Gut geführte Entgeltunterlagen schützen vor Beitragsnachzahlungen

Arbeitgeber wissen es: "Mal so eben" einen Minijobber einzustellen, funktioniert nicht ohne verwaltungstechnischen Aufwand. Allein in der Sozialversicherung wird von ihnen erwartet, dass sie die Beschäftigung zu Beginn versicherungsrechtlich beurteilen, die Beschäftigung bei der zuständigen Einzugsstelle melden und Beiträge zu festgelegten Terminen zahlen. Gut geführte Entgeltunterlagen sind hier zu Dokumentationspflichten besonders wichtig und können am Ende auch vor Beitragsnachforderungen schützen.

Sinn und Zweck der Entgeltunterlagen

Die Aufzeichnungen in den Entgeltunterlagen dienen insbesondere dem Betriebsprüfdienst der Rentenversicherung. Die Vorgaben hängen von der versicherungsrechtlichen Behandlung der Beschäftigung ab. Dementsprechend ergeben sich hinsichtlich der Aufzeichnungs- und Nachweispflichten unterschiedlich umfangreiche Anforderungen. Die Dokumentationspflichten für Minijobber sind sogar aufwendiger, als die für sozialversicherungspflichtig Beschäftigte. Außerdem ergeben sich zusätzlich zur Sozialversicherung Aufzeichnungspflichten nach den Mindestlohnbestimmungen, deren Einhaltung von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) überwacht werden.

Rechtsgrundlagen für die Dokumentationspflichten

Nach dem Vierten Buch des Sozialgesetzbuches sind Arbeitgeber verpflichtet, Entgeltunterlagen zu führen. Welche Angaben und Unterlagen konkret in den Entgeltunterlagen enthalten sein müssen, ergibt sich aus der Beitragsverfahrensverordnung.

Entgeltunterlagen: Angaben zum Status der Person

In den Entgeltunterlagen müssen Angaben enthalten sein, die für die Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von der Versicherungspflicht maßgebend sind. Hierzu gehören insbesondere Angaben des Beschäftigten zu seinem Status. Für den Arbeitgeber sind die Informationen wichtig, ob es sich zum Beispiel um einen Schüler, einen Altersvollrentner vor oder nach Erreichen der Regelaltersgrenze, eine Hausfrau beziehungsweise Hausmann, einen beschäftigungslosen Arbeitsuchenden, einen Studenten etc. handelt. Der Nachweis ist, sofern möglich, durch entsprechende Dokumente zu erbringen (zum Beispiel Schulbescheinigung, Rentenbescheid oder Immatrikulationsbescheinigung).

Allgemeine Dokumentationspflichten für jede Beschäftigung

Die Standard-Parameter sind für jede Beschäftigung zu dokumentieren, und zwar unabhängig davon, ob der Beschäftigte in den jeweiligen Versicherungszweigen versicherungspflichtig, versicherungsfrei oder von der Versicherungspflicht befreit ist. Hierzu gehören Angaben wie beispielsweise über

• das Arbeitsentgelt, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung,
• das beitragspflichtige Arbeitsentgelt bis zur RV-BBG, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung,
• die Einzugsstelle (Krankenkasse oder Minijob-Zentrale),
• der vierstellige Beitragsgruppenschlüssel,
• der AN-Anteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag für jede Beitragsgruppe getrennt,
• die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit und geleisteten Arbeitsstunden.

Spezielle Dokumentationspflichten für 450-Euro-Minijobs

Für geringfügig entlohnte Beschäftigte ist ein erhöhter Dokumentationsaufwand erforderlich. Folgende Nachweise gehören bei diesem Personenkreis in die Entgeltunterlagen:

• Aufstellung über die Berechnung des regelmäßigen monatlichen Arbeitsentgelts.
• Nach dem Mindestlohngesetz: Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit.
• Erklärung des Beschäftigten über das Vorliegen weiterer Beschäftigungen sowie die Bestätigung, dass dem Arbeitgeber die Aufnahme weiterer Beschäftigungen angezeigt wird.
• Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht (§ 6 Abs. 1b SGB VI).
• Erklärung zum Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit für Altfälle mit Beschäftigungsbeginn vor 1. Januar 2013.
• Bescheid der Minijob-Zentrale über die Feststellung der Sozialversicherungspflicht.

Spezielle Dokumentationspflichten für kurzfristige Minijobs

Vor Beginn einer kurzfristigen Beschäftigung muss sich der Arbeitgeber vom Beschäftigten erklären lassen, ob und in welchem Umfang er bereits kurzfristige Beschäftigungen im laufenden Kalenderjahr ausgeübt hat. Außerdem muss er sich vom Arbeitnehmer bestätigen lassen, dass ihm die Aufnahme weiterer Beschäftigungen angezeigt wird.

Dokumentation: Einstellungsfragebogen bei Beschäftigungsbeginn hilft

Einstellungsfragebögen erfüllen viele der für geringfügig Beschäftigte verlangten Dokumentationspflichten. Stellt zum Beispiel die Minijob-Zentrale aufgrund des Vorliegens mehrerer Minijobs eine Versicherungspflicht wegen Überschreitung der zulässigen Entgeltgrenze von 450 Euro fest, muss der Arbeitgeber für zurückliegende Zeiträume keine Pflichtbeiträge nachzahlen, wenn er belegen kann, dass der Arbeitnehmer das Vorliegen weiterer Beschäftigungen verneint hat.

Elektronische Entgeltunterlagen ab 1. Januar 2022 verpflichtend

Die Digitalisierung in der Sozialversicherung schreitet immer weiter voran, sodass die papierhafte Verwaltung nach und nach beseitigt wird. Dies gilt auch für Entgeltunterlagen. Arbeitgeber sind ab Januar 2022 grundsätzlich verpflichtet, die Entgeltunterlagen, insbesondere für Zwecke der Betriebsprüfung, elektronisch vorzuhalten. Allerdings ist vorgesehen, dass sich Arbeitgeber bis zum 31. Dezember 2026 von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag bei dem zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen können.