dies ist abhängig von der Abwägung zwischen dem Arbeitgeberinteresse an möglichst umfassender Information über seinen möglichen zukünftigen Beschäftigten und dessen Persönlichkeitsrecht. Ähnlich wie beim Fragerecht kommt es dabei auf den Bezug der Daten zum beabsichtigten Arbeitsverhältnis an.