Welche Form und Frist für Abmahnungen im Arbeitsrecht gelten

Manche Auffassungen halten sich hartnäckig. Dazu zählt auch, dass eine Abmahnung nach zwei bis drei Jahren nicht mehr gültig ist. Doch so einfach ist es nicht. Die Abmahnung ist gesetzlich nicht geregelt, insofern gibt es weder eine gesetzlich vorgeschriebene Form noch Frist. 

Dennoch müssen Arbeitgeber in der Praxis auf einige Fakten achten, damit eine Abmahnung auch vor Gericht Bestand hat. 

Aussprechen einer Abmahnung: Fristen für Arbeitgeber? 

Im Streitfall muss der Arbeitgeber die Berechtigung der Abmahnung und damit die konkrete Vertragspflichtverletzung des Arbeitnehmenden darlegen und beweisen können. Auch wenn es keine konkrete Frist für die Erteilung einer Abmahnung durch den Arbeitgeber gibt, sollte die Abmahnung dem Mitarbeitenden zügig innerhalb der nächsten Wochen nach dem Vorfall zugehen. Ansonsten könnte bei dem Mitarbeitenden der Eindruck entstehen, dass der Arbeitgeber sein Fehlverhalten so hingenommen hat. Dann besteht die Möglichkeit der Verwirkung. Davon ist auszugehen, wenn der Abmahnungsberechtigte über sechs Monate bis zu einem Jahr nicht reagiert und durch sein Verhalten beim Arbeitnehmer den Eindruck erweckt, dass sich die Angelegenheit erledigt hat.

Wirksamkeit von Abmahnungen: Frist im Arbeitsrecht

Eine Frist für den Ausspruch einer Abmahnung nach einem bestimmten Verhalten der oder des Arbeitnehmenden gibt es nicht, ebenso fehlt es an einer Verjährungsfrist: Eine Abmahnung im Arbeitsrecht verjährt grundsätzlich nicht. Das bedeutet, dass es keinen rechtlich bestimmten Zeitpunkt gibt, zu dem die Abmahnung keine Wirksamkeit mehr entfaltet. Allerdings verliert die Abmahnung schon wegen ihrer Funktion als Warnung der oder des Mitarbeitenden mit der Zeit ihre Bedeutung, wenn sich der Arbeitnehmende über einen langen Zeitraum immer vertragsgerecht verhält oder aber das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis unbedeutend geworden ist. Hier kommt es laut BAG-Rechtsprechung auf die Umstände des Einzelfalls an.

Form der Abmahnung: schriftliche oder mündliche Abmahnung?

Für eine Abmahnung ist grundsätzlich keine Schriftform vorgeschrieben. Sie kann theoretisch auch mündlich ausgesprochen werden. Da der Arbeitgeber aber die Umstände, die zur Abmahnung geführt haben, im Streitfall beweisen muss, ist es unbedingt sinnvoll, die Abmahnung schriftlich und unter der Bezeichnung "Abmahnung" zu erteilen.

Wer eine Abmahnung erteilen darf

Darauf zu achten ist auch, dass nicht jeder im Unternehmen befugt ist, eine arbeitsrechtliche Abmahnung zu erteilen. In Betracht kommen alle Beschäftigten, die dazu berechtigt sind, dem entsprechenden Arbeitnehmenden verbindliche Anweisungen in Bezug auf den Ort, die Zeit sowie der Art und Weise der arbeitsvertraglich geschuldeten Arbeitsleistung zu geben, was in den meisten Fällen der oder die direkte Vorgesetzte sein dürfte. 

Praxistipp: Intern sollte der Kreis der Abmahnungsberechtigten eingeschränkt werden.

Wann die Arbeitnehmervertretung bei einer Abmahnung zu beteiligen ist

Der Betriebsrat muss bei der Erteilung einer Abmahnung zunächst nicht beteiligt werden. Er ist erst dann zu beteiligen, wenn es infolgedessen zu einer verhaltensbedingten Kündigung kommt. 

In der Praxis wird der Betriebsrat dennoch häufig vom Arbeitgeber vom Ausspruch einer Abmahnung in Kenntnis gesetzt. Nicht zuletzt, da der oder die abgemahnte Arbeitnehmende das Recht hat, sich beim Betriebsrat zu beschweren, wenn er oder sie sich durch die Abmahnung benachteiligt oder ungerecht behandelt fühlt. Einen Auskunftsanspruch über Abmahnungen hat der Betriebsrat nicht.

Auch der Personalrat ist im Geltungsbereich des Bundespersonalvertretungsgesetzes bei einer Abmahnung nicht zu beteiligen. Einige Landespersonalvertretungsgesetze, beispielsweise die von Nordrhein-Westfalen und Baden-Württemberg, sehen jedoch eine Beteiligung des Personalrats bei Abmahnungen vor.

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