(1) 1Unterlagen über Beihilfe sind stets als Teilakte (Beihilfeakte) zu führen. 2Zur Beihilfeakte gehören
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Anträge und Formblätter sowie Bescheide und sonstige Schreiben der Festsetzungsstelle im Verwaltungsverfahren, |
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Unterlagen, aus denen die Art einer Erkrankung ersichtlich ist, die dem Nachweis der Antrags- und Anspruchsvoraussetzungen dienen (Beihilfebelege). |
3Die Beihilfeakte ist von der übrigen Personalakte getrennt aufzubewahren. Sie ist in einer von der übrigen Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit zu bearbeiten; Zugang haben nur Beschäftigte dieser Organisationseinheit.
(2) Die Beihilfeakte darf für andere als für Beihilfezwecke und Zwecke der Rechnungsprüfung nur verarbeitet werden, wenn
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die Beihilfeberechtigten und die bei der Beihilfegewährung berücksichtigungsfähigen Personen im Einzelfall einwilligen, |
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die Einleitung oder Durchführung eines im Zusammenhang mit einem Beihilfeantrag stehenden behördlichen oder gerichtlichen Verfahrens dies erfordert oder |
(3) 1Personenbezogene Daten in Beilhilfebelegen dürfen nach Abschluss der Bearbeitung nur verarbeitet werden, wenn dies für folgende Zwecke erforderlich ist:
1. |
zur Prüfung der Anfragen der betroffenen beihilfeberechtigten Person, |
2. |
zur Prüfung von Mehrfacherstattungen, |
3. |
für Zwecke der Rechnungsprüfung oder |
2Die Einhaltung der Zugriffsbeschränkung ist durch organisatorische und technische Maßnahmen sicherzustellen.
(4) Die erforderlichen personenbezogenen Daten aus Arzneimittelverschreibungen im Sinne des § 1 des Gesetzes über Rabatte für Arzneimittel vom 22. Dezember 2010 (BGBI. I S. 2262, 2275), das zuletzt durch Artikel 4 des Gesetzes vom 7. November 2022 (BGBI. I S. 1990) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung, dürfen an die Treuhänder ausschließlich zum Zweck der Prüfung gemäß § 3 des Gesetzes über Rabatte für Arzneimittel übermittelt werden.
(5) Die Absätze 1 bis 4 gelten entsprechend für Unterlagen über Heilfürsorge und Heilverfahren.
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