Vollständige Entgeltunterlagen schützen vor Nachforderungen Bild: Haufe Online Redaktion

Die Dokumentationspflichten für Arbeitgeber sind so vielfältig wie das Sozialversicherungsrecht selbst. Das ordnungsgemäße Führen von Entgeltunterlagen gewinnt immer mehr an Bedeutung und kann Arbeitgeber vor Beitragsnachforderungen schützen.

Arbeitnehmer sind - abhängig vom ihrem Beschäftigungsumfang und ihrem Versicherungsstatus - in versicherungs-, melde- und beitragsrechtlicher Hinsicht unterschiedlich zu beurteilen. Für die Beurteilung müssen Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber verschiedene Angaben machen. Diese Angaben sind vom Arbeitgeber in den Entgeltunterlagen zu dokumentieren. Aber auch Nachweise des Arbeitnehmers gehören dazu, wenn sie zum Beispiel die Zugehörigkeit zu einem bestimmten Personenkreis belegen.

Sinn und Zweck der Entgeltunterlagen

Die Aufzeichnungen in den Entgeltunterlagen dienen insbesondere dem Betriebsprüfdienst der Rentenversicherung. Die Vorgaben hängen von der versicherungsrechtlichen Behandlung der Beschäftigung ab. Dem entsprechend ergeben sich hinsichtlich der Aufzeichnungs- und Nachweispflichten unterschiedliche Anforderungen. Die Dokumentationspflichten für geringfügig Beschäftigte sind dabei aufwendiger, als die für sozialversicherungspflichtig Beschäftigte. Außerdem ergeben sich zusätzlich zur Sozialversicherung Aufzeichnungspflichten nach den Mindestlohnbestimmungen.

Achtung: Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) überwacht, ob diese eingehalten werden.

Allgemeine Angaben in den Entgeltunterlagen

Die Standard-Parameter sind für jede Beschäftigung zu dokumentieren. Das gilt unabhängig davon, ob der Beschäftigte in den jeweiligen Versicherungszweigen versicherungspflichtig, versicherungsfrei oder von der der Versicherungspflicht befreit ist. Hierzu gehören Angaben wie beispielsweise über

  • das Arbeitsentgelt, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung,
  • das beitragspflichtige Arbeitsentgelt bis zur RV-BBG, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung,
  • die Einzugsstelle (Krankenkasse oder Minijob-Zentrale),
  • der vierstellige Beitragsgruppenschlüssel,
  • der Arbeitnehmeranteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag für jede Beitragsgruppe getrennt sowie
  • die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit und geleisteten Arbeitsstunden.

Angaben zum Status der Person

In den Entgeltunterlagen müssen Angaben enthalten sein, die für die Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von der Versicherungspflicht maßgebend sind. Hierzu gehören insbesondere Angaben des Beschäftigten zu seinem Status. Für den Arbeitgeber ist die Information wichtig, ob es sich beispielsweise um einen Schüler, einen Altersvollrentner vor oder nach Erreichen der Regelaltersgrenze, eine Hausfrau/Hausmann, einen beschäftigungslosen Arbeitsuchenden oder einen Studenten etc. handelt.

Konkrete Nachweise für bestimmte Personengruppen

Kurzfristiger Minijobber:

Erklärung des Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr sowie die Bestätigung, dass dem Arbeitgeber die Aufnahme weiterer Beschäftigungen angezeigt wird.

450-Euro-Minijobber:

  • Berechnung über die Ermittlung des regelmäßigen monatlichen Arbeitsentgelts
  • Erklärung des Beschäftigten über das Vorliegen weiterer Beschäftigungen sowie die Bestätigung, dass dem Arbeitgeber die Aufnahme weiterer Beschäftigungen angezeigt wird.
  • Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht nach § 6 Abs. 1b SGB VI.
  • Erklärung zum Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit für Altfälle mit Beschäftigungsbeginn vor 1.1.2013.
  • Bescheid der Minijob-Zentrale über die Feststellung der Sozialversicherungspflicht.

Einstellungsfragebögen erfüllen viele der für Minijobber verlangten Dokumentationspflichten.

Praxis-Tipp: Lassen Sie sich von Ihrem Minijobber erklären, ob er weitere Beschäftigungen ausübt. Stellt die Minijob-Zentrale aufgrund des Vorliegens mehrerer Minijobs Versicherungspflicht wegen Überschreitung der zulässigen Entgeltgrenze von 450 Euro fest, müssen Sie für zurückliegende Zeiträume keine Pflichtbeiträge nachzahlen, wenn Sie belegen können, dass der Arbeitnehmer das Vorliegen weiterer Beschäftigungen verneint hat.

Altersvollrentner/Ruhestandsbeamter:

  • Bescheid über die Altersvollrente bzw. der vergleichbaren Leistung.
  • Die Verzichtserklärung bei Altersvollrentnern, die nach dem Flexirentengesetz den Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit nach § 230 Abs. 9 Satz 2 SGB VI oder nach § 5 Abs. 4 Satz 2 SGB VI erklären.

Mitglieder berufsständischer Versorgungseinrichtungen (Ärzte, Apotheker, Architekten etc.):

Bescheid des Rentenversicherungsträgers über die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 SGB VI.

Werkstudent:

Immatrikulationsbescheinigung

Schüler:

Schulbescheinigung

Praktikant:

Auszug aus der Studien- oder Prüfungsordnung, die das Praktikum vorschreibt.

Zusätzliche Dokumentationspflichten nach dem Mindestlohngesetz für Minijobber

Nach dem Mindestlohngesetz sind Arbeitgeber für Minijobber verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages zu dokumentieren. Diese Aufzeichnungen sind ebenfalls sind zu den Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung zu nehmen. Die Einhaltung der  Mindestlohn­be­stimmungen kontrolliert die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS).

Schlagworte zum Thema:  Entgeltunterlagen, Arbeitgeberpflichten, Beitragsnachforderung, Betriebsprüfung, Geringfügige Beschäftigung

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