Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) 2022

Die papierhafte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung sollte ab Mitte 2022 der Geschichte angehören und durch ein elektronisches Verfahren (eAU) abgelöst sein. Technische Probleme und die Auswirkungen der Coronapandemie sorgen nun dafür, dass der Echteinsatz für Arbeitgeber verschoben wurde.

Mit dem Verfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) müssen Arbeitnehmende ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zukünftig nicht mehr beim Arbeitgeber vorzeigen. Stattdessen stellen die Krankenkassen die entsprechenden Arbeitsunfähigkeitsdaten elektronisch zur Verfügung, welche die Arbeitgeber dann elektronisch abrufen.

eAU: Echteinsatz auf 2023 verschoben 

Die Einführung einer elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hat der Bundestag bereits am 18. September 2019 im Bürokratieentlastungsgesetz III beschlossen. Ursprünglich sollte sie bereits zum 1. Januar 2022 starten. Nachdem der Termin für den Echteinsatz auf den 1. Juli 2022 verschoben wurde, kündigt sich jetzt eine weitere Verschiebung an. Mit dem "Entwurf eines Gesetzes zur Verlängerung von Sonderregelungen im Zusammenhang mit der Covid-19-Pandemie beim Kurzarbeitergeld und anderer Leistungen" (lesen Sie dazu "Kurzarbeitergeld: Sonderregelungen und Bezugsdauer werden verlängert") soll die Pilotphase der eAU bis zum 31. Dezember 2022 verlängert werden.

Begründet wird das mit den Auswirkungen der Coronapandemie, die zu einer Verzögerung der technischen Umsetzung für die eAU bei den Ärztinnen und Ärzten führt. Viele Unternehmen wissen zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht, wie die Umsetzung in der Praxis erfolgen soll. Wir erklären Ihnen im Folgenden, wie es laufen soll, wenn alle Beteiligten bereit sind.

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Digital ersetzt Papier

Zurzeit wird der Arbeitgeber noch über die ärztliche Krankschreibung des Arbeitnehmenden informiert, indem dieser die typische gelbe Bescheinigung vorlegt oder per Post schickt. Die Einführung einer elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung soll Unternehmen und Mitarbeitende künftig entlasten - der gelbe Schein wird jedoch auch zukünftig nicht ganz passé sein.

eAU Schritt 1: Arzt meldet an die Krankenkasse

Im ersten Schritt stellt der Arzt oder die Ärztin die Arbeitsunfähigkeit (AU) des Arbeitnehmenden fest und übermittelt die notwendigen Daten, die sich bisher auch auf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papier befunden haben, elektronisch an die zuständige Krankenkasse des Arbeitnehmenden. Grundsätzlich gilt das Verfahren seit dem 1. Januar 2022 bereits für alle Vertragsärzte und Vertragsärztinnen, die technisch dazu in der Lage sind. Für diese bedeutet das, dass sie bis zum Ende der Pilotphase (31. Dezember 2022) neben der digitalen Übermittlung der AU-Daten an die Krankenkassen weiterhin die Papierbescheinigung ausstellen müssen, damit der Patient diese an seinen Arbeitgeber weiterleiten kann.

Schritt 2: Arbeitnehmende informieren Arbeitgeber

Der Arbeitnehmende unterrichtet seinen Arbeitgeber über die festgestellte Arbeitsunfähigkeit. Dazu händigt er dem Arbeitgeber aber nicht mehr wie bisher die Bescheinigung in Papier aus, sondern der Arbeitgeber wendet sich an die Krankenkasse und ruft die Daten elektronisch ab. 

Schritt 3: Datenabruf des Arbeitgebers bei der Krankenkasse

Nachdem der Arbeitgeber von seinem Arbeitnehmenden über die Arbeitsunfähigkeit informiert wurde, ruft er die Daten bei der zuständigen Krankenkasse ab. Diese hält folgende Informationen für ihn bereit:

  • Name des/der Beschäftigten,
  • Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit,
  • Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit,
  • Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung und 
  • Angabe, ob Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Arbeitsunfähigkeit auf einem Arbeitsunfall oder sonstigen Unfall oder auf den Folgen eines Arbeitsunfalls oder sonstigen Unfalls beruht.

Seit dem 1. Januar 2022 läuft ein gesetzliches Pilotverfahren: Arbeitgeber, die bereits technisch dazu in der Lage sind, können die AU-Daten elektronisch abrufen.

Digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Umstellung in Unternehmen nötig

Durch den Wegfall des gelben Zettels müssen Unternehmen ihren bisherigen Prozess neu bewerten. Bislang war es nicht unüblich, dass auf Grundlage der AU-Bescheinigungen entsprechende Fehlzeiten in der Zeiterfassung gespeichert wurden. Künftig müssen auf Grundlage der Krankmeldung des Mitarbeitenden proaktiv die AU-Daten von der Entgeltabrechnung abgerufen werden. Soweit der Mitarbeitende sich in der Produktionseinheit krankgemeldet hat, müssen Maßnahmen ergriffen werden, damit diese Information zeitnah – und im Idealfall in elektronischer Form – die Abrechnung erreicht. 

Herausforderungen bei Steuerberatern und dienstleistenden Rechenzentren

Eine richtig harte Nuss haben die beauftragten Stellen zu knacken. Diese müssen künftig sicherstellen, dass sie vom Mandanten Informationen darüber erhalten, welche Arbeitnehmenden sich krankgemeldet haben und wer davon länger als drei Tage krank sein wird, sofern keine Verpflichtung besteht, bereits ab dem ersten Tag die Arbeitsunfähigkeit durch einen Arzt feststellen zu lassen. Abhängig von dieser Information müssen dann die AU-Daten bei den Krankenkassen abgerufen werden. 

Krankmeldung: Vorlagepflicht entfällt, Meldepflicht bleibt

Mitarbeitende haben weiterhin die Pflicht, dem Arbeitgeber ihre Arbeitsunfähigkeit zu melden und diese ärztlich feststellen zu lassen. Beschäftigte sind grundsätzlich nach dem dritten Tag ihrer Arbeitsunfähigkeit verpflichtet, dem Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen (siehe § 5 Abs. 1 Satz 2 EntgFG). Der Arbeitgeber darf sogar am ersten Tag ein Attest fordern. Immer wieder kommt es in der Praxis zu Auseinandersetzungen darüber, ob die AU-Bescheinigung pünktlich vorgelegt wurde. Diese Pflicht des Arbeitnehmenden zur Vorlage entfällt künftig.

Arbeitnehmende erhalten auch zukünftig Nachweis in Papier

Auch nach Ablauf der Pilotphase haben Arbeitnehmende weiterhin Anspruch darauf, dass der Arzt oder die Ärztin ihnen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papier aushändigt. Damit bleibt dem Arbeitnehmenden die Papierbescheinigung als gesetzlich vorgesehenes Beweismittel mit dem ihr von der Rechtsprechung zugebilligten hohen Beweiswert erhalten, um insbesondere in Störfällen (etwa einer fehlgeschlagenen Übermittlung im elektronischen Verfahren) das Vorliegen der Arbeitsunfähigkeit als Voraussetzung der Entgeltfortzahlung außerprozessual und prozessual nachzuweisen. Laut Gesetzgeber soll an dieser Papierbescheinigung festgehalten werden, bis ein für den Nachweis der Arbeitsunfähigkeit gegenüber dem Arbeitgeber geeignetes elektronisches Äquivalent dazu mit gleich hohem Beweiswert zur Verfügung steht. 

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: kein vollständiger Umstieg im Verfahren

Arbeitgeber, Steuerberater und dienstleistende Rechenzentren müssen überdies beachten, dass trotz der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung die "alte Welt" bei bestimmten Lebenssachverhalten weiter bestehen bleibt. Das neue Verfahren gilt nicht für privat krankenversicherte Arbeitnehmende. Der Gesetzgeber nennt außerdem folgende Ausnahmen von der Teilnahme am elektronischen Verfahren bei festgestellter Arbeitsunfähigkeit:

  • Minijobs in Privathaushalten.
  • Fälle, in denen die Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch einen Arzt erfolgt, der nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt.

Auch Minijobber nehmen am elektronischen Verfahren teil

Der Abruf der Daten durch den Arbeitgeber bei der zuständigen Krankenkasse erfolgt auch für Arbeitnehmende, die auf Minijob-Basis beschäftigt sind. In der Regel kennt der Arbeitgeber die Krankenkasse bisher nicht, weil er ausschließlich mit der Minijob-Zentrale als zuständiger Einzugsstelle kommuniziert. Aus diesem Grunde ist es zukünftig auch erforderlich, dass Minijobber Angaben zu ihrer Krankenkasse machen. Dafür bietet sich die Abfrage bereits bei Beschäftigungsbeginn im Einstellungsfragebogen an.

Weniger Bürokratie und weniger Konflikte zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Vorausgesetzt, dass überall die entsprechenden technischen Voraussetzungen vorliegen, werden mit der Einführung der elektronischen AU-Bescheinigung nicht nur der bürokratische Aufwand, den die manuelle Bearbeitung und Übermittlung papiergebundener Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen erfordert, minimiert. Es können so auch Konflikte zur Frage, ob die AU-Bescheinigung rechtzeitig vorlag, zukünftig vermieden werden.


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