Personalakten (§ 13 BAT) / 4 Welchen Inhalt hat eine Personalakte?

Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung des Arbeitgebers, eine Personalakte zu führen.

§ 13 BAT normiert gleichfalls keine Verpflichtung, setzt vielmehr das Führen von Personalakten als selbstverständlich voraus.

Auch fehlen Vorschriften darüber, welche Unterlagen in eine Personalakte aufzunehmen sind. Es gilt insoweit der Grundsatz der Vollständigkeit und Kontinuität. Die Unterlagen müssen möglichst vollständig, lückenlos und wahrheitsgemäß über die Person des Mitarbeiters und seine dienstliche Laufbahn Aufschluß geben.

Neben dieser Personalakte, egal ob sie in Form einer Einzelakte oder in Nebenakten oder gar in einer Vielzahl von Einzelunterlagen geführt wird, darf es keine weitere Personalakte geben, die nicht zur Einsichtnahme durch den Arbeitnehmer bestimmt ist. Die Führung von geheimen oder "vertraulichen" Akten ist unzulässig.

Praxis-Tipp

Alle sich auf die Person und die dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters beziehenden Unterlagen sind möglichst in einer Akte vollständig abzulegen.

Der Mitarbeiter hat ein Recht darauf zu wissen, welche Unterlagen an welcher Stelle über ihn existieren. Daher sollte in der Hauptakte ein Hinweis auf an anderer Stelle geführte Personalunterlagen enthalten sein. Häufig werden in Dienststellen an verschiedenen Stellen Personalunterlagen aufbewahrt. Typisch ist. z.B. die Führung von Lohn- und Gehaltsunterlagen in der Gehaltsabteilung, Aufzeichnungen beim Vorgesetzten über Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub. Alle diese Unterlagen gehören zu der Personalakte.

Vgl. auch die Checkliste für Inhalt und Aufbau der Personalakte

4.1 Zur Personalakte gehören u.a.

• Bewerbungsunterlagen nach Einstellung
• Unterlagen über die Bewerbung eines Arbeitnehmers um eine andere Stelle beim gleichen Arbeitgeber. Werden alle Bewerbungen aus Gründen der Zweckmäßigkeit und Vertraulichkeit zu einem Stellenbesetzungsvorgang zusammengefaßt, ist in der Personalakte ein Hinweis aufzunehmen.
• Personalfragebogen
• Arbeitsvertrag und Änderungen
• Unterlagen über die Tätigkeit
• Notizen und Entwürfe, die einem zur Personalakte gelangendem Schriftstück vorausgehen, sofern sie aufbewahrt werden.
• Beurteilungen, nicht aber Berichte und Auskünfte, die der Vorgesetzte zur Vorbereitung der Beurteilung einholt.
• Beschwerden über das persönliche Verhalten im Dienst. Es empfiehlt sich, zunächst den Beschwerdevorgang gesondert in einer Beiakte zu führen. Erweist sich die Beschwerde als begründet, gelangt der Vorgang zur Personalakte, ansonsten ist er zu entfernen.
• Beschwerden über außerdienstliches Fehlverhalten sind nur in Ausnahmefällen und nur dann zur Personalakte zu nehmen, wenn entweder ein gewichtiger dienstlicher Bezug besteht oder die Nachprüfung gewichtige dienstlich relevante Aufschlüsse über die Persönlichkeit des Mitarbeiters ergibt.
• dienstliches/betriebliches Fehlverhalten
• außerdienstliches Fehlverhalten darf, auch wenn es auf das Arbeitsverhältnis ausstrahlt, nur in Ausnahmefällen in die Personalakte aufgenommen werden. Strafgerichtliche Verurteilungen, staatsanwaltschaftliche Ermittlungsverfahren oder die Verhängung eines Bußgeldbescheides sind in die Personalakte zu nehmen, es sei denn, daß es sich auf ein außerdienstliches Verhalten bezieht und offensichtlich kein Bezug zum Arbeitsverhältnis besteht.^[1]
• Vorgänge, die Zweifel an der politischen Treuepflicht des Angestellten begründen
• ärztliche Gutachten
• Vorgänge über die Beendigung.

[1] Vgl. hierzu die vom Arbeitgeberkreis der BAT-Kommission am 06.06.1979 beschlossenen Grundsätze über die Behandlung von Vermerken über strafgerichtliche Verurteilungen o.ä. am Ende des Stichworts als Anlage beigefügt.

4.2 Nicht zu der Personalakte gehören

• Unterlagen der Personalvertretung über einen Mitarbeiter,
• Unterlagen, die sich ausschließlich auf die Personalvertretung als Organ und auf die Amtstätigkeit seiner Mitglieder beziehen,
• Sicherheitsüberprüfungen von Geheimnisträgern,
• Unterlagen über Gerichtsverfahren,
• Prüfungsakten,
• Unterlagen, in denen der Mitarbeiter nur namentlich aufgeführt wird, ohne daß dies Rückwirkungen auf seine persönliche Rechtsstellung hätte (z.B. Benennung in Personal-, Lohn- und Gehalts- sowie in sonstigen Namenslisten),
• Unterlagen bezüglich Vorgängen, die zwar den einzelnen Mitarbeiter betreffen, aber in keinem inneren Zusammenhang mit dem konkreten Arbeitsverhältnis stehen, wie z.B. Stellenpläne, Personalplanungsunterlagen, Nachwuchskräftekartei,
• Beschwerden und Behauptungen, die sich nicht gegen das persönliche Verhalten, sondern allein gegen eine sachliche Entscheidung richten,
• Unterlagen des Werksarztes,
• Arbeitsplatzbewertungen.

Diese Unterlagen sind Sachakten. Der Mitarbeiter hat kein Einsichtsrecht.

Im Laufe des Arbeitslebens werden die Akten immer umfangreicher und damit unübersichtlicher. Wirken Sie dem entgegen. Die Personalakte sollte von Belanglosigkeiten freigehalten werden.

Überarbeiten Sie von Zeit zu Zeit die Personalakten und entfernen Sie überholte und überflüssige Unterlagen. Z.B. können Urlaubsanträge aus den Vorjahren vernichtet werden, soweit der Urlaub abgewickelt ist, desgleichen Vorgänge über Umzugsko...