Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Die Einführung einer elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist beschlossene Sache. Arbeitsunfähigkeitsdaten können künftig digital angefordert werden. Was Arbeitgeber durch die Änderung beachten müssen.

Arbeitsunfähigkeitsdaten sollen künftig bei der Krankenkasse elektronisch abrufbar sein. Dies ist einer der Punkte des Bürokratieentlastungsgesetz III, das der Bundestag am 18. September 2019 beschlossen hat. Das Gesetz sieht darüber hinaus weitere Erleichterungen insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen vor.  

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Digital ersetzt Papier

Zurzeit wird der Arbeitgeber noch über die ärztliche Krankschreibung des Arbeitnehmers informiert, indem dieser die typische gelbe Bescheinigung vorlegt oder per Post schickt. Dafür werden Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen noch immer in Papierform erstellt und bearbeitet. Diese längst nicht mehr zeitgemäße Lösung soll sich künftig ändern. Entlastung für Unternehmen und Mitarbeiter soll die Einführung einer elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bringen. Arbeitgeber werden damit ab dem 1. Januar 2022 eingebunden in das bereits beschlossene elektronische Verfahren zur Übermittlung von Arbeitsunfähigkeitsdaten durch die Ärzte an die Krankenkassen.

Digitale Übermittlung durch die Krankenkassen

Künftig soll der Arbeitgeber somit digital über Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit seines gesetzlich versicherten Arbeitnehmers informiert werden und ebenso darüber, wann die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ausläuft. Die Krankenversicherung, die ohnehin die Daten durch den Arzt erhält, soll die AU-Daten zum Abruf bereitstellen.

Abrufverfahren mit den Krankenkassen

Sofern der Arbeitgeber Kenntnis erlangt, dass der Arbeitnehmer beim Arzt war und dieser eine Arbeitsunfähigkeit festgestellt hat, ist er berechtigt, die Daten bei der Krankenkasse abzurufen. Dieser Abruf erfolgt mit dem Entgeltabrechnungsprogramm. Die elektronischen Daten des Arztes, die bei der Krankenkasse vorliegen, liegen nach dem Abruf in elektronischer Form im Abrechnungsprogramm vor.

Digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Umstellung der Prozesskette in den Unternehmen 

Durch den Wegfall des gelben Zettels müssen Unternehmen ihren bisherigen Prozess neu bewerten. Bislang war es nicht unüblich, dass auf Grundlage der AU-Bescheinigungen entsprechende Fehlzeiten in der Zeiterfassung gespeichert wurden. Künftig müssen auf Grundlage der Krankmeldung des Mitarbeiters proaktiv die AU-Daten von der Entgeltabrechnung abgerufen werden. Soweit der Mitarbeiter sich in der Produktionseinheit krankgemeldet hat, müssen Maßnahmen ergriffen werden, damit diese Information zeitnah – und im Idealfall in elektronischer Form – die Abrechnung erreicht. 

Herausforderungen bei Steuerberatern und dienstleistenden Rechenzentren

Eine richtig harte Nuss haben die beauftragten Stellen zu knacken. Diese müssen künftig sicherstellen, dass sie vom Mandanten Informationen darüber erhalten, welche Arbeitsnehmer sich krankgemeldet haben und wer davon länger als drei Tage krank sein wird, sofern keine Verpflichtung besteht, bereits ab dem ersten Tag die Arbeitsunfähigkeit durch einen Arzt feststellen zu lassen. Abhängig von dieser Information müssen dann die AU-Daten bei den Krankenkassen abgerufen werden. 

Krankmeldung: Vorlagepflicht entfällt, Meldepflicht bleibt

Der Arbeitnehmer ist grundsätzlich ab dem dritten Tag seiner Arbeitsunfähigkeit verpflichtet, dem Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen. Der Arbeitgeber darf sogar am ersten Tag ein Attest fordern. Immer wieder kommt es in der Praxis zu Auseinandersetzungen darüber, ob die AU-Bescheinigung pünktlich vorgelegt wurde. Diese Pflicht des Arbeitnehmers zur Vorlage entfällt künftig.

Was allerdings - zumindest vorerst - bleibt, ist ein Zettel, den der Arbeitnehmer vom Arzt erhält: eine Papierbescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit als gesetzlich vorgesehenes Beweismittel. Außerdem hat der Arbeitnehmer weiterhin die Pflicht, dem Arbeitgeber seine Arbeitsunfähigkeit zu melden und diese ärztlich feststellen zu lassen. 

Störfälle kennen und richtig reagieren

Dieses Beweismittel ist insbesondere dann relevant, wenn im Verfahren ein Störfall vorliegt. Neben technischen Problemen funktioniert das Verfahren auch dann nicht, sofern der Arbeitnehmer aufgrund eines Krankenkassenwechsels beim Arzt die ungültige Chipkarte vorlegt. Diese Störfälle sollen durch optimale Rahmenbedingungen in der Arztpraxis möglichst vermieden werden. Dennoch müssen Arbeitgeber in diesen Fällen aufklären, aus welchem Grund der Abruf bei der Krankenkasse nicht funktioniert.

Kein vollständiger Umstieg im Verfahren

Arbeitgeber, Steuerberater und dienstleistende Rechenzentren müssen überdies beachten, dass trotz der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung die "alte Welt" bei bestimmten Lebenssachverhalten weiter bestehen bleibt. Das neue Verfahren gilt nicht für privat krankenversicherte Arbeitnehmer. Überdies ist noch unklar, ob der Gesetzgeber die Zeiten der stationären Behandlung mitberücksichtigen wird. Insoweit muss vor einem Abruf auch geklärt werden, ob Daten bei der Krankenkasse vorliegen können. 

Besonderheiten bei Minijobs

Bei geringfügig Beschäftigten sind Meldungen und Beitragsnachweise nicht an eine Krankenkasse, sondern an die Minijob-Zentrale zu senden. Die Krankenkasse ist bislang bei den Aushilfen irrelevant und in der Regel dem Arbeitgeber nicht bekannt. Aber auch für diese Arbeitnehmer liegen die AU-Daten bei der Krankenkasse. Angedacht ist derzeit, dass Arbeitgeber die AU-Daten über die Minijob-Zentrale bei der Krankenkasse abrufen. Hierfür müssen Arbeitgeber vorab in den Meldungen an die Minijob-Zentrale die zuständige Krankenkasse angeben. Für das Verfahren ist es künftig erforderlich, bei Einstellung einer Aushilfe die Krankenkasse abzufragen.

Weniger Bürokratie und weniger Konflikte zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Abgesehen vom bürokratischen Aufwand, den die manuelle Bearbeitung und Übermittlung papiergebundener Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen erfordert, können Konflikte zur Frage, ob die AU-Bescheinigung rechtzeitig vorlag, durch die Einführung einer elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zukünftig vermieden werden.


Das könnte Sie auch interessieren:

Urlaub und Krankschreibung: Was arbeitsrechtlich zu beachten ist

Arbeiten trotz Krankschreibung: Erlaubt oder nicht?

Kranke Mitarbeiter nicht zum Personalgespräch verpflichtet