Optimierung der Geschäftsprozesse und Workflows

Zur Verbesserung der Qualität und der Wirtschaftlichkeit des kommunalen Forderungsmanagements wird im 2. Teil unseres Top-Themas zunächst die Optimierung der Geschäftsprozesse und Workflows vorgestellt.

Ein wesentlicher Hebel für die Effizienzsteigerung des kommunalen Forderungsmanagements sind die internen Geschäftsprozesse und Workflows. Forderungen sind mit einzelnen Prozessschritten in das Rechnungswesen einer Kommune eingebunden. Der Geschäftsprozess beginnt mit der Entstehung einer Forderung und endet mit der Erledigung durch die fristgerechte Zahlung, Mahnung, weitergehende Beitreibungsmaßnahmen oder mit der Niederschlagung und Wertberichtigung. Am Prozess sind die Fachämter als Gläubiger der Forderungen und die mit dem Rechnungswesen und der Beitreibung betrauten Ämter beteiligt. In der Regel ist es die Debitorenbuchhaltung als Untereinheit der Kasse sowie die Vollstreckung.

Es bietet sich an, anhand eines Standardprozesses im Forderungsmanagement die Ansatzpunkte für eine Optimierung zu bestimmen und entsprechende Maßnahmen abzuleiten. Der Standardprozess weist folgende Prozessschritte auf:

1. Entstehung der Forderung durch eine Leistungserbringung oder auf gesetzlicher Grundlage

2. Erstellung eines Bescheids/einer Rechnung/einer Kostenmitteilung und Versand

3. Buchung der Forderung

4. Zahlungseingang oder

5. Mahnung bei fehlendem Zahlungseingang

6. Zahlungseingang nach Mahnung oder

7. Vollstreckung bzw. gerichtliches Mahn- oder Klageverfahren bei privatrechtlichen Forderungen

8. Zahlungseingang nach Vollstreckung oder

9. Niederschlagung und Wertberichtigung

Die einzelnen Prozessschritte werden im dazugehörigen näher erläutert. Dort finden Sie auch entsprechende Checklisten.