Zu Unrecht gezahte Beiträge werden verrechnet oder erstattet. Bild: Haufe Online Redaktion

Nicht selten muss eine Entgeltabrechnung rückwirkend korrigiert werden. Wurden zu Unrecht oder zu hohe Sozialversicherungsbeiträge gezahlt, stellt sich für Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Frage: Was tun, um das Geld zurück zu bekommen? Die Lösung ist meist eine Verrechnung.

Die Verrechnung ist für Arbeitgeber weniger aufwendig, weil sie in der Regel automatisch über die Entgeltabrechnungssoftware erfolgt. Aber: Es kann nur innerhalb bestimmter Fristen verrechnet werden.

Verrechnung mit der laufender Beitragszahlung an Einzugsstelle 

Wie die tatsächliche Verrechnung überzahlter Beiträge zu erfolgen hat, ist in den Beitragsnachweis-Grundsätzen der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung geregelt. Danach können Beitragskorrekturen aus Vormonaten grundsätzlich über den aktuellen Beitragsnachweis(-Datensatz) abgewickelt werden. Daneben besteht die Möglichkeit, den ursprünglich übermittelten Beitragsnachweis-Datensatz zu stornieren (das Beitragssoll wird vollständig abgesetzt) und für denselben Zeitraum einen neuen Beitragsnachweis-Datensatz zu übermitteln. Die Abgabe eines Korrektur-Beitragsnachweises ist nicht zulässig.

Überzahlte Beiträge: Keine uneingeschränkte Verrechnung

Überzahlte Beiträge in voller Höhe (Beiträge waren gar nicht zu zahlen) dürfen nur innerhalb von 6 Monaten und solche in nicht voller Höhe (Beitragsteile wurden überzahlt) innerhalb von 24 Monaten verrechnet werden. Die Abwicklung erfolgt über das Beitragsnachweis-Verfahren. Die Frist beginnt mit dem Kalendermonat, der dem mit falschen Beiträgen belegten Kalendermonat folgt. Je nach Sachlage muss die Verrechnung mit der Beitragsnachweisung spätestens im 6 bzw. 24 Kalendermonate danach erfolgen.

Beispiele:

A) Im Beitragsmonat Mai 2017 wurden Beiträge in voller Höhe irrtümlich gezahlt.

Ergebnis:

Der maßgebende 6-Monatszeitraum endet am 30.11.2017, so dass spätestens mit der Beitragsnachweisung im November 2017 eine Verrechnung erfolgen muss.

B) Im Beitragsmonat Juni 2017 wurden Beitragsanteile falsch berechnet.

Ergebnis:

Der maßgebende 24-Monatszeitraum endet am 30.06.2019, so dass spätestens mit der Beitragsnachweisung im Juni 2019 eine Verrechnung erfolgen muss.

Überzahlte SV-Beiträge: Voraussetzungen für Verrechnung 

Der Arbeitgeber darf überzahlte Beiträge nur verrechnen, wenn

  • er sicherstellt, dass der Arbeitnehmer die von ihm getragen Beitragsanteile zurückerhält,
  • der Arbeitnehmer bei Verrechnung von Beiträgen in voller Höhe schriftlich erklärt, dass ihm kein Bescheid über eine Forderung eines Leistungsträgers (Krankenkasse, Pflegekasse, Rentenversicherungsträger, Agentur für Arbeit) vorliegt und
  • seit Beginn des Erstattungszeitraums keine Leistungen der Kranken-, Pflege-, Renten- oder Arbeitslosenversicherung gewährt wurden.

Bei der Verrechnung von Beitragsteilen muss sichergestellt sein, dass der überhöhte Betrag nicht der Bemessung von Geldleistungen an den Arbeitnehmer zu Grunde gelegt wurde. Indiz hierfür wäre, dass eine Bescheinigung des Arbeitgebers zur Berechnung des Kranken-/Übergangs- oder Mutterschaftsgeldes ausgestellt wurde.

Vorsicht: Verrechnung ausgeschlossen bei Betriebsprüfung 

Eine Beitragsverrechnung scheidet aus, soweit für den Erstattungszeitraum oder für Teile des Erstattungszeitraums eine Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung stattgefunden hat. In diesen Fällen ist zwingend ein Erstattungsantrag zu stellen, sofern der Betriebsprüfer das Guthaben nicht zur Verrechnung freigibt.

Alternative: Erstattungsantrag 

Sofern sich eine Verrechnung nicht anbietet, nicht zulässig oder z. B. wegen Zeitablaufs ausgeschlossen ist, werden zu Unrecht gezahlte Beiträge auf Antrag erstattet. Hierfür sollte der offizielle "Antrag auf Erstattung zu Unrecht gezahlter Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung aus einer Beschäftigung" der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung genutzt werden. Der Erstattungsantrag ist immer bei der zuständigen Einzugsstelle (Krankenkasse oder Minijob-Zentrale) zu stellen. Dies gilt selbst dann, wenn beispielsweise nur Rentenversicherungsbeiträge zurückgefordert werden. Die Einzugsstelle entscheidet nach den in den Erstattungsgrundsätzen genannten Kriterien, ob sie den Antrag gegebenenfalls zuständigkeitshalber zur weiteren Bearbeitung an den Rentenversicherungsträger oder die Agentur für Arbeit weiterleiten muss.

Schlagworte zum Thema:  Beiträge zur Sozialversicherung, Beitrag, Gesamtsozialversicherungsbeitrag

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