Zu Beginn des Bescheinigungsverfahrens A1 wurde von Arbeitgebern mitunter beklagt, dass das Verfahren im Entgeltabrechnungsprogramm eingebunden wurde. Jedoch werden Dienstreisen organisatorisch oftmals nicht in der Entgeltabrechnung betreut.
Insbesondere der Impuls, also der geplante Beginn der Dienstreise in das EU-Ausland, erfolgt mitunter nicht unter Einbindung der Entgelt-abrechnenden Stelle. Eine innerbetriebliche Kommunikation ist hier aber zwingend erforderlich.
A1-Bescheinigung: Schnittstellen innerhalb der Betriebsstrukturen erforderlich
In Fällen einer organisatorischen Abwicklung außerhalb der für die Abrechnung zuständigen Abteilung waren Voraussetzungen zu schaffen, damit Mitarbeiter, die bislang keinen Bezug zum Entgeltabrechnungsprogramm hatten, das elektronische A1-Verfahren durchführen können. Zudem mussten mitunter Schnittstellen geschaffen werden, damit die Antragsdaten und die zurückgemeldete A1-Bescheinigung zwischen beiden Bereichen transferiert werden können.
A1-Formular: Verstärkte Prüfungen im EU-Ausland spürbar
Neben den internen Herausforderungen berichten Arbeitgeber von verstärkten Prüfungen im EU-Ausland. Mitarbeiter werden an Flughäfen abgefangen oder die Prüfer lassen sich an der Hotelrezeption die Gästeliste zeigen und gehen gezielt auf Dienst- und Geschäftsreisende zu. Liegt die A1-Bescheinigung nicht vor, drohen empfindliche Verwarnungsgelder.
A1: Österreich und Frankreich akzeptieren als Nachweis den Antrag
Insbesondere in Österreich und Frankreich nehmen die Prüfungen zu. Hier gibt es allerdings einen Kompromiss. Von einer Geldstrafe wird abgesehen, sofern nachgewiesen werden kann, dass die A1-Bescheinigung vor der Entsendung beantragt wurde.
Elektronische Antragsbestätigung
Im Papierverfahren konnte dem Arbeitnehmer hierfür eine Kopie des Antrags mitgegeben werden. Dies ist im elektronischen Verfahren nicht mehr möglich.
Die Entgeltabrechnungsprogramme erstellen seit dem 1. Januar 2020 auf Grundlage der Quittierung des Kommunikationsservers über die technische Annahme des A1-Antrages eine elektronische Antragsbestätigung. Arbeitgeber erhalten so unmittelbar nach Antragstellung eine Bestätigung, was insbesondere bei kurzfristigen Dienstreisen hilfreich ist.
Inhalte der elektronischen Antragsbestätigung
Die erforderlichen Inhalte der elektronischen Antragsbestätigung wurden mit Österreich abgestimmt. Im Wesentlichen sind dies Angaben zum Arbeitnehmer, zum Arbeitgeber und zur Entsendung sowie das Antragsdatum.
Ausgestaltung der elektronischen Antragsbestätigung in den Gemeinsamen Grundsätzen
Damit die Antragsbestätigung bei Prüfungen anerkannt wird, muss ein einheitliches Erscheinungsbild sichergestellt sein. Die Form der Bestätigung wird in den Gemeinsamen Grundsätzen für das A1-Verfahren festgelegt.