Wie und womit funktioniert eine kommunale Jahresabschlussanalyse?

Drei-Komponenten-Rechnung sowie Ziele und Kennzahlen

Die Analyse des Jahresabschlusses in Form der Drei-Komponenten-Rechnung (DKR) ist die Basis der kommunalen Jahresrechnung auf Grundlage der doppelten Buchführung (Doppik) in Deutschland (auf staatlicher Ebene in Form der Standards staatlicher Doppik). Dabei sind auch die entsprechenden Anhänge mit Anlagen (v. a. die verschiedenen Übersichten zum Vermögen, zu den Forderungen, zu den Schulden mit Rückstellungen usw.) einzubeziehen.

In den Kommunalhaushaltsverordnungen wird gefordert, „Ziele und Kennzahlen“ mit in die Jahresabschlussanalyse einzubeziehen; diese sind allerdings derzeit in den Jahresabschlüssen deutscher Kommunen noch zu wenig berücksichtigt. Zukünftig werden aber auch diese “Zielbezüge“ in den Jahresabschluss einzubeziehen sein, denn die Zahlen der DKR werden nur vor dem Hintergrund der Ziele einer Kommune verständlich.

Drei-Komponenten-Rechnung sowie Plan-Ist-Vergleiche

Bei der DKR ist die Bilanz (tw. auch als Vermögensrechnung bezeichnet) das führende Systemelement, das durch die Ergebnisrechnung auf der Ressourcen- bzw. Leistungsebene und durch die Finanzrechnung auf der Geld- bzw. Zahlungsebene konkretisiert wird. Da die Bilanz selbst nicht geplant wird bzw. werden muss, sondern nur der Ergebnis- und Finanzbereich (Ergebnisplan/-haushalt und Finanzplan/-haushalt), ermöglichen nur Ergebnis- und Finanzrechnung auch einen (grundsätzlich in allen Bundesländern geforderten) Plan-Ist-Vergleich.

Wesen von Kennzahlen

Bei der Jahresabschlussanalyse wird mit Kennzahlen gearbeitet. Dabei gilt generell, dass Kennzahlen zwar wichtig, diese aber nur im Kontext von Zielen verständlich sind. Sie erfassen immer nur einen Ausschnitt der Wirklichkeit und haben insofern eine begrenzte Aussagekraft. Deshalb sind Kennzahlen immer erläuterungsbedürftig und nie selbsterklärend.

Daneben haben Kennzahlen speziell zur Jahresabschlussanalyse die besondere Problematik, dass sie die Vergangenheit abbilden und nur an einem Stichtag gelten (31.12. als Ende des abgeschlossenen Haushaltsjahres). Allerdings: Mit Vergangenheits- und Stichtagsinformationen die Zukunft der Verwaltung zu gestalten, ist stets problematisch. Umso wichtiger ist es, mit Kennzahlensystemen zu arbeiten, Vergleichsanalysen hinsichtlich Soll-Ist, Zeit und Organisation/Betrieb durchzuführen, um die o. g. Schwächen in Grenzen zu halten.

Wesentliche Merkmale von Kennzahlen

Kennzahlen

• messen – in Zahlen ausgedrückt – Zustände, Leistungen, Eigenschaften, Wirkungen etc.
• verdichten komplexe Sachverhalte und Aussagen zahlenmäßig
• fordern z.B. Validität, Reliabilität und Objektivität
• machen Sachverhalte und Ziele planbar, steuerbar und kontrollierbar
• bieten Orientierungssicherheit
• schaffen eine Vergleichsbasis (etwa für Soll-Ist-Vergleiche und Trends)
• unterliegen der Fehlsteuerungsgefahr, da sie stichtags- und vergangenheitsbezogen sind, verlässliche Datengrundlagen bedürfen und nur einen Ausschnitt der Wirklichkeit zeigen

Fazit: Kennzahlen sind notwendig, aber diese sind zielorientiert und kritisch zu betrachten hinsichtlich ihrer Auswahl und Interpretation. Kennzahlen sind nie selbsterklärend: Daher sind stets Erläuterungen und Interpretationen notwendig.

Klassifizierung von Kennzahlen

Kennzahlen lassen sich grundsätzlich klassifizieren in absolute und relative Kennzahlen. Zu den absoluten Kennzahlen gehören z.B. das Jahresergebnis, der Cashflow, das Eigenkapital und die Mitarbeiterzahl. Zu den relativen Kennzahlen zählen etwa Gliederungszahlen (z.B. Fremdkapitalanteil), Beziehungszahlen (z.B. Kostendeckungsgrad) und Indexzahlen (z.B. Preisindex bei Vermögensbewertung).