7 Tipps für professionelles Workforce Management

Unternehmen in Deutschland leiden unter dem stark zunehmenden Fachkräftemangel. Für viele bedeutet dieser ein großes Risiko für ihre Geschäftsentwicklung. Zusätzlich fordern volatile Märkte mit unvorhersehbaren Preisänderungen und schwankender Nachfrage Unternehmen in ihrer Produktionsplanung heraus.

HR-Software für die neue Arbeitswelt

Eine weitere Herausforderung bringen die geänderten Bedürfnisse und Wünsche der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer mit. Die Beschäftigten fordern von ihrer Arbeitsstelle deutlich mehr als früher: Sie wollen künftig Beruf und Privatleben stärker aufeinander abstimmen sowie selbstbestimmter und flexibler arbeiten.

Ein modernes Workforce Management in Form einer Software-Lösung unterstützt Unternehmen dabei, die Wünsche ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ihren unternehmerischen Interessen abzustimmen. Dafür bedarf es mehr als nur einer Personalplanung in einer klassischen Excel-Tabelle, wie sie noch in vielen Unternehmen üblich ist. Über eine Lösung für Workforce Management binden Arbeitgeber beispielsweise ihre Beschäftigten per Employee-Self-Service in ihre Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft ein. Das ermöglicht den Mitarbeitenden mehr Selbstbestimmung und hilft den Arbeitgebern, sich als attraktives Unternehmen zu positionieren.

Sieben Tipps für die Wahl einer Workforce-Management-Lösung

Damit die eingesetzte Workforce-Management-Lösung einen wirklichen Mehrwert für das Unternehmen und seine Mitarbeitenden bietet, ist es wichtig, dass sie die Anforderungen und Bedürfnisse aller Beteiligten abdeckt. Deshalb sollten Unternehmen bei der Softwareauswahl diese sieben Punkte berücksichtigen:

1. Ermitteln und beschreiben Sie die Ziele und Anforderungen der künftigen Nutzerinnen und Nutzer. Das bietet auch die Gelegenheit, bestehende Prozesse und Arbeitsabläufe auf ihre Effektivität und Effizienz hin zu überprüfen. Definieren Sie dafür Meilensteine und binden Sie frühzeitig die Führungskräfte mit ein, beispielsweise in Workshops und Schulungen für das System. Als Multiplikatoren sind Führungskräfte entscheidend für die Akzeptanz einer neuen Lösung und den damit verbundenen strukturellen Veränderungen und Prozessen. Denn Projekte für Workforce Management betreffen nahezu alle Fachbereiche. Ohne breite Unterstützung im Unternehmen inklusive der Geschäftsführung und Mitarbeitervertretung ist eine erfolgreiche Implementierung nicht möglich. Um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von der neuen Lösung zu überzeugen, informieren Sie am besten über die angestrebten Verbesserungen: zum Beispiel flexiblere Arbeitszeiten, Einbeziehung in die Schichtplanung, um persönliche Präferenzen besser berücksichtigen zu können, sowie Transparenz durch den Employee-Self-Service.
2. Achten Sie darauf, dass es sich um eine ganzheitliche Lösung für Workforce Management handelt. Diese sollte alle relevanten Bereiche in einem System vereinen. So stellen Sie sicher, Zugriff auf die notwendigen Daten zu haben. Beinhalten sollte die Software folgende Funktionen:
   
   - Zeiterfassung
   - Zeitwirtschaft
   - Employee-Self-Service und mobile App
   - Personaleinsatzplanung
   - Planoptimierung
   - Personalbedarfsermittlung und Bedarfsprognose
   - Kostenmanagement
   - Personalcontrolling und Reporting
    
3. Wählen Sie eine skalierbare Lösung für Workforce Management. Sie wächst mit Ihrem Unternehmen und seinen Anforderungen. Hilfreich ist es, wenn sie modular erweiterbar ist, denn dann können Sie sie schnell an sich verändernde Rahmenbedingungen in einzelnen Abteilungen oder im ganzen Unternehmen anpassen.
4. Überlegen Sie, ob für Ihr Unternehmen eine On-Premises-Software oder Cloud-Lösung die richtige Wahl ist. Eine Cloud-Lösung, die als Software-as-a-Service zur Verfügung gestellt wird, ist einfacher im Unternehmen zu etablieren, weil sie deutlich weniger Betreuungs- und Wartungsaufwand der Applikation sowie der IT-Infrastruktur benötigt. Auch skaliert sie besonders flexibel auf Ihren aktuellen Bedarf und ist immer up to date.
5. Entscheiden Sie sich für eine standardisierte Software, die Sie flexibel parametrieren können. Dadurch ist keine individuelle Programmierung notwendig und Sie können die Lösung einfacher updaten und erweitern.
6. Berücksichtigen Sie die bestehende Hardware- und Software-Umgebung Ihres Unternehmens. Stellen Sie sicher, dass sie die Workforce-Management-Software in die vorhandenen HR- oder Lohn- und Gehalts-Systeme, Lösungen für Zutrittskontrolle oder Hardware für Zeiterfassung integrieren können. Hierbei ist zu unterscheiden, ob die Anbindung nur über dateibasierte Schnittstellen erfolgen kann oder ob die Integration online über programmierbare Schnittstellen möglich ist.
7. Wählen Sie einen Softwareanbieter, der am Markt etabliert ist. Nur so können Sie einen langfristigen Betrieb sowie regelmäßige Software-Updates sicherstellen und ihre Investitionen schützen. Der Anbieter sollte außer der Software auch ein professionelles und erfahrenes Projektmanagement- und Service-Team zur Verfügung stellen, denn erfahrene Projektleiter und Berater helfen Ihnen, bereits in der Implementierungsphase Fehler zu vermeiden. Und Sie können von den Erfahrungen der eingesetzten Branchenexpertinnen und -experten profitieren.