So steigert KI die Effizienz in der Immobilienverwaltung

Künstliche Intelligenz (KI) – nur ein weiterer Hype oder die Lösung vieler Probleme in der Immobilienverwaltung? Seit ChatGPT viele von uns im Alltag mehr oder weniger intensiv begleitet, scheint KI der Schlüssel für nahezu jede Herausforderung zu sein. Doch schauen wir genauer hin, insbesondere in der Immobilienverwaltung: Dort, wo Zeit- und Personalmangel sowie steigende Kundenanforderungen zum Dauerzustand geworden sind, verspricht KI tatsächlich spürbare Erleichterungen.

Künstliche Intelligenz ist kein Hype

Allerdings sind wir noch ein Stück entfernt davon, komplette Verwaltungsprozesse per Mausklick zu erledigen. Deshalb soll in diesem Artikel ein realistischer Blick auf die tatsächlichen Potenziale geworfen werden, die KI heute schon bietet. Ziel des Beitrags ist es, keine abstrakten Zukunftsszenarien zu skizzieren, sondern konkrete Lösungen aufzuzeigen, die wirklich helfen, Kosten zu senken, Abläufe effizienter zu gestalten und dabei die wichtigste Ressource zu unterstützen: Ihre Mitarbeiter.

Typische Schmerzpunkte in der Immobilienverwaltung

Aktenberge, Outlook‑Flut, Telefonklingeln – nach wie vor dominierend im Tagesgeschäft vieler Verwalter. Schon die Suche nach der aktuellen Teilungserklärung treibt den Puls hoch. Gleichzeitig häufen sich Routineaufgaben wie Schadensmeldungen und Eingangsrechnungen – alles wichtig, alles dringend, alles gestern fällig. Die Folge: Fristen rutschen durch, Zahlen werden vertippt und Eigentümer beschweren sich über Funkstille.

Wo KI heute schon greift – und morgen erst recht

Genau hier kann effizientes Vorgangsmanagement im Zusammenspiel mit KI den entscheidenden Hebel ansetzen – nicht als Zauberstab, sondern als cleveres Werkzeug, das Routine abnimmt und Entscheidungen vorbereitet.

Das A und O sind weiterhin unsere Abläufe, denn mit Automatisierung und Unterstützung durch KI gilt mehr denn je: Schlechter analoger Prozess = schlechter digitaler Prozess. Und weiter: ein schlechter digitaler Prozess automatisiert, schadet mehr, als er nützt. Wenn eine automatisierte Rechnungsverarbeitung über das Rechnung@-Mailpostfach eingerichtet ist, erzeugt jeder fehlerhafte Anhang eine Fehlermeldung im System oder kann nicht verarbeitet werden. Das Gegenteil von wirksamer Automatisierung.

Das Schaubild ist bewusst einfach gehalten, hat aber große Bedeutung, wenn es um die optimale Softwarelandschaft geht. Der Bereich Dokumenten-Management-System (DMS) ist der am meisten unterschätzte Faktor in Verwaltungsunternehmen. Insgesamt definieren wir Vorgänge als "Klammer" um unsere Arbeitsabläufe:

Diese sollten neben

• E-Mails
• Aufgaben
• Terminen
• Notizen

eben auch Dokumente beinhalten. Denn ohne vollständig digitale Prozesse ist eine (Teil-) Automatisierung und Effizienzsteigerung mithilfe von KI nahezu ausgeschlossen.

Viele Anwendungsfälle für KI schon heute

Für die Anwendung von KI gibt es aus heutiger Sicht viele sinnvolle Anwendungsfälle:

• Transkription von Anrufen: Mitteilungen von Kunden auf dem Anrufbeantworter können mit KI in Text konvertiert werden. Dieser steht dann den gleichen Verarbeitungskanälen wie eingehende E-Mails zur Verfügung. Hierdurch könnten sogar Sprachbarrieren überwunden werden, etwa könnten Eigentümer in ihrer Muttersprache kommunizieren.
• Die Analyse der eingehenden Mails und der Nachrichten über den Anrufbeantworter: Auf Basis dieser Analyse können Systeme selbstständig Vorgänge eröffnen und Antwortvorschläge in Form von E-Mails oder Dokumenten generieren. Eine vollautomatische Beantwortung ist ebenfalls möglich. Allerdings sollte hier eine Evaluierung der Antwortqualität vorausgehen: es wäre nicht gut, die Kunden durch qualitativ nicht ausreichende Antworten zu verärgern.
• Vorgänge zusammenfassen: Insbesondere langlaufende Vorgänge enthalten viele Informationen. Die Erfassung des aktuellen Sachstandes ist oft schwierig und zeitaufwändig. Die KI kann den Vorgang für den Sachbearbeiter zusammenfassen und so viel Zeit sparen.
• Identifizierung von organisatorischen Schwachstellen und Entwicklung von optimierten Geschäftsprozessen: Reine Prozessbeschreibungen reichen heutzutage nicht mehr aus, wir entwickeln vollständige Management-Handbücher (Unternehmenswiki), die Prozesse beschreiben. Das hilft KI dabei, Schwachstellen in den Prozessen zu erkennen und die Optimierung und (Teil-)Automatisierung der Prozesse voranzutreiben. Ein weiterer Vorteil: Man kann das Handbuch mit sämtlichen Inhalten und Spezialwissen zum Unternehmen und den verwalteten Objekten füttern, sodass Mitarbeiter gezielte Fragen stellen können und keinen generischen und teilweise unbrauchbaren Text wie bei ChatGPT erhalten.
• Erleichterte Einarbeitung von neuen Mitarbeitern: Mitarbeiter können dem System Fragen zu organisatorischen Abläufen stellen (zum Beispiel "bei einem Wasserschaden handelt es sich um einen Versicherungsfall, was muss ich tun?"). Die KI kann unter Nutzung des Qualitätsmanagement-Handbuches eine Handlungsanweisung generieren. Das macht es dem Mitarbeiter deutlich leichter und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die organisatorischen Vorgaben auch eingehalten werden.
• Organisatorische Weiterentwicklung: Organisationen sollten nach permanenter Verbesserung der Abläufe streben. Das gelingt vor allem dann, wenn die Software den Bedürfnissen und Anforderungen der Organisation entsprechend angepasst wird. Frei definierbare und automatisierbare Workflows sind ein wesentlicher Stellhebel für mehr Effizienz.
• Nutzung von KI, um die Interaktion der Mitarbeiter mit dem System zu vereinfachen: Es wird gerne über das "look & feel" und die intuitive Bedienbarkeit eines Systems diskutiert. Es gibt Systeme, die per Sprache gesteuert werden können, was erhebliche Vorteile bietet. Der Prozess ist sehr intuitiv und es kann egal sein, ob die Software grün, gelb oder blau ist. Hier lässt es sich direkt einen Schritt weitergehen.

Egal ob per Sprache oder Texteingabe, die nächste Welle heißt nicht noch größeres Sprachmodell, sondern (teil-)autonome KI‑Agenten. Anders als Chatbots beantworten sie nicht nur Fragen, sondern führen ganze Prozessketten selbstständig aus.

Sie wollen wissen, wie Künstliche Intelligenz (KI) Ihre Arbeit als Immobilienverwalter erleichtern kann? Unser Whitepaper zeigt praxisnah, wie Sie KI gezielt in den wichtigsten Bereichen einsetzen – von Vertragsmanagement über Mieterkommunikation bis zu Marktanalysen, Buchhaltung, Dokumentenmanagement und Wartung.

Blick in die Zukunft – KI‑Agenten betreten die Bühne

Stellen Sie sich vor, eine Sachbearbeiterin sagt im Büro oder von unterwegs per Smartphone:

"Hey Software XY, Frau Müller hat einen Wasserschaden in der Maierstraße gemeldet. Erstelle bitte einen Vorgang, beauftrage die beim Objekt hinterlegte Firma zur Leckageortung, veröffentliche den Vorgang im Portal für Frau Müller und setze mir eine Aufgabe zum Nachfassen in zwei Tagen."

In dem Moment passieren im Hintergrund mehrere Arbeitsschritte gleichzeitig:

• Der Vorgang wird automatisch angelegt und mit den relevanten Stammdaten befüllt
• Die zuständige Fachfirma wird auf Basis der Objektzuordnung informiert
• Der Vorgang ist für die Kundin im Kundenportal einsehbar
• Eine Wiedervorlage zur Nachverfolgung wird direkt im Aufgabenmanagement erzeugt

Zwei Tage später erinnert das System an den fehlenden Handwerkerstatus oder greift bei Bedarf aktiv nach, sofern keine Rückmeldung eingegangen ist. Der gesamte Prozess läuft dabei intuitiv, sprachgesteuert und nahezu vollautomatisch, unabhängig davon, welches Softwaresystem im Einsatz ist.

Das Entscheidende: Die Sachbearbeiterin muss kein Menü öffnen, keine Eingabemaske ausfüllen, keine fünf Schritte klicken. Der Vorgang wandert gedanklich in Sekundenschnelle von "neu" zu "in Bearbeitung" und schließlich zu "Rückmeldung erwartet". Damit wird der KI-Agent zum digitalen Kollegen, der nicht nur mitdenkt, sondern auch mitarbeitet – und den Menschen dort unterstützt, wo Systeme bislang noch Grenzen gesetzt haben: im Denken in natürlichen Abläufen.

Dabei kann sogar in Rollen unterschieden werden, um Zuständigkeiten zu definieren. Zum Beispiel besteht ein Team dann aus Objektbetreuung, Buchhaltung und Teamassistenz. Eine Struktur, die im Unternehmen gegenbenenfalls bereits implementiert wurde, nur in digitaler Form, die 24/7 an 365 Tagen im Jahr arbeiten kann. Klare Kandidaten für Mitarbeiter des Monats.

KI-Agenten aus dem App-Store?

Bis 2027 rechnen Marktforscher mit ersten Agent‑App‑Stores von Branchenanbietern (und bei der rasanten Entwicklung wäre es nicht überraschend, wenn es das sogar schon früher gibt): Verwaltungen klicken sich aus vordefinierten Bausteinen Prozessketten zusammen, die nicht nur deskriptiv, sondern ausführend agieren. Die Aufgabe des Menschen verschiebt sich weiter von der ausführenden Instanz hin zur steuernden Instanz, Prozesse müssen überwacht und Entscheidungen für Abweichungen und Ausnahmefälle getroffen werden.

KI‑Agenten sind weniger Spielerei als Überlebensstrategie, um Produktivität zu halten, wenn Menschen rar werden. Laut Bundesagentur für Arbeit scheidet bis 2035 rund ein Drittel der heutigen Erwerbstätigen altersbedingt aus – ein Loch, das der Ausbildungsmarkt allein nicht füllen kann. Klar ist: KI ersetzt uns nicht von heute auf morgen, aber Verwalter, die KI beherrschen, ersetzen jene, die es nicht tun.

Jetzt ist noch ein guter Zeitpunkt, um effiziente Prozesse mithilfe von KI vom Buzzword zu einem messbaren Faktor in Ihrer Verwaltung zu machen. Wer jetzt lernt, Agenten zu briefen statt Klick‑Routinen abzuspulen, sichert sich das entscheidende Plus an Effizienz – eine vielversprechende Lösung, um den sich weiter verschärfenden Mangel an Fachkräften in Zukunft kompensieren zu können und für die noch vorhandenen Kräfte ein moderner und attraktiver Arbeitgeber zu sein.

Dieser Beitrag ist erstmals erschienen in Ausgabe 4/2025 von Der Verwalter-Brief von Haufe.

Das könnte Sie auch interessieren:

Künstliche Intelligenz gemeinsam im Team einführen und nutzen

Intelligentes Wartungsmanagement in der Immobilienverwaltung

ERP in Immobilienverwaltungen: Diese Modelle gewinnen