Aufgaben an Mitarbeiter richtig delegieren / 3 Delegation kontrollieren und nachbereiten

Der Erfolg der Aufgabendelegation lässt sich nur dann beurteilen, wenn die Aufgabenerfüllung regelmäßig kontrolliert wird. Wichtig ist, dass die Delegationsempfänger den Sinn von Kontrollen verstehen. Daher sollte der Delegierenden die Kontrollen erklären und begründen. Kontrollen decken nicht nur unrealistische Vorgaben, eine unklare Zielformulierung, eine unzureichende Arbeitsorganisation und Führungsfehler auf. Sie haben auch für Delegationsempfänger einen hohen Nutzen:

Hinweis

Nutzen von Kontrollen für Delegationsempfänger^[1]

• Kontrolle schafft die Voraussetzungen für Erfolgserlebnisse der Delegationsempfänger.
• Nur durch Kontrollen werden ihre Leistungen wahrgenommen und können anerkannt werden.
• Kontrollen dienen der gerechten Leistungsbeurteilung und Entlohnung.
• Durch Kontrollen können Schwierigkeiten erkannt und notwendige Hilfen gegeben werden.
• Das Erkennen von Über- oder Unterforderungen ermöglicht einen leistungsgerechten Arbeitskräfteeinsatz.
• Unzumutbare persönliche Risiken können erkannt und vermieden werden.
• Bei rechtzeitiger Kontrolle kann der betreffende Delegationsempfänger seine Fehler selbstständig korrigieren und somit doch noch zum Erfolg gelangen.
• Erkannte Fehler eröffnen dem Kontrollierten die Chance, daraus zu lernen und daran zu wachsen.
• Kontrollen nehmen die Ungewissheit eventueller Fehlermöglichkeiten und entlasten somit die Delegationsempfänger.

Verschiedene Kontrollinstrumente einsetzen

Die Abstände und der Umfang von Kontrollen sind abhängig von der Qualifikation und Erfahrung der Delegationsempfänger, aber auch von der Komplexität und dem Schwierigkeitsgrad der delegierten Aufgaben. Erfüllen die Delegationsempfänger ihre Aufgaben über einen längeren Zeitraum ohne nennenswerte Abweichungen, so lässt sich die Anzahl und Intensität der Kontrollen reduzieren. Außerdem können den Delegationsempfängern ggf. zukünftig komplexere Arbeitsaufgaben übertragen werden. Die folgende Übersicht zeigt verschiedene Formen von Kontrollen, deren Vor- und Nachteile sowie deren Einsatzmöglichkeiten:

Übersicht: Formen der Kontrolle^[2]

Form der Kontrolle	Vorteile	Nachteile	Einsatz bei:
Begleitende Kontrolle	Fehler können sofort entdeckt und abgestellt werden.	hoher Zeitaufwand, reduziert die Eigenverantwortung des Delegationsempfängers	Ausbildungsstufen, Aufgaben mit hohem Risikofaktor
Stichprobenkontrolle	nimmt wenig Zeit in Anspruch, ermöglicht guten Überblick bei geringem Aufwand, für den Delegationsempfänger berechenbar, Motivationsdruck bei Delegationsempfänger	nicht zeitnah zur Aufgabenerfüllung, keine vollkommene Sicherheit	Delegationsempfängern, zu denen Grundvertrauen besteht, sich wiederholenden Aktivitäten in ausreichender Quantität
Ergebniskontrolle	motivierend, hohe Sicherheit	Probleme werden erst spät festgestellt, Prozessoptimierung nur im Nachhinein möglich	"kalkulierbaren" Schäden, klar definierten und überschaubaren Aktivitäten
Selbstkontrolle durch Mitarbeiter	hohe Eigenmotivation, zeitnahe Entscheidungen, geringe Kosten, steigert Verantwortungsbewusstsein der Delegationsempfänger	Nachvollziehbarkeit der Tätigkeit durch andere nicht möglich, subjektiver oder willkürlicher Entscheidungsrahmen, Gefahr des "Laisser-faire", kein Feedback für den Delegationsempfänger	hoch motivierten und hoch qualifizierten Delegationsempfängern

Delegationsprozess zielgerichtet steuern

Um den Erfolg der Aufgabendelegation sicherzustellen, sollten Delegierende den Delegationsempfängern regelmäßig Feedback geben, jedoch möglichst wenig in den Prozess der Aufgabenerledigung eingreifen. Eingriffe sind z. B. nötig:

• beim wiederholten Auftreten von Fehlern in Routineprozessen,
• bei einem destruktiven Verhalten eines Delegationsempfängers, das sich negativ auf die Motivation anderer Mitarbeiter auswirkt,
• oder wenn sich die Rahmenbedingungen für die Aufgabendelegation geändert haben.
• Ferner sollten die Delegierenden eingreifen, wenn sich eine Gefährdung es Gesamterfolgs bei der Aufgabendelegation abzeichnet.

Eine komplette Rücknahme der Delegation ist aber nur dann zu empfehlen, wenn Delegationsempfänger dauerhaft mit der Aufgabenerfüllung überfordert sind, oder beim Auftreten von krisenhaften Situationen, bei denen die Delegierenden unverzüglich einzugreifen haben, um Gefahr vom Unternehmen abzuwenden.

Wichtig

Nachbesprechung durchführen

Wichtig ist, dass die Delegierenden den gesamten Delegationsprozess von Zeit zu Zeit kritisch hinterfragen, um Erkenntnisse für weitere zukünftige Delegationsvorhaben zu gewinnen. So sollte im Rahmen einer "Manöverkritik" vor allem geklärt werden, was gut lief, wo Probleme auftraten und wo Delegationsempfänger besondere Unterstützung benötigten. Diese Fragen könnn in einer Nachbesprechung erörtert werden.

Praxis-Tipp

Diese Fragen an Delegationempfänger eignen sich zu einer Nachbesprechung:^[3]

• Wie ist lhrer Meinung nach die Delegation bisher gelaufen?
• Was ist lhnen bei der neuen Aufgabe sowohl positiv als auch negativ aufgefallen?
• Hatten Sie das 6efühl, dass ich mich – ohne es zu merken – zu häufig eingemisch...