Optimierung der Geschäftsprozesse und Workflows

Ein wesent­li­cher Hebel für die Effi­zi­enz­stei­ge­rung des kom­mu­nalen For­de­rungs­ma­nage­ments sind die internen Geschäfts­pro­zesse und Work­flows. For­de­rungen sind mit ein­zelnen Pro­zess­schritten in das Rech­nungs­wesen einer Kommune ein­ge­bunden. Der Geschäfts­pro­zess beginnt mit der Ent­ste­hung einer For­de­rung und endet mit der Erle­di­gung durch die frist­ge­rechte Zahlung, Mahnung, wei­ter­ge­hende Bei­trei­bungs­maß­nahmen oder mit der Nie­der­schla­gung und der bilanziellen Wert­be­rich­ti­gung. Am Prozess sind die Fach­ämter/Dienste beteiligt, die sachlich-inhaltlich für die Festsetzung von Forderungen zuständig sind und die Gläu­bigerrolle einnehmen, sowie die für das Rech­nungs­wesen und die Bei­trei­bung zuständigen Fachämter/Dienste. In der Regel sind es die Debi­to­ren­buch­hal­tung und die Vollstreckung als eigenständige Aufgabenbereiche innerhalb der Stadtkasse, der Stadtkämmerei oder der Finanzbuchhaltung.

Ansatz­punkte für die Opti­mie­rung des Forderungsmanagements lassen sich  anhand eines Stan­dard­pro­zesses im For­de­rungs­ma­nage­ment bestimmen und hieraus ent­spre­chende Maß­nahmen ab­leiten. Der Stan­dard­pro­zess besteht aus fol­genden Pro­zess­schritten:

1. Entstehung der Forderung durch eine Leistungserbringung oder auf gesetzlicher Grundlage

2. Forderungsfestsetzung durch Erstellung eines Bescheids/einer Rechnung/einer Kostenmitteilung und Versand

3. Buchung der Forderung

4. Zahlungseingang oder

5. Mahnung bei fehlendem Zahlungseingang

6. Zahlungseingang nach Mahnung oder

7. Vollstreckung bzw. gerichtliches Mahn- oder Klageverfahren bei privatrechtlichen Forderungen

8. Zahlungseingang nach Vollstreckung oder

9. Langzeitbeobachtung und verjährungsunterbrechende Maßnahmen

10. Niederschlagung und Wertberichtigung

Die einzelnen Prozessschritte werden im dazugehörigen Beitrag näher erläutert. Dort finden Sie auch entsprechende Checklisten.