Die Ziele der Beurteilung werden formal überwiegend aus dem Beamtenrecht des Bundes bzw. der einzelnen Länder abgeleitet. Sie dienen überwiegend der Erfassung der Leistung, der Befähigung und teilweise der Eignung.
Die Leistung eines Mitarbeiters zu erfassen bedeutet, den Erfüllungsgrad der jeweiligen Aufgaben zu messen. Hierzu muss im Vorfeld eine klare Aufgabendefinition (z. B. in Form einer Tätigkeitsbeschreibung/Stellenbeschreibung) vorhanden sein. Mit einem standardisierten Bogen, der Leistungsmerkmale und gegebenenfalls Hilfskriterien beinhaltet, findet dann ein SOLL-IST-Vergleich statt.
Befähigung umfasst alle wesentlichen Fähigkeiten, Kenntnisse, Fertigkeiten und sonstigen Kompetenzen des Mitarbeiters unabhängig davon, ob er diese in der konkreten Tätigkeit anwendet oder überhaupt anwenden kann. Dabei können und sollen durchaus auch Beobachtungen aus erweiterten Arbeitszusammenhängen wie Projekttätigkeiten o. Ä. einbezogen werden, soweit sie aus dem weiteren beruflichen Umfeld stammen.
Der weitergehende beamtenrechtliche Begriff der Eignung umfasst die Voraussetzung für Ein- und Anstellung sowie der Übertragung von (höherwertigen) Dienstposten und Beförderungen und schließt somit die Befähigung im oben genannten Sinn mit ein.
Ziele eines Beurteilungssystems liegen im Regelfall darin, Verwendungshinweise bezüglich möglicher zukünftiger Tätigkeiten sowie Hinweise für Höhergruppierung oder Beförderung zu erhalten, Leistungsprämien oder Zulagen auszuzahlen oder auch negative Sanktionen daraus abzuleiten. Der Befähigungsteil der Beurteilung wird im Regelfall für den Aspekt der Beförderung und Höhergruppierung bzw. der zukünftigen Verwendung genutzt. Der Leistungsteil innerhalb eines Beurteilungssystems wird im Regelfall als Grundlage zur Zulagen- und Prämienausschüttung bzw. als Grundlage zur Definition von Qualifizierungsmaßnahmen verwendet.
In der Praxis wird dies mithilfe von zwei Arten der Beurteilung durchgeführt: Anlassbeurteilung und Regelbeurteilung. In der Anlassbeurteilung wird aufgrund eines in den Richtlinien definierten Anlasses eine Beurteilung erstellt. In der Praxis bedeutet die Anlassbeurteilung, dass jemand sich auf eine bestimmte Stelle bewirbt und im Idealfall eine gerechte, in der Realität häufig eine "Gefälligkeitsbeurteilung" wahrscheinlich wird. Sinnvoll ist also vor allem die Regelhandhabung mit entsprechendem Gespräch.
Je nach Richtlinie wird im Bund, den Ländern und Kommunen die Beurteilung im Regelfall im Zwei- bis Vier-Jahres-Rhythmus durchgeführt. Dies mag zur Erfassung der Befähigung ausreichend sein, führt jedoch bei der Leistungserfassung im Sinne eines möglichen leistungsorientierten Entgelts zu Schwierigkeiten (TVöD jährlich).
Der Sachverhalt, ob nur Beamte oder Beamte und Beschäftigte beurteilt werden, wird in den einzelnen Verwaltungen sehr unterschiedlich gehandhabt: In manchen Verwaltungen werden ausschließlich die Beamten beurteilt, in anderen wiederum sind die Beschäftigten mit eingeschlossen. In einer dritten Gruppe von Verwaltungen findet praktisch sogar die Beamtenbeurteilung nicht regelmäßig statt.
Was der TVöD nun damit meint, dass eine Leistungsbewertung keine Beurteilung sein soll, bleibt in weiten Zügen der Interpretation der Fachleute überlassen. Abgrenzbar ist ein Beurteilungssystem von einer systematischen Leistungsbewertung dadurch, dass weder Befähigung noch Eignung in die systematische Leistungsbewertung einfließen darf.
In vielen Verwaltungen, speziell auch im Bundesbereich, wurden in den letzten fünfzehn Jahren Systeme entwickelt, in denen Leistungs- und Befähigungskriterien untereinander gemischt wurden. Diese Systeme sind für eine Kombination mit einer systematischen Leistungsbewertung wenig tauglich: Sie vermischen das, was ein Beschäftigter tatsächlich an Leistung bringt, mit dem, was er theoretisch bringen könnte.
Für eine leistungsorientierte Bezahlung nach TVöD darf jedoch ausschließlich eine Rolle spielen, was der Beschäftigte tatsächlich an Leistung bringt.
Die beamtenrechtlichen Regelungen, sowohl auf Bundes- als auch auf Landesebene, sind momentan noch nicht so weit, dass sie eine dem TVöD vergleichbare leistungsorientierte Komponente eingebaut haben. Obwohl unklar ist, wann im Bund und in einzelnen Ländern tatsächlich die Regelungen für Beamte präzisiert sein werden, wird momentan in manchen Behörden überlegt, Kombinationsmodelle von systematischer Leistungsbewertung und Beurteilung zu entwickeln, die auf Beamte und tariflich Beschäftigte anwendbar sind.
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