Für ein gesundheitsgerechtes und innovatives Arbeiten sollten die Gestaltungsmaßnahmen zur Arbeitszeit den fundierten wissenschaftlichen Erkenntnissen, den rechtlichen Grundlagen und den individuellen Wünschen der Beschäftigten entsprechen. Die individuelle und organisationale arbeitsbezogene Handlungskompetenz stellt einen zentralen Erfolgsfaktor für die Umsetzung eines gesundheitsgerechten Arbeitszeitmanagements dar. Führungskräfte und Beschäftigte sollten relevante Gestaltungsmaßnahmen gut kennen, um beispielsweise die psychische Gesundheit für sich sowie Mitarbeiter zu stärken.
Handlungsspielraum und Autonomie
Große Zeit- und Handlungsspielräume in Kombination mit Autonomie bei der Arbeit, z. B. durch Homeoffice bzw. Remote Arbeit und Vertrauensarbeitszeit bieten gute Chancen für die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, bergen jedoch auch Risiken.
Handlungsspielräume sind nach arbeitspsychologischen Modellen für die individuelle Gestaltung von Arbeitsabläufen wichtig, beispielsweise zur Bewältigung psychischer Belastung. Ebenso zählt Autonomie als förderlicher Faktor zur humanen Arbeitsgestaltung und zu jeder innovativen New Work Struktur.
Allerdings können Autonomie und Handlungsspielraum auch sehr ambivalent sein. Je nach Person und Situationen zeigen sich verschiedene Wirkungen: Bei sehr hoher Autonomie und hochflexiblen Arbeitsprozessen, kann aus einer Ressource (Autonomie) eine zusätzliche Arbeitsanforderung (Verantwortung) werden. Beschäftigte mit hoher Autonomie sind bspw. permanent gefordert, die richtige Entscheidung in Hinblick auf Arbeitszeitgestaltung, Arbeitsort und die sozialen Beziehungen bei der Arbeit zu treffen, um anstehende Ziele zu erreichen.
Dies mag für manche Menschen eher einfach sein, für andere jedoch wird es zu einer zusätzlichen Arbeitsbeanspruchung, also einer Überlastsituation[1] .
Herausforderungen bei Autonomie
Autonomie ist somit eine Medaille mit zwei Seiten: Zum einen kann sie eine sehr nützliche Ressource darstellen, zum anderen verursacht sie zusätzliche Anstrengungen im Sinne von Selbstorganisation und Selbstführung.
Ferner kann es aufgrund von unklaren Zielen und zu engen Terminvorgaben zu Leistungsdruck, Informationsflut oder großer Verantwortung kommen. Zeitdruck reduziert in diesem Kontext häufig die oft notwendige Kommunikation und kann dann in der Folge zu weiteren Missverständnissen in der Aufgabenbearbeitung führen bzw. eine Überarbeitung erforderlich machen. Zeitdruck erhöht zudem in den meisten Fällen die Unzufriedenheit und fördert Fehlzeiten, Fluktuation oder bremst die Arbeitsmotivation.
Daher sollten Gestaltungsmaßnahmen greifen, die ein proaktives Handeln im Rahmen eines guten Arbeitszeitmanagements fördern. Hierzu zählen vor allem folgende Gestaltungsempfehlungen für Führungskräfte und Beschäftigte[2]:
- Legen Sie die Arbeitsziele gemeinsam fest.
- Planen Sie möglichst partizipativ die anstehenden Arbeitsschritte.
- Legen Sie Termine entsprechend der zur Verfügung stehenden Arbeitszeit fest und halten Sie die Regeln des Arbeitszeitgesetzes ein.
- Sprechen Sie regelmäßig über den aktuellen Arbeitsstatus.
- Finden Sie gemeinsame Lösungen bei Überlast, z. B. Delegation, Terminänderung.
- Geben Sie Prozess-Feedback.
- Vereinbaren Sie Zeiten der Nicht-Erreichbarkeit.
- Schaffen Sie günstige organisationale Rahmenbedingungen, z. B. Personaleinsatz, Pausenmanagement, gutes Arbeitsumfeld.
- Fördern Sie eine Vertrauenskultur[3]. Stärken Sie verlässliche Strukturen und wertschätzende Kommunikation (aktives Zuhören). Halten Sie Kontakt zu Ihrem Team.
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