Steuerfreie Erstattung von Telefonkosten bei Auswärtstätigkeit

Im Urteilsfall führte der Kläger - ein Marinesoldat - während eines längeren Auslandseinsatzes an den Wochenenden 15 Telefongespräche mit seiner Lebensgefährtin und Angehörigen für insgesamt 252 EUR. Die Telefonkosten machte er vergeblich in seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend, das Finanzamt lehnte den Werbungskostenabzug ab.

Er reichte Klage ein und der BFH gab ihm recht: Zwar handele es sich bei den Aufwendungen für Telefonate privaten Inhalts - etwa mit Angehörigen und Freunden - regelmäßig um steuerlich unbeachtliche Kosten der privaten Lebensführung. Aber nach einer mindestens einwöchigen Auswärtstätigkeit lassen sich notwendige private Dinge aus der Ferne nur durch über den normalen Lebensbedarf hinausgehende Mehrkosten regeln. Die dafür anfallenden Aufwendungen können deshalb - abweichend vom Regelfall - als beruflich veranlasster Mehraufwand der Erwerbssphäre zuzuordnen sein (BFH, Urteil vom 5.7.2012, VI R 50/10).

Steuerfreie Arbeitgebererstattung der Telefonkosten möglich

Nach unserer Einschätzung ist die Entscheidung zu den Telefonkosten auch auf Arbeitgeberseite anwendbar: Ein Arbeitgeberersatz für private Telefonkosten bei einer mindestens einwöchigen Dienstreise erscheint steuerfrei möglich. Dienstliche Telefongespräche können ohnehin in nachgewiesener Höhe uneingeschränkt vom Arbeitgeber übernommen werden. Ohne weitere Prüfung kann der Arbeitgeber bis zu 20 % der Rechnung, höchstens 20 EUR monatlich steuerfrei ersetzen, wenn dem Mitarbeiter erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen entstehen (R 3.50 Abs. 2 Satz 4 LStR).

Steuertipp: Steuerfreie Privatnutzung des Geschäftshandys

Für Mitarbeiter ist in vielen Fällen eine andere Form der Beteiligung an den Telefonkosten des Arbeitgebers viel lukrativer: Die private Nutzung betrieblicher Datenverarbeitungsgeräte ist nämlich insgesamt steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG). Dazu gehören u. a. Telefone, Handys und Smartphones. Die Steuerfreiheit gilt zum Beispiel auch dann, wenn der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter ein Mobiltelefon zur ständigen privaten Nutzung überlässt. Damit könnten dann steuerfreie Privatgespräche bei Auswärtstätigkeiten in beliebiger Länge und Häufigkeit geführt werden.

Entscheidend ist, dass es sich um einen betriebliches Gerät handelt, das heißt das Datenverarbeitungsgerät muss Eigentum des Arbeitgebers bleiben und spätestens beim Ausscheiden zurückgegeben werden. Ist dies der Fall, so ist es für die Steuerfreiheit der Privatnutzung unerheblich, in welchem Verhältnis die berufliche Nutzung zur privaten Mitbenutzung steht.