Die Standardlöschfristen, Löschklassen und die Zuordnung der Datenarten sollten in einem eigenständigen Dokument "Regellöschfristen" festgelegt werden. Dabei empfiehlt es sich, die Löschregeln technikneutral zu definieren. Ebenso kann es sinnvoll sein, Gründe für die Fristdefinitionen und die Zuordnung von Datenarten zu Löschklassen festzuhalten. Die getroffenen Entscheidungen werden nachvollziehbar und künftige Entscheidungen erleichtert.
Das Dokument "Regellöschfristen" ist die Referenz für die Dokumentation der konkreten Umsetzungsvorgaben. Die festgelegten Löschregeln müssen in den IT-Systemen des Wohnungsunternehmens umgesetzt werden. Das Löschkonzept muss Angaben dazu enthalten, wo und wie Umsetzungsvorgaben bestimmt werden. Infrage kommen
- Umsetzungsvorgaben für Querschnittsbereiche. Durch allgemeine Regelungen kann die Zahl der spezifischen Umsetzungsvorgaben für IT-Systeme verringert werden.
- Spezifische Umsetzungsvorgaben für einzelne IT-Systeme.
- Einzelmaßnahmen zur Bereinigung von Datenbeständen.
- Umsetzungsvorgaben für Auftragsverarbeiter.
Die Umsetzungsvorgaben sollten konkrete Hinweise zur Durchführung der Löschung in den jeweiligen Datenbeständen enthalten. Beispielsweise ist festzulegen, durch welchen Mechanismus die Löschung durchgeführt wird, welche Parameter verwendet werden müssen und wer für den Start und die Überwachung der Löschung verantwortlich ist. Darüber hinaus sollte in den Vorgaben festgelegt werden, durch wen und auf welche Art die Dokumentation der Durchführung der Löschung erfolgen soll.
Voraussetzung für die Umsetzung eines Löschkonzepts ist, dass die Löschvorgaben von der im Wohnungsunternehmen eingesetzten Software unterstützt werden. Ein effizientes Löschkonzept wird nur mit der Unterstützung der Softwareanbieter realisiert werden können.
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