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| Dokumentationspflicht in Entgeltunterlagen

Schutz vor Beitragsnachzahlung durch vollständige Entgeltunterlagen

Vollständige Entgeltunterlagen schützen vor Nachforderungen
Bild: Haufe Online Redaktion

Entgeltunterlagen zu führen ist Pflicht. Arbeitgeber können nicht selbst entscheiden, ob sie Entgeltunterlagen führen oder nicht. Es ist genau geregelt, was wie in den Entgeltunterlagen zu dokumentieren ist. Wer sich daran hält, schützt sich ggf. vor Beitragsnachforderungen.

Die Entgeltunterlagen enthalten Angaben und Unterlagen zur Beschäftigung und zum Arbeitnehmer. Dazu zählen z. B. der Zeitraum, die Beschäftigungsart und die Personalien des Beschäftigten. Neben diesen allgemeinen und persönlichen Informationen zur Beschäftigung sind wichtige Daten für die sozialversicherungsrechtliche Bewertung zu dokumentieren.

Sinn und Zweck der Entgeltunterlagen

Die Aufzeichnungen in den Entgeltunterlagen dienen insbesondere dem Betriebsprüfdienst der Rentenversicherung. Die Vorgaben hängen von der versicherungsrechtlichen Behandlung der Beschäftigung ab. Dem entsprechend ergeben sich hinsichtlich der Auszeichnungs- und Nachweispflichten unterschiedlich umfangreiche Anforderungen. Die Dokumentationspflichten für geringfügig Beschäftigte sind sogar aufwendiger, als die für sozialversicherungspflichtig Beschäftigte.

Angaben in den Entgeltunterlagen

Die Standard-Parameter sind für jede Beschäftigung zu dokumentieren. Das gilt unabhängig davon, ob der Beschäftigte in den jeweiligen Versicherungszweigen versicherungspflichtig, versicherungsfrei oder von der der Versicherungspflicht befreit ist. Hierzu gehören Angaben wie beispielsweise über

  • das Arbeitsentgelt, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung,
  • das beitragspflichtige Arbeitsentgelt bis zur RV-BBG, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung,
  • die Einzugsstelle (Krankenkasse oder Minijob-Zentrale),
  • der vierstellige Beitragsgruppenschlüssel,
  • der AN-Anteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag für jede Beitragsgruppe getrennt,
  • die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit und geleisteten Arbeitsstunden.

Entgeltunterlagen für versicherungsfreie oder von der Versicherungspflicht befreite

Arbeitgeber müssen die für die Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht maßgebenden Angaben aufzeichnen. Sie müssen Nachweise zu den Entgeltunterlagen nehmen, aus denen die erforderlichen Angaben ersichtlich sind. Folgende Nachweise sind zwingend erforderlich:

PersonengruppeNachweise
Altersvollrentner/Ruhestandsbeamter
Bescheid über die Altersvollrente bzw. der vergleichbaren Leistung
Mitglieder berufsständischer Versorgungseinrichtungen (Ärzte, Apotheker, Architekten etc.)Bescheid des RV-Trägers über die Befreiung von der RV-Pflicht nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 SGB VI
WerkstudentImmatrikulationsbescheinigung
SchülerSchulbescheinigung
PraktikantAuszug aus der Studien- oder Prüfungsordnung, die das Praktikum vorschreibt


Geringfügig Beschäftigte in den Entgeltunterlagen

Auch kurzfristig und geringfügig entlohnt Beschäftigte gehören zu den Personen, die versicherungsfrei oder von der Versicherungspflicht befreit sind. Hier ist aber insbesondere für die s.g. 450-EUR-Minijobber ein erhöhter Dokumentationsaufwand erforderlich. Folgende Nachweise gehören in die Entgeltunterlagen:

PersonengruppeNachweise
Geringfügig entlohnt und kurzfristig BeschäftigteAngabe des Status (z. B. Schüler, Altersrentner, Hausfrau/Hausmann, beschäftigungsloser Arbeitsuchender, etc.)
Kurzfristig BeschäftigterErklärung des Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr sowie die Bestätigung, dass dem Arbeitgeber die Aufnahme weiterer Beschäftigungen angezeigt wird
Geringfügig entlohnt Beschäftigter
  • Berechnung des regelmäßigen monatlichen Arbeitsentgelts
  • Erklärung des Beschäftigten über das Vorliegen weiterer Beschäftigungen sowie die Bestätigung, dass dem Arbeitgeber die Aufnahme weiterer Beschäftigungen angezeigt wird
  • Antrag auf Befreiung von der RV-Pflicht nach § 6 Abs. 1b SGB VI
  • Erklärung zum Verzichts auf die RV-Freiheit für Altfälle mit Beschäftigungsbeginn vor 1.1.2013
  • Bescheid der Minijob-Zentrale / des RV-Trägers über die Feststellung der SV-Pflicht

Die Einstellungsfragebögen erfüllen viele der für geringfügig Beschäftigte verlangten Dokumentationspflichten.

Achtung: Stellt z. B. die Minijob-Zentrale aufgrund des Vorliegens mehrerer Minijobs Versicherungspflicht wegen Überschreitung der zulässigen Entgeltgrenze von 450 EUR fest, muss der Arbeitgeber für zurückliegende Zeiträume keine Pflichtbeiträge nachzahlen, wenn er belegen kann, dass der Arbeitnehmer das Vorliegen weiterer Beschäftigungen verneint hat.


Haufe Online Redaktion

Entgeltunterlagen, Arbeitgeberpflichten, Beitragsnachforderung, Betriebsprüfung, Geringfügige Beschäftigung

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