Abrechnung der Aufwendungen... / 4.1.4 Reisekosten

Reisekosten (Geld- und Sachleistungen), die Bestandteil der Betriebsveranstaltung sind, rechnen zum äußeren Rahmen der Veranstaltung, etwa die Fahrtkosten, Verpflegungskosten und Unterbringungskosten bei einem Betriebsausflug. Sie sind damit wie bisher bei der Berechnung des Freibetrags zu berücksichtigen. In Betracht kommt z. B. die gemeinsame Busfahrt zu dem Ziel des Betriebsausflugs, unabhängig davon, ob ihr ein eigener Erlebniswert zukommt. Unmittelbar bei der Betriebsveranstaltung anfallende Reisekosten können deshalb nicht gemäß den lohnsteuerlichen Reisekostenbestimmungen steuerfrei bleiben.

Anders verhält es sich mit den eigenen Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten des Arbeitnehmers, die den auswärts beschäftigten Arbeitnehmern durch die Anreise zum Ausgangsort der Betriebsveranstaltung entstehen. Weitere Voraussetzung ist, dass die Organisation der Anreise dem Arbeitnehmer obliegt. Diese steuerfreien Reisekosten zur Teilnahme an der gemeinsamen auswärtigen Betriebsfeier bleiben bei der Berechnung der 110-EUR-Freibetragsgrenze außer Ansatz.

 

Praxis-Beispiel

Einbeziehung von Reisekosten in die Berechnung des 110-EUR-Freibetrags

Ein Pharmaunternehmen unternimmt einen Betriebsausflug mit Beginn am Standort des Firmensitzes. Außendienstmitarbeiter sowie Arbeitnehmer, die an einem anderen Standort tätig sind, reisen für den Betriebsausflug zunächst zur Unternehmenszentrale an.

Ergebnis: Diese Fahrtkosten – sowie ggf. im Zusammenhang mit der An- und Abreise entstehende Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten – gehören nicht zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung, sondern können nach den Reisekostenbestimmungen vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

Anders verhält es sich, wenn der Arbeitgeber für die an anderen Standorten tätigen Arbeitnehmer ein Busunternehmen beauftragt. Die Buskosten sind in die Gesamtkosten für die Betriebsveranstaltung einzubeziehen, da die auswärtigen Arbeitnehmer die Anreise nicht selbst organisiert haben.

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