Prozessoptimierung in der Entgeltabrechnung / 2.2 ESS: Die Mitarbeiter beteiligen

Etliche entgeltrelevante Daten müssen die Beschäftigten selbst zuliefern. Zu Beginn der Beschäftigung sind das zunächst die notwendigen Stammdaten, welche später eher selten Änderungen erfahren. Während der Beschäftigung müssen auch bestimmte Bewegungsdaten durch die Beschäftigten mitgeteilt werden, z. B. Krankheit oder Urlaub. Die Zulieferung all dieser Daten geschieht leider oftmals in unstrukturierter Form, beispielsweise durch Personalfragebögen auf Papier, Mitteilungen per E-Mail oder Telefon. Eine sehr wirksame Form der Datenübertragung stellen sog. Employee Self Services (ESS) dar. Sie ermöglichen die Eingabe notwendiger Daten über ein Mitarbeiterportal, welches an die HR- und Payroll-Systeme angebunden ist. Die Mitarbeiter arbeiten auf diese Weise aktiv an der Abwicklung der Entgeltabrechnung mit und nehmen den Fachkräften in den Personalabteilungen ein gutes Stück Arbeit ab. Es ist deshalb empfehlenswert, den Einsatz eines Mitarbeiterportals zu überprüfen.