Egal, mit wie vielen Kapazitäten das Unternehmen anfängt: Es ist wichtig, eine sehr gute Transparenz über die Aufgaben herzustellen, um die Selbstorganisation des Teams zu unterstützen. Und das dient nicht nur der Selbstorganisation im Team, auch die Transparenz der Arbeit des Transformation Teams ins Unternehmen hinein hat einen sehr hohen Wert für die Akzeptanz des Transformationsprozesses.
Es bietet sich an, genau wie in einem agilen Kundenteam, in einem Transformationsprozess mit einem Backlog und einem Task Board zu arbeiten. In diesem werden potenzielle Maßnahmen gesammelt, priorisiert, konkretisiert und ihr Status kenntlich gemacht – ggf. alles in einer Übersicht.
Abb. 2: Schematische Darstellung eines Task Boards
Die Backlog-Spalte ist eine Art priorisierter Themenspeicher. Hier werden Ideen für Maßnahmen, Themen oder Ziele hineingeschrieben, die im Hinblick auf das Zielbild identifiziert wurden. Die wichtigen Themen stehen weit oben, die weniger wichtigen unten.
In die To-Do-Spalte werden dann die Themen gezogen, die als Nächstes angegangen werden sollen. Spätestens in diesem Moment sollten die Aufgaben so konkret ausgearbeitet werden, dass man direkt mit der Umsetzung anfangen könnte. Folgende Fragen sind im Team zu diskutieren:
- Für welche Zielgruppe soll die einzelne Maßnahme umgesetzt werden?
- Welchen Nutzen soll sie für diese Zielgruppe erzeugen?
- Welches sind die Abnahmekriterien bzw. Akzeptanzkriterien?
- Was muss erfüllt sein, damit die Aufgabe als "erledigt" gelten kann?
- Was soll passiert sein?
- Was soll fertig sein?
- Welches sind die einzelnen Schritte zur Umsetzung der Aufgabe?
Die Akzeptanzkriterien sind sehr hilfreich, um zu verstehen, was tatsächlich bei der Bearbeitung der Aufgabe geschehen soll und welcher Ergebnistyp erwartet wird – insbesondere bei sehr schwammigen Aufgaben, die man auf sehr unterschiedliche Weise bearbeiten kann. So kann man z. B. für die Einführung eines Teamfeedbacks einfach nur ein Blatt Papier mit ein paar Formularfeldern umsetzen oder ein ganzes IT-System entwickeln. Die Akzeptanzkriterien legen fest, was ausreichend ist. Und auch hier gilt natürlich das agile Prinzip der kleinstmöglichen Schritte. Auf diese Weise wird nicht nur für ein klares und gemeinsames Verständnis der Aufgaben im Team gesorgt. Auch können die Mitarbeiter im Unternehmen durch einen Blick auf das Board verstehen, woran das Team gerade arbeitet.
Im agilen Kontext wird für dieses Aufgabenformat häufig der Begriff User Story verwendet. Die Aufgabe wird aus der Perspektive des Kunden, Anwenders oder in unserem Fall der Zielgruppe beschrieben. Das hilft z. B., um sich damit auseinanderzusetzen, was die Zielgruppe eigentlich wirklich will oder benötigt.
Weiterhin kann für jeden Schritt, der zur Erledigung einer Aufgabe ausgeführt werden muss, eine eigene Moderationskarte/ein Post-it geschrieben werden. So steht in der To-Do-Spalte dann einmal die Beschreibung der Story inklusive Akzeptanzkriterien und darunter hängen die Karten mit den einzelnen Schritten, die im agilen Kontext Tasks genannt werden. Wenn man dann anfängt, an einer Story zu arbeiten, zieht man die Karte mit dem Task, an dem man arbeitet, in die Work-In-Progress-Spalte und schreibt seinen Namen auf die Karte. Auf diese Weise ist es möglich, eine Story gemeinsam als Team zu bearbeiten: Jeder kann sich, soweit parallele Bearbeitung möglich ist, eine Karte mit einem Task zur Erledigung der Story ziehen und das Team hat die Transparenz darüber, wer gerade was bearbeitet, und kann sich darüber hinaus ohne großen Aufwand koordinieren. Was fertig ist, wird in die Done-Spalte gezogen.
Das Board, auf dem die Stories durch die Spalten, also den Bearbeitungsprozess, gezogen werden, kann ein physisches Board sein, z. B. eine Pinnwand oder ein Whiteboard mit Moderationskarten oder Post-its oder ein IT-gestütztes Tool. Ein Task Board ist ein sehr nützliches Werkzeug und bietet eine wichtige Unterstützung für die Selbstorganisation innerhalb des Teams.
Eine Alternative zu Stories sind Hypothesen. Hier schaut man eher auf folgende Fragen:
- Was ist das Experiment?
- Wer wäre betroffen?
- Welchen Nutzen vermuten wir?
- Wie könnte überprüft werden, ob das Experiment erfolgreich war?
Stories sind gut geeignet, um recht klare Anforderungen von einer Stakeholdergruppe in einem Transformationsprozess zu erfüllen. Hypothesen eigenen sich eher bei allgemeineren Fragestellungen, z. B. kulturelle Themen, die das Unternehmen als Ganzes betreffen und bei denen das Transformation Team selbst der Treiber ist.
Abb. 3: Sprint-Kreislauf
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