Betriebliches Vorschlagswesen: Mitarbeiterideen systemat ... / 3 Kollaboration und Workshops

Um das Vorschlagswesen zu fördern bzw. um die Anzahl von Ideen systematisch zu vergrößern und zu konkreten Produkten oder Lösungen weiterzuentwickeln, sollten Unternehmen auch selbst aktiv werden und Möglichkeiten schaffen, um Mitarbeiter noch mehr anzuspornen, kreativ und innovativ zu sein. In der Praxis haben sich vor allem Ideen-Workshops und Hackathons bewährt. Beide Instrumente dienen auch dazu, schon vorhandene (und für gut befundene) Ideen und Konzepte zu präzisieren oder weiterzuentwickeln und werden bevorzugt bei größeren und komplexeren Themen eingesetzt, etwa, wenn es darum geht neue Produkte oder Verfahren zu entwickeln.

3.1 Ideen-Workshops und -labore

Hauptziel von Ideen-Workshops oder -laboren ist es, Innovationen zu fördern und Konzepte für die Realisierung zu entwickeln. In den Workshops arbeiten mehrere Beschäftigte zusammen. Sie sollen Ideen offen diskutieren und sich austauschen, möglichst ohne diese zu bewerten. Je nach Ausgestaltung und Vorstellungen im Betrieb geht es zunächst "nur" darum, Ideen zu finden und zu sammeln und zu experimentieren. Die Bewertungen, z. B. in Punkto Realisierbarkeit oder Wirtschaftlichkeit, erfolgen dann erst in einem weiteren Schritt.

Ein Workshop kann auch das Ziel haben, eine bereits vorhandene Idee oder ein Konzept weiterzuentwickeln und zu konkretisieren. Die Übergänge sind oft fließend und es lassen sich nicht immer klare Abgrenzungen schaffen. Ideen-Workshops oder -labore sind in der Regel meist so ausgestaltet, dass lediglich die eigenen Beschäftigten eingebunden werden, keine externen Personen. Diese können aber z. B. Moderationsfunktionen übernehmen.

Vorbereitungen

Damit ein Workshop zum Erfolg wird, bedarf es einiger Vorbereitungen und der Schaffung von geeigneten Rahmenbedingungen. Einige Beispiele für Fragen und Punkte, die vorab gelöst werden müssen:

1. Welche Fragestellung soll im Workshop gelöst werden, z. B. das Geschäftsmodell überprüfen und verändern oder Ideen für neue Produkte generieren.
2. Was ist das konkrete Ziel des Workshops, z. B. Erarbeitung von Konzeptentwürfen für ein neues Geschäftsmodell oder Ansätze für Verbesserungen der Abläufe?
3. Woran soll gemessen werden, ob die Ziele des Workshops erreicht wurden, z. B. an der Anzahl der Konzepte für ein Geschäftmodell oder eine Übersicht aller generierten Ideen des Workshops?
4. Festlegung von Ort und Dauer des Workshops
5. Festlegung eines Moderators und der gewünschten / benötigten Beschäftigten inkl. der maximalen Anzahl der Teilnehmer. Es muss außerdem geklärt werden, ob die Beschäftigten zur Verfügung stehen oder ob sie z. B. Urlaub haben oder in anderen Projekten eingebunden sind. Sollen im Workshop Externe eingebunden werden, müssen auch diese benannt und ggf. zur Geheimhaltung usw. verpflichtet werden.
6. Benennung der nötigen Ressourcen, z. B. ein oder mehrere Räume (für evtl. Kleingruppen oder Spezialthemen), Arbeitsmaterialien (Pinnwände etc.) sowie ggf. zu nutzende IT, wenn z. B. mit elektronischen Whiteboards oder Pinnwänden gearbeitet werden soll.

Erst wenn diese und ggf. andere Bedingungen erfüllt sind, sollte eine Agenda erstellt und eine Einladung verschickt werden. Mit der Einladung, spätestens aber im Workshop selber sollten die Beschäftigten mit den Regeln vertraut gemacht werden, die dazu dienen sollen, den Workshop zum Erfolg zu führen. Einige Beispiele:

1. Alle Ideen werden festgehalten, auch wenn sie auf den ersten Blick abwegig oder nicht realisierbar sind.
2. Ideen werden nicht zerredet und sollten möglichst konstruktiv kommentiert und ggf. in die Ideen anderer Teammitglieder aufgenommen werden.
3. Es muss (durch den Moderator) sichergestellt werden, dass jeder Beschäftigte sich meldet und eingebunden wird.
4. Am Ende der Ideenfindungsphase kann dann eine Sichtung und Bewertung der Ideen erfolgen. Schlechte bzw. unrealistische Ansätze werden aussortiert, aber dennoch dokumentiert, für den Fall, dass sie später noch einmal aufgegriffen werden sollen. Die anderen Ideen werden gesammelt und bewertet. Ggf. kann man sich hier am Verfahren für das Vorschlagwesen orientieren.

Möglicher Ablauf eines Ideen-Workshops mit Zeitbeispielen

Abhängig von den Zielen und der Komplexität des Themas kann ein Workshop einen oder mehrere Tage dauern. Im Folgenden wird beispielhaft dargestellt, wie ein Eintages-Workshop strukturiert werden kann. Pausen sollten zwischen den Blöcken im Abstand von ca. 90-120 Minuten eingebunden werden.

1. Start, Begrüßung und Einführung mit Hintergrundinformationen zum Thema und zur Durchführung des Workshops. Die Problemstellung muss genau erläutert und es sollte erfragt werden, ob alle Aspekte klar sind. Zeitansatz ca. 30-60 Minuten.
2. Erläuterung der Funktionsweise der vorgesehenen Kreativmethoden, z. B. Brainstorming, Brainwriting; ggf. mit Übungen, um später schneller zu Ergebnissen zu gelangen. Zeitansatz ca. 30-60 Minuten.
3. Durchführung der Kreativtechniken zum gewählten Thema. Zeitansatz ca. 60-120 Minuten.
4. Ideenauswahl, z. B. mit der Dot-Voting-Methode. Dabei hat jeder Teilnehmer mehrere Stimmen oder Punkte, z. B. ...