Die Auskunfts-, Nachweis- und Vorlagepflichten des Arbeitgebers gegenüber den prüfberechtigten Rentenversicherungsträgern beziehen sich auf alle Tatsachen, die für die Erhebung der Beiträge im Einzelfall erforderlich sind.[1] Der Arbeitgeber hat wegen der Entrichtung von Beiträgen über alle Tatsachen wie die Art und Dauer der Beschäftigung, den Beschäftigungsort und das Arbeitsentgelt Auskunft zu geben. Er hat die Geschäftsbücher, Listen oder andere Unterlagen, aus denen die Angaben über die Beschäftigung hervorgehen, zur Einsichtnahme vorzulegen.
14.1 Auskunftspflicht
Die Auskunftspflicht nach § 98 Abs. 1 SGB X umfasst insbesondere alle Angaben über
- die Anzahl der beschäftigten Personen einschließlich mitarbeitender Familienangehöriger und der geringfügig Beschäftigten, ohne Rücksicht auf ihre versicherungsrechtliche Stellung,
- die Namen, Geburtsdaten und Anschriften dieser Personen,
- die Höhe ihrer Arbeitsentgelte und sonstigen Bezüge,
- den Zeitpunkt der Zahlung der Bezüge,
- die Beiträge, die an die Krankenkasse gezahlt oder an die Beschäftigten ausgezahlt wurden.
Die Auskunfts- und Nachweispflicht erstreckt sich auch auf Beschäftigungsverhältnisse, für die keine Beiträge zu entrichten sind.[1]
14.2 Sozialversicherungsrechtliche Aufzeichnungs- und Nachweispflichten
Die Entgeltunterlagen müssen für alle beschäftigten Arbeitnehmer in der Weise geführt werden, die es dem Prüfer ermöglicht, im Rahmen der Prüfung die vorgenommenen Beurteilungen sicher nachzuvollziehen.[1] Dies gilt in gleicher Weise für die Tatbestände der Unfallversicherung und die Prüfung der Künstlersozialabgabe.[2]
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, in entsprechendem Umfang an der Prüfung mitzuwirken.[3]
Beschaffenheit der Aufzeichnungen
Die Aufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Entgeltabrechnung des Arbeitgebers vermitteln können. Die Angaben sind vollständig, richtig, in zeitlicher Folge und geordnet vorzunehmen.[4]
Dienst- oder Werkverträge im Baugewerbe
Bei der Ausführung eines Dienst- oder Werkvertrags im Baugewerbe sind die Entgeltunterlagen so zu gestalten, dass eine Zuordnung der Arbeitnehmer, des Arbeitsentgelts und des darauf entfallenden Gesamtsozialversicherungsbeitrags zu dem jeweiligen Dienst- oder Werkvertrag möglich ist.[5] Hierfür ist die Bescheinigung nach § 19 Abs. 1 AEntG mit Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ausreichend.
14.3 Mindestumfang der arbeitsrechtlichen Nachweispflichten
Die Niederschrift über die wesentlichen Vertragsbedingungen[1] eines Arbeitsverhältnisses ist zu den Entgeltunterlagen zu nehmen[2]. Hierzu gehört u. a. auch die Vereinbarung über die Dauer des Arbeitsverhältnisses, der Arbeitszeit und die Vereinbarung über die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts einschließlich der Zuschläge, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen.
Bedeutung der schriftlichen Arbeitsverträge für die Betriebsprüfung
Mit der Niederschrift über die wesentlichen Arbeitsbedingungen werden die gegenseitigen Ansprüche des Arbeitnehmers (Ansprüche auf das Arbeitsentgelt) und des Arbeitgebers (Ansprüche auf die Arbeitsleistung) klargestellt. Da die Ansprüche auf die Sozialversicherungsbeiträge im Rahmen von Betriebsprüfungen nicht nur vom gezahlten, sondern auch aus dem arbeitsvertraglich geschuldeten Arbeitsentgelt festgestellt werden,[3] können fehlende arbeitsvertragliche Nachweise zu Beweisnöten und damit zu Beitragsnachforderungen[4] führen.
Ungeachtet dessen hat das Nachweisgesetz keinen Einfluss auf die Rechtswirksamkeit des Arbeitsvertrags, d. h. auch bei Nichtbeachtung der Form nach dem Nachweisgesetz ist der Arbeitsvertrag gültig.
Vorsicht bei Abrufarbeitsverhältnissen – Abgrenzung zu kurzfristigen Beschäftigungsverhältnissen
Arbeitgeber und Arbeitnehmer können vereinbaren, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat (Arbeit auf Abruf). Die Vereinbarung muss eine bestimmte Dauer der wöchentlichen und täglichen Arbeitszeit festlegen. Wenn die Dauer der wöchentlichen Arbeitszeit nicht festgelegt ist, gilt eine Arbeitszeit von 20 (bis 31.12.2018: 10) Stunden als vereinbart.[5]
14.4 Folgen der Verletzung der Aufzeichnungs-, Nachweis- und Mitwirkungspflichten
Verletzt der Arbeitgeber seine Aufzeichnungs-, Nachweis- oder Mitwirkungspflichten, so können daraus weitreichende Folgen eintreten:
| Tatbestand | Rechtsvorschrift |
|---|---|
| Summenbeitragsbescheid wegen fehlender Beurteilungsmöglichkeit, bei fehlender Nachvollziehbarkeit im Rahmen der Betriebsprüfung bzw. bei fehlender Mitwirkung des Arbeitgebers | § 28f Abs. 2 SGB IV |
| Bußgeld bei Verletzung der Aufzeichnungs- und Nachweispflichten | § 111 SGB IV |
| Bußgeld bei Verletzung der Mitwirkungspflichten | § 98 Abs. 5 SGB X |
| Zwangsgeld bei fehlender Mitwirkung an der Betriebsprüfung | Verwaltungsvollstreckungsgesetz |
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