EDV, Personalinformationssysteme (BAT)

1 Einleitung

Die betriebliche Personalarbeit ist zunehmend auf die Unterstützung durch die Elektronische Datenverarbeitung angewiesen. In erster Linie trifft diese Aussage für die umfangreichen administrativen Arbeiten im Bereich der Personalverwaltung sowie der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu, die ohne Einsatz der EDV in vielen Unternehmen nicht ordnungsgemäß und termingerecht zu bewältigen sind. Aber auch in den Aufgabenbereichen Personalführung, -steuerung und -planung sind zur Verbesserung der Entscheidungsqualität Datenbereitstellungen unerlässlich, die der Vorbereitung und Sicherung der Entscheidungsgrundlagen dienen. Aufgabenvielfalt, Datenmengen, Dokumentations- und Übermittlungszwänge bedingen ein Instrumentarium, das dem Personalwesen Gewähr bietet, seine Aufgaben effektiv und ordnungsgemäß erfüllen zu können. Unter der Bezeichnung "Personalinformationssysteme" sind heute EDV-gestützte Personaldatensysteme im Einsatz, die beispielhaft sind für die neuen Bedingungen der automatisierten Datenverarbeitung in der Arbeitswelt. Personalinformationssysteme stehen heute für moderne Bürokommunikation, effektive Arbeitsauslastung der Mitarbeiter bei ihrer Personalarbeit, aber auch für spezifische Arbeitnehmergefahren.

Das Personalinformationssystem kann wie folgt umschrieben werden: ein System der vollständigen und geordneten Erfassung, Speicherung und Auswertung von allen relevanten Informationen über das Personal mit Hilfe technischer, organisatorischer und methodischer Mittel zur Versorgung der Führungskräfte und Verwaltungsstellen auf allen Ebenen und in allen betrieblichen Funktionen mit den Informationen, wie sie zur zielgerichteten Wahrnehmung ihrer Führungs- und Verwaltungsaufgaben im Personalbereich im Rahmen des Gesamtsystems einer Institution benötigt werden. Ein Personalinformationssystem ist sonach ein EDV-gestütztes Führungs- und Verwaltungsinstrument im Personalbereich.

Obwohl heute allgemein anerkannt ist, dass EDV-gestützte Personaldatensysteme für die betriebliche Personalarbeit ein unerlässliches Instrument darstellen, wird ihre Einführung von den Gewerkschaften als auch Betriebräten/Personalräten häufig bekämpft. Hintergrund dieses Verhaltens ist häufig eine diffuse Angst vor einer dauernden und umfassenden Kontrolle und Überwachung der Arbeitnehmer, vor einem "gläsernen Menschen". Für die betriebliche Praxis ist es daher von allergrößter Bedeutung, dass es dem Arbeitgeber bei der Einführung derartiger Systeme durch eine umfassende und offensive Information und Aufklärung über das geplante Datenverarbeitungssystem gelingt, diese meist auf Unkenntnis und Vorurteilen beruhenden diffusen Ängste abzubauen und die Mitarbeiter von der betrieblichen Notwendigkeit der Einführung und Anwendung dieses Datenverarbeitungssystems zu überzeugen.

2 Mitwirkungsrechte der Personalvertretung

Eine Übersicht über die Mitwirkungsrechte der Arbeitnehmervertretungen nach dem Betriebsverfassungsgesetz und nach dem Bundespersonalvertretungsgesetz gibt folgende Tabelle:

	BetrVG	BPersVG
Information	§ 80 Abs. 2	§ 68 Abs. 2
	§ 90 Abs. 1
	§ 92
	§ 96
	§ 111
Beratung	§ 74 Abs. 1	§ 66 Abs. 1
	§ 90 Abs. 2
	§ 92
	§ 96
	§ 111
Schulung und Literatur	§ 37 Abs. 6	§ 46 Abs. 6
	§ 40	§ 44
Beiziehung eines Sachverständigen	§ 80 Abs. 1	§ 68 Abs. 2 i. V. m. 44 Abs. 1
Mitbestimmung	§ 87 Abs. 1 Nr. 4	§ 75 Abs. 3 Nr. 2
	§ 87 Abs. 1 Nr. 6	§ 75 Abs. 3 Nr. 8
	§ 87 Abs. 1 Nr. 7	§ 75 Abs. 3 Nr. 9
	§ 91	§ 75 Abs. 3 Nr. 11
	§ 94 Abs. 1	§ 75 Abs. 3 Nr. 16
	§ 94 Abs. 2	§ 75 Abs. 3 Nr. 17
	§ 95	§ 75 Abs. 2 Nr. 5
	§ 112	§ 75 Abs. 2 Nr. 7

2.1 Informations- und Beratungsrechte

Das Informationsrecht dient der Ermöglichung der Kontrollfunktion der Personalvertretung nach § 80 Abs. 1 BetrVG/§ 68 Abs. 1 Nr. 2 BPersVG. Danach hat die Personalvertretung u. a. darüber zu wachen, dass das BDSG, Unfallverhütungsvorschriften, Dienstvereinbarungen/Betriebsvereinbarungen etc. eingehalten werden.

Die Personalvertretung ist über die vorgesehene Einführung eines EDV-Systems unaufgefordert, rechtzeitig und umfassend zu unterrichten. Die Unterrichtung muss sich auf alle bedeutsamen Details erstrecken, insbesondere

• welche Daten von dem System erfasst und verarbeitet werden sollen,
• in welcher Weise die Verarbeitung erfolgen soll,
• wer Zugang zu welchen Daten und welchen Datenläufen haben soll,
• wie die Daten vor dem Zugriff Unberechtigter geschützt werden sollen.

Dazu sind regelmäßig lückenlose Hard- und Software-Beschreibungen zu übergeben. Die Arbeitsweise bzw. Verwendungszusammenhänge der Programme einschließlich der Möglichkeiten der Verknüpfung der Datenfelder ist offenzulegen. Die Unterrichtungsverpflichtung des Arbeitgebers geht jedoch nicht soweit, dass der Personalvertretung auf diesem Wege ein Einblicksrecht in die einzelnen Personaldaten ohne Einverständnis der betroffenen Arbeitnehmer gewährt wird. Daher beschränkt sich das Überwachungsrecht der Personalvertretung darauf, anonym zu überprüfen, welche Arten von Daten über die Arbeitnehmer erfasst, gespeichert, verarbeitet und/oder übermittelt werden.

Zeitlich entsteht das Informationsrecht, wenn die Planung in eine konkr...