Für die UV-Jahresmeldung 2017 müssen sich die Arbeitgeber auf ein mehrstufiges Verfahren zur Übermittlung des digitalen Lohnnachweises einstellen. Die konkreten Prozessschritte sind nun auf Spitzenverbandsebene festgelegt worden. Vor dem Start sind arbeitgeberseitig einige Aufgaben umzusetzen.
Im Entgeltabrechnungsprogramm muss eine PIN erfasst werden, welche ab Herbst 2016 durch die Unfallversicherungsträger zugesandt wird. Außerdem muss der Arbeitgeber vorab seine Stammdaten hinsichtlich der Unfallversicherung abgleichen. Mit dem elektronischen UV-Lohnnachweis kann das politische Ziel erreicht werden, den bürokratischen Papierlohnnachweis abzuschaffen.
Prozessschritt 1: Eingabe der PIN
Der erste und wichtigste Schritt für Arbeitgeber erfolgt ab Herbst 2016. Dann versenden die Unfallversicherungsträger zusätzlich zum Lohnnachweis-Vordruck ein Schreiben mit einer PIN. Diese fünfstellige nummerische PIN muss in das Entgeltabrechnungsprogramm eingegeben werden. Hiermit identifiziert sich der Arbeitgeber im neuen Verfahren.
Achtung: Ohne die PIN ist eine Teilnahme am Verfahren und somit die Abgabe des neuen elektronischen UV-Lohnnachweises nicht möglich. Beim Arbeitgeber sollte die Weitergabe des PIN an den Sachbearbeiter in der Entgeltabrechnung deshalb unbedingt sichergestellt sein.
Prozessschritt 2: Abfrage der Stammdaten bei der Unfallversicherung
Vor der Übermittlung des elektronischen UV-Lohnnachweises muss der Arbeitgeber einen automatisierten Abgleich mit einer Stammdatendatei durchführen, die beim Spitzenverband der gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) eingerichtet wurde. Starten kann der Arbeitgeber mit diesem Abgleich ab dem 1. Dezember 2016. Aus dem Abrechnungsprogramm heraus sind dazu neben den Daten zum eigenen Unternehmen folgende Daten an die DGUV zu senden:
- Die Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers,
- die UV-Mitgliedsnummer und die
- eingegebene PIN .
Prozessschritt 3: Rückmeldung der Stammdaten durch die UV
Die DGUV übersendet als Antwort auf die vom Arbeitgeber übermittelte Abfrage die für ihn richtigen Daten. Diese gemeldeten Daten bilden die Basis für die Zuordnung der Arbeitnehmer zu den Gefahrtarifstellen. Neben der Rückmeldung der Gefahrtarifstellen wird auch eine Aussage getroffen, nach welchem Maßstab die Beiträge berechnet werden (z. B. nach Entgelt oder Köpfen).
Zusätzliches Vorverfahren notwendig
Hintergrund dieser zusätzlichen Prozessschritte sind die negativen Erfahrungen aus dem ersten Versuch eines maschinellen Lohnnachweises. Ursprünglich sollte die Rentenversicherung aus eingehenden Entgeltmeldungen maschinelle Lohnnachweise an die Berufsgenossenschaften senden. Dieses Verfahren scheiterte unter anderem daran, weil Arbeitgeber eine falsche Zuordnung der Arbeitnehmer zu den Gefahrtarifstellen vorgenommen hatten. Durch diese fehlerhaften Stammdaten wurden falsche Lohnnachweise produziert.
Daher müssen künftig vor der Übermittlung des elektronischen UV-Lohnnachweises die Stammdaten mit der Unfallversicherung abgeglichen werden. Dies bedeutet für einige Arbeitgeber beim erstmaligen Abgleich in diesem Jahr einen Mehraufwand, da fehlerhafte Zuordnungen zu korrigieren sind.
Prozessschritt 4: Meldung des elektronischen UV-Lohnnachweises
Auf Grundlage der von der DGUV zurückgemeldeten Stammdaten hat der Arbeitgeber bis zum 16. Februar den UV-Lohnnachweis mit den Daten des Vorjahres abzugeben. Ab 2019 wird der elektronische UV-Lohnnachweis die alleinige Grundlage für die Feststellung der Beitragsschuld. Bis dahin bleibt der Papierlohnnachweis parallel bestehen, damit durch "Kinderkrankheiten" in dem neuen Verfahren nicht die Finanzierung der Unfallversicherung durcheinander gebracht wird.
BE gemeinsames Meldeverfahren
Die Ergebnisniederschrift zur Besprechung der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung zu Fragen des gemeinsamen Meldeverfahrens am 29. Juni 2016 (TOP 1) sowie das gemeinsame Rundschreiben „Meldeverfahren zur Sozialversicherung“ werden folgen.
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