Prompt und startklar

Herr Haller, Frau Eckert-Rinallo, was war die Motivation hinter der Entwicklung des Copilot Real Estate?

Lars Haller: In der Redaktion wollen wir Formate entwickeln, die echten Mehrwert für die Immobilienverwaltung schaffen. Ein zentrales Thema ist Effizienz; also: Wie lassen sich Arbeitsabläufe digitaler und schlanker gestalten? Der Copilot baut auf der bestehenden Fachdatenbank auf. Damit verbinden wir unser Fachwissen – von Lexikon und Stichwörtern bis hin zu Arbeitshilfen und Mustern. Das alles mithilfe von KI, um Verwalter im Alltag spürbar zu entlasten.

Laura Rinallo-Eckert: Ich habe mich sehr gefreut, als klar war, dass ein solches Produkt kommt. Denn allgemeine Sprachmodelle stoßen im juristischen Bereich schnell an ihre Grenzen: Sie verwechseln Fachbegriffe, liefern teils veraltete Informationen oder berücksichtigen aktuelle Rechtsprechung gar nicht. Der Copilot Real Estate ist anders. Er greift auf geprüfte Fachinhalte von Haufe zurück – unter anderem aus unserer Redaktion und von Experten wie Rechtsanwalt Blankenstein – und liefert dadurch verlässliche, praxisnahe Antworten. Das sorgt für deutlich weniger Nacharbeit und mehr Sicherheit im Ergebnis.

Welche alltäglichen Probleme und Belastungen stehen Immobilienverwaltern gegenüber, bei denen KI Abhilfe schaffen könnte?

Eckert-Rinallo: Mit meinem Mann und Freunden betreue ich die Facebook-Gruppe "Verwaltersprechstunde" mit mittlerweile über 1.800 Verwaltern und habe auch durch meine Seminare sehr engen Kontakt zur Branche. Dabei sehe ich täglich, mit welchen Herausforderungen Verwalter zu tun haben: Sie müssen echte Allrounder sein, denn sie bewegen sich zwischen juristischen, wirtschaftlichen und technischen Themen. Das zentrale Problem ist der hohe Zeitdruck durch wachsende Komplexität – neue Gesetze, steigende Erwartungen der Eigentümer, Digitalisierung, Dokumentationspflichten und natürlich Haftungsfragen. Hinzu kommt der Personalmangel.

Viele Verwalter werden von E-Mails, Schreibarbeit und Routineaufgaben überflutet. Gerade hier braucht es dringend Entlastung durch Automatisierung. Die wenigen qualifizierten Fachkräfte sollten sich auf Aufgaben konzentrieren können, die KI nicht übernehmen kann – etwa Eigentümerversammlungen. Kurz gesagt: Die größten Schmerzpunkte liegen in standardisierten Routineaufgaben und der Kommunikation. Und genau dort kann KI echte Unterstützung leisten.

Verwalter: Drei Praktische Einsatzfelder des CoPilot Real Estate

Herr Haller, ergänzend dazu, auf welche konkreten Aufgaben im Verwaltungsalltag können Verwalter den CoPilot Real Estate praktisch einsetzen?

Man kann es im Wesentlichen auf drei Anwendungsfälle runterbrechen. Erstens: die Fachrecherche. Wenn ich zum Beispiel zur Betriebskostenabrechnung oder zum Wegfall des Nebenkostenprivilegs etwas wissen will, musste ich früher selbst in der Fachdatenbank suchen und mir die relevanten Inhalte zusammensuchen. Jetzt kann ich einfach fragen – also "prompten" – und bekomme die wichtigsten Infos prägnant zusammengefasst.

Zweitens: die Erstellung von Schreiben. Zum Beispiel bei Balkonkraftwerken – da gab es zuletzt Gesetzesänderungen. Der CoPilot RE stellt mir nicht nur die rechtlichen Hintergründe dar, sondern liefert auf Wunsch auch gleich ein passendes Musterschreiben, etwa ein Genehmigungsvorlage. Und drittens: die Kommunikation. Ob Schadensmeldung, Handwerkerauftrag oder Einladung zur Eigentümerversammlung – der CoPilot hilft, solche Standardschreiben schnell und korrekt zu erstellen.

Dies ist ein Auszug aus dem L'Immo-Podcast.