Betriebliche Weihnachtsfeier: Lohnsteuerpflicht vermeiden

Zur Weihnachtszeit gewähren viele Firmen Ihren eigenen Mitarbeitern bzw. Mitarbeitern anderer Unternehmen, mit denen Geschäftsbeziehungen bestehen, Sachzuwendungen bzw. Geschenke. Das Lohnsteuerecht bietet verschiedene Möglichkeiten für eine steuergünstige Gestaltung. Geldgeschenke hingegen sind immer in vollem Umfang steuerpflichtig. 

Geschenke an Mitarbeiter

Wenn Sie Sachgeschenke an eigene Mitarbeiter verteilen wollen, so bietet sich dafür zunächst die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 44 EUR an. Sofern Sie diese Grenze im Dezember noch nicht für andere Sachleistungen an die Mitarbeiter genutzt haben, können sie bis zu diesem Wert Sachgeschenke steuer- und sozialversicherungsfrei überlassen. Maßgebend ist der um übliche Preisnachlässe geminderte Endpreis des Geschenks. 

Zu Weihnachten nicht in Betracht kommt die Steuerbefreiung für sog. Aufmerksamkeiten bis 40 EUR. Diese Begünstigung gilt nur für persönliche Ereignisse, wie z. B. Geburtstage Hochzeiten. Weihnachten ist kein derartiges persönliches Ereignis. 

Pauschale Versteuerung mit 30 %

Für Geschenke an eigene Mitarbeiter und an Geschäftsfreunde gibt es zudem die Möglichkeit der pauschalen Steuerübernahme mit einem Steuersatz von 30 %. Denken Sie an diese Regelung insbesondere auch bei Weihnachtsgeschenken an Ihre Geschäftspartner und deren Arbeitnehmer. Die Steuerübernahme ist zwar keine Pflicht, wird aber in Lohnsteueraußenprüfungen gerne aufgegriffen, weil sonst unliebsame Überraschungen beim Empfänger auftreten können. 

Achtung: Das Wahlrecht muss für die jeweilige Gruppe einheitlich für alle Zuwendungen eines Jahres ausgeübt werden. Einzubeziehen sind nach Verwaltungsauffassung alle Geschenke und Incentives mit Ausnahme von sog. Streuwerbeartikeln mit Anschaffungskosten von maximal 10 EUR. 

Weihnachtsfeier ist eine Betriebsveranstaltung

Oftmals erfolgt die Übergabe von Geschenken auch anlässlich der Weihnachtsfeier des Unternehmens. Übliche Betriebsveranstaltungen wie Weihnachtsfeiern und Betriebsausflüge sind grundsätzlich steuerfrei. Üblich in diesem Sinne sind bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr mit Zuwendungen je Arbeitnehmer und je Veranstaltung bis zu einer Freigrenze von 110 EUR (einschließlich der Umsatzsteuer). 

Zu den üblichen Zuwendungen des Arbeitgebers, die in die Prüfung der Freigrenze einbezogen werden, gehören u.a. die Kosten für:

• Speisen und Getränke;

• Übernachtungs- und Fahrtkosten;
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen, für Räume, Musik, Kegelbahnen und
• für Geschenke. 

Das Überreichen von Geschenken ist damit zwar grundsätzlich steuerfrei möglich, allerdings nur für Sachgeschenke und nur bis zu einem Wert von 40 EUR. Der Betrag für das Geschenk wird in die Prüfung der 110-EUR-Freigrenze für Betriebsveranstaltungen einbezogen. Für Feier, Essen und Trinken bleibt somit nur noch der Restbetrag übrig. 

Steuerfreiheit durch Pauschalierung mit 25 %

Wird die 110-EUR-Grenze überschritten oder werden größere Sachgeschenke (über 40 EUR) anlässlich der Betriebsfeier zugewendet, so ist eine Pauschalierung mit einem Pauschsteuersatz von 25 % möglich. 

Barzuwendungen sind aber sowohl von der Steuerfreiheit im Rahmen der 110-EUR-Grenze als auch von der 25 %-Pauschalierung ausgenommen. 

Tipp: Zur Frage, ob die Freigrenze in Höhe von 110 EUR für Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung an die wirtschaftliche Entwicklung und die veränderten Gepflogenheiten anzupassen ist, sind vor dem Bundesfinanzhof derzeit verschiedene Revisionsverfahren anhängig (Az. beim BFH: VI R 79/10, VI R 93 bis 96/10 und VI R 7/11). Der Bundesfinanzhof hat in diesen Verfahren zu entscheiden, ob die Freigrenze angesichts der letzten Erhöhung der Freigrenze im Jahr 1993 noch angemessen ist. Allgemein wird erwartet, dass sich der Bundesfinanzhof für eine Erhöhung der Freigrenze z. B. auf 125 EUR oder gar 150 EUR je Arbeitnehmer ausspricht.

Entsprechende Sachverhalte sollten bis zum Abschluss der Revisionsverfahren offen gehalten werden. Bei Nachversteuerungen durch die Lohnsteuer-Außenprüfung geschieht dies durch  Einspruch gegen Nachforderungs- oder Haftungsbescheide bzw. durch Einspruch gegen die entsprechenden Lohnsteueranmeldungen falls die Versteuerung durch den Arbeitgeber vorgenommen wurde.