Aufgaben an Mitarbeiter richtig delegieren / 1 Delegation vorbereiten

Zunächst ist es wichtig, die Anwendung dieses Führungsinstruments gründlich vorzubereiten. Dazu gehört es zu klären, welche Aufgaben in welchem Umfang delegiert werden sollen und welche Mitarbeiter dafür infrage kommen.

Aufgaben-Istanalyse durchführen

Um einen Überblick über das gesamte Aufgabenspektrum zu gewinnen, sollten die Führungskräfte in einem ersten Schritt alle Aufgaben in ihren Arbeitsbereichen auflisten nach:

• Inhalt,
• zeitlichen Umfang,
• Bedeutung,
• Schwierigkeitsgrad,
• Dringlichkeit und
• Regelmäßigkeit.

Oftmals schaffen es Führungskräfte nur wenige Aufgaben zu erledigen. Diese Aufgaben gehören auf den Prüfstand. Nicht selten stellt sich bereits bei einer Aufgaben-Istanalyse auch heraus, dass sich bestimmte Aufgaben optimieren lassen oder gar ganz entfallen können.^[1]

Zwischen delegierbaren und nicht delegierbaren Aufgaben unterscheiden

Bei der Entscheidung, ob eine Aufgabe delegiert werden sollte, ist zu hinterfragen, welche Tätigkeiten Mitarbeiter, im Folgenden Delegationsempfänger genannt, besser und schneller erledigen können als ihre Vorgesetzten, die im Folgenden als Delegierende bezeichnet werden. Dies sind vor allem operative Aufgaben, bei denen es sich um Routine-, aber auch um Spezialtätigkeiten handeln kann. Nicht delegiert werden sollten hingegen Aufgaben mit hoher strategischer Relevanz, also vor allem die strategische Planung, Steuerung und Kontrolle. Die folgende Übersicht zeigt weitere Beispiele für delegierbare und nicht delegierbare Aufgaben:

Übersicht: Delegierbare und nicht delegierbare Aufgaben^[2]

Delegierbare Aufgaben

Nicht delegierbare Aufgaben

durch Vorschriften oder allgemeine Vorgaben weitgehend geregelte Tätigkeiten häufig wiederkehrende Arbeiten mit einmaligem Einweisungsaufwand, z. B. Erstellung von Rechnungen und Korrespondenz zeitaufwändige Arbeitsaufgaben mit geringem Fehlerrisiko Aufgaben geringerer Wichtigkeit und Dringlichkeit Zuarbeiten für Vorgesetztenentscheidungen Detailaufgaben und Tätigkeiten für Spezialisten Fälle routinemäßiger Ausführungsentscheidungen typische Stellvertreteraufgaben weiterqualifizierende Einzelarbeiten

Grundsatzentscheidungen Entscheidungen mit großer Tragweite oder hohem Fehlerrisiko Entscheidungen in außergewöhnlichen Situationen streng vertrauliche Angelegenheiten grundlegendes Informieren und Anleiten von Mitarbeitern Kontrollieren, Beurteilen und Kritisieren von Mitarbeitern disziplinarische Maßnahmen Angelegenheiten der Mitarbeiterfürsorge einmalig vorkommende Aufgaben, die einen hohen Erklärungsaufwand erfordern

Wichtig

Zu delegierende Aufgaben definieren

Um Konflikte zwischen Delegierenden und Delegationsempfängern zu vermeiden, sollten die zu delegierenden Aufgaben genau definiert und abgegrenzt werden. Achten Sie unbedingt darauf, dass nur vollständige zusammengehörige Aufgaben und nicht nur Einzeltätigkeiten delegiert werden. Darüber hinaus sollte eine Paralleldelegation, also eine Delegation von gleichen Aufgaben auf mehrere Delegationsempfänger, nur in Ausnahmefällen erwogen werden.

Praxis-Beispiel

Reklamationsabwicklung (1)

An einen Vertriebsmitarbeiter wurde die Reklamationsabwicklung delegiert. Sie umfasst die Erfassung der Reklamation, die Prüfung, ob die Reklamation berechtigt ist, die Abwicklung der Retouren und die Rechnungskorrektur für den Fall, dass ein Preis falsch kalkuliert wurde.

Hinweis

Auch anspruchsvolle Aufgaben delegieren

Wichtig ist, dass Sie nicht ausschließlich Routineaufgaben delegieren. Damit setzen Sie sich dem Verdacht aus, dass es Ihnen nur darum geht, sich unattraktiver und monotoner Aufgaben zu erledigen. Haben Sie den Mut, auch herausfordernde Aufgaben in die Hände Ihrer Mitarbeiter zu geben. Sie werden es Ihnen mit Einsatz und M

Verantwortungsarten unterscheiden

Bei jeder Aufgabendelegation übertragen Sie die Verantwortung auf die Delegationsempfänger. Beachten Sie jedoch, dass nicht jede Art von Verantwortung delegierbar ist. So können folgende Verantwortungsarten unterschieden werden:^[3]

• Handlungsverantwortung: Sie bezieht sich auf die selbstverständlichen Sorgfaltspflichten der Mitarbeiter, die automatisch mit jedem Auftrag delegiert werden. Die Handlungsverantwortung erstreckt sich insbesondere auf ein sachkorrektes Arbeiten, die Beachtung allgemeingültiger Vorgaben und ein der Arbeitsaufgabe angemessenes Engagement.
• Entscheidungsverantwortung: Diese bezieht sich auf die Notwendigkeit, in bestimmten ungeplanten Situationen eigenständige Entscheidungen zum weiteren Vorgehen zu treffen. Die Delegation von Entscheidungsverantwortung setzt voraus, dass den Delegationsempfängern alle zur Entscheidungsfindung erforderlichen Informationen zur Verfügung gestellt werden. Sie erfolgt in der Regel fallweise.
• Gesamtverantwortung: Wurde Entscheidungsverantwortung delegiert, so trägt der Delegierende trotzdem die Folgen einer Fehlentscheidung. Die Gesamtverantwortung ist Kern seines Führungsauftrages und damit nicht delegierbar. Die Gesamtverantwortung gilt auch für den Fall der Abwesenheit.

Abbildung 1 zeigt die möglic...