Dokumentation von Compliance-Verdachtsfällen

Wer einen Compliance-Verdachtsfall im Unternehmen hat, wird sich zwangsläufig mit dessen Dokumentation beschäftigen müssen. Doch es gibt einiges zu beachten, um z. B. nicht die weitere Verfolgung zu beeinträchtigen.

Internal Investigations haben ihren Preis

Liegen Verdachtsfälle für regelwidriges Verhalten von Mitarbeitern oder Geschäftspartnern vor, sind entsprechende Untersuchungen einzuleiten.

Allerdings haben verdachtsfallbezogene Untersuchungen (auch bekannt als internal investigations) ihren Preis: Sie sorgen in der Regel für Aufregung, setzen Mitarbeiter ins Zwielicht und sind geeignet, den Betriebsfrieden zu stören oder Vertrauen bei betroffenen Mitarbeitern zu verspielen. Gleichzeitig besteht die Möglichkeit, selbst gegen Normen zu verstoßen und ggf. die weitere Verfolgung zu beeinträchtigen.

Worum geht es? – Umgang mit eher unbestimmten Hinweisen auf mögliche Fehler

Hinweise auf den Umgang mit Verdachtsfällen konzentrieren sich oftmals auf ermittlungstechnische Ratschläge. Das ist dann angemessen, wenn von Beginn an klare Hinweise auf ein individuelles Fehlverhalten vorliegen.

Oftmals liegen den Verantwortlichen im Unternehmen allerdings zunächst lediglich eher unbestimmte Hinweise auf mögliche Fehler oder Verbesserungsmöglichkeiten vor, die näher untersucht werden sollten. Ob sich hieraus dann Verdachtsmomente gegen einzelne Personen ergeben, die die Einleitung zielgerichteter Untersuchungen wegen Fehlverhaltens nahelegen, ist demgegenüber anfangs ungewiss und muss zunächst erst einmal beurteilt werden.

Orientierungsphase: Untersuchungszielsetzung und Eskalation

Wenn hinreichend bestimmte Anhaltspunkte für unangemessenes oder regelwidriges Verhalten von Mitarbeitern, Führungskräften oder Geschäftspartnern vorliegen (strafrechtlich: der sogenannte Anfangsverdacht für die Aufnahme von Ermittlungen), kann die Einleitung von verdachtsfallbezogenen Untersuchungen unvermeidbar sein, sei es zur Wahrnehmung der eigenen Sorgfaltsplicht oder sei es, um möglichst schnell über ausreichende Informationen verfügen zu können, die für ein zielgerichtetes Krisen- und Sanktionsmanagement notwendig sind.

Liegen zu Beginn noch keine ausreichenden Verdachtsmomente gegen einzelne Mitarbeiter vor, sollte daher zunächst geprüft werden, ob andere Möglichkeiten zur Verfügung stehen. Das können anlassbezogene Untersuchungen von Prozessen zur Wahrnehmung von Verbesserungsmöglichkeiten oder der Aufdeckung von verfahrens-/verhaltensbedingten Schwachstellen ebenso sein wie Analysen zur Ermittlung typischer Prozess- und/oder Verhaltensrisiken.

Dabei sollte man stets im Auge behalten, dass sich im Laufe solcher Untersuchungen jederzeit eine Situation herausstellen kann, die die Einleitung von Verdachtsuntersuchungen gegen beteiligte Mitarbeiter und Führungskräfte erforderlich macht. Daher kann es ratsam sein, solche Untersuchungen nicht allein den Fachverantwortlichen zu überlassen, sondern von vornherein im Unternehmen zu eskalieren und neutrale Stellen einzuschalten, damit später nicht der Vorwurf erhoben werden kann, "man habe den Bock zum Gärtner gemacht".

Unabhängig hiervon ist bei bußgeldbedrohten oder strafbaren Handlungen immer zu prüfen, ob sich die Einschaltung staatlicher Ermittlungsbehörden nicht schon allein wegen der Schwere der Straftaten empfiehlt, um die es möglicherweise geht. Diese Beurteilung ist unabhängig davon, ob eine rechtliche Verpflichtung zur Einschaltung der Ermittlungsbehörden besteht. Eine Rechtsverpflichtung zur Anzeigeerstattung besteht grundsätzlich nur bei ganz schwerwiegenden Delikten (insbesondere in den in § 138 StGB genannten Delikten).

Ferner ist zu prüfen, ob nicht aufgrund spezieller Regelungen des Gefahrenabwehrrechts bei Störfällen Melde- und Anzeigepflichten bei Aufsichtsbehörden bestehen. Das gilt insbesondere für den Umweltbereich, Produktsicherheit und den Lebensmittel- oder Pharmabereich.

Verdachtsfalluntersuchungen im engeren Sinne

Wird eine Verdachtsfalluntersuchung (= internal investigation) gegen bestimmte Personen oder Personengruppen eingeleitet oder eine prozess-/risikoorientierte Untersuchung in eine Verdachtsfalluntersuchung überführt, sind bestimmte Maßnahmen zur Wahrung der Belange betroffener Mitarbeiter und der gegebenenfalls im Unternehmen bestehenden Spezialregeln zu beachten.

Hierzu gehört zunächst, die Betroffenen über die Einleitung einer Verdachtsfalluntersuchung zu unterrichten und ihnen möglichst schnell Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben. Das trägt nicht nur dem respektvollen Umgang miteinander im Unternehmen, dem Schutz der Persönlichkeitsrechte und der gebotenen Vertrauenskultur Rechnung, sondern entspricht in der Regel auch ermittlungstaktischen Überlegungen: Informierte Mitarbeiter tragen besser und schneller zur Sachverhaltsaufklärung bei.

Nicht nur im Zusammenhang mit Beteiligungsrechten des Betriebsrates oder gegebenenfalls im Hinblick auf unternehmensinterne Spezialregelungen, etwa in Betriebsvereinbarungen über Kontrollmaßnahmen und Datenschutz, ist zu berücksichtigen, dass Verdachtsfalluntersuchungen typischerweise die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten mit sich bringen. Das betrifft nicht nur den Rückgriff auf zu anderen Zwecken gespeicherte Mitarbeiterdaten, sondern auch bereits die Dokumentation der Untersuchungsmaßnahmen und Ergebnisse.

Untersuchungstaktische Fragestellungen

Wo liegen für Unternehmen die Grenzen zulässiger Untersuchungsmethoden? Wie ist die Zusammenarbeit mit Strafverfolgungs- und/oder Aufsichtsbehörden? Darf ich Mitarbeitern Vertraulichkeit zusichern, um leichter Auskünfte zu erhalten?

Wie Beispielsfälle aus der Vergangenheit zeigen, unterliegen mit unternehmensinternen Verdachtsfalluntersuchungen beauftragte Personen immer wieder der Versuchung, Untersuchungsmethoden einzusetzen, die für Unternehmen nicht erlaubt sind oder auf Informationen zurückzugreifen, die auf nicht rechtskonforme Weise erlangt wurden.

Eine Verwertung von im Rahmen interner Untersuchungen auf rechtswidrige Weise erlangter Beweise in späteren gerichtlichen Verfahren ist nicht in jedem Fall gewährleistet. Zudem setzt sich das Unternehmen bei unzulässigen Untersuchungsmaßahmen selber dem Vorwurf rechtswidrigen und gegebenenfalls strafbaren Verhaltens aus. Betroffenen Mitarbeitern stehen unter Umständen Ansprüche wegen der Verletzung ihrer Persönlichkeitsrechte zu. Deshalb muss es das Ziel sein, nur mit zulässigen Untersuchungsmaßnahmen vorzugehen.

Gegebenenfalls, wie etwa beim Einsatz verdeckter Videoüberwachung bei Diebstahlsverdacht, ist zu prüfen, inwieweit auf die weiterreichenden Ermittlungsbefugnisse staatlicher Ermittlungsbehörden zugrückgegriffen werden kann.

Dokumentation der Ergebnisse von Compliance-Verdachtsfalluntersuchungen

Werden im Unternehmen Verdachtsfalluntersuchungen eingeleitet, sollten deren Ergebnisse gegebenenfalls gerichtsverwertbar sein, sei es als Grundlage

  • für arbeitsrechtliche Sanktionen und in arbeitsgerichtlichen Verfahren,
  • bei der Kündigung von Anstellungsverhältnissen von Unternehmensorganen oder
  • im Rahmen von Straf- oder Schadensersatzverfahren.

Hierin unterscheiden sich Verdachtsfalluntersuchungen von Untersuchungen zur Risikoanalyse oder der Wahrnehmung von Verbesserungsmöglichkeiten im Unternehmen. Bei Verdachtsfalluntersuchungen ist daher von vornherein Bedacht auf eine gerichtsverwertbare Dokumentation von Befragungen und Untersuchungsergebnissen zu legen.

Hierbei ist auch zu berücksichtigen, dass Verdachtsfalluntersuchungen nicht selten zu Informationen führen, die auch für Strafverfolgungs- oder Aufsichtsbehörden von Interesse sind. Unternehmensinterne Untersuchungsergebnisse unterliegen keinem Beschlagnahmeverbot und beteiligte Mitarbeiter können im Rahmen von Ermittlungsverfahren ohne Einschränkung als Zeuge vernommen werden. Das gilt grundsätzlich auch für Mitarbeiter der Rechtsabteilung und im Unternehmen angestellte Syndikusanwälte (siehe BVerfG vom 27.6.2018 – kein Beschlagnahmeverbot bei internen Ermittlungen, auch wenn diese von Rechtsanwälten durchgeführt werden).

Deshalb ist die Ausgestaltung der Dokumentationen von besonderer Bedeutung, z.B. im Rahmen eines Compliance Case Management Systems.

Das sollten Sie Rahmen eines Compliance Case Management Systems beachten

  • Unterscheidung zwischen "Orientierungsphase" und "Ermittlungsphase".
  • Prüfen, ob und wann eine Information bzw. Unterstützung durch Strafverfolgungsbehörden sinnvoll wäre.
  • Welche Verdachtsmomente liegen vor, die eine konkrete personenbezogene Ermittlung rechtfertigen?
  • Rechtsgrundlage für die einzelnen Ermittlungshandlungen konkret prüfen und dokumentieren (z.B. bei E-Mail-Auswertungen, verdeckten Videoüberwachungen o. Ä.).
  • Verdeckte Maßnahmen nur im Ausnahmefall möglich.
  • Datenschutzrechtliche Anforderungen an die Information der Betroffenen und bei Auskunftsersuchen beachten (Art. 13 ff DS-GVO).
  • Dokumentation der internen Kommunikation (mit Geschäftsführung bzw. Fachabteilungen) parallel zu den Ermittlungsmaßnahmen.
  • Rechtzeitige Einschaltung der Personalabteilung (Kündigungsfristen).
  • Bei Befragungen von Mitarbeitern prüfen, ob ein Rechtsbeistand oder eine Unterstützung durch den Betriebsrat sinnvoll erscheint.
  • Generell: Beteiligungsrechte der Personalvertretung/des Betriebsrats beachten.

Weitere Informationen sowie eine Checkliste finden Sie auch im Haufe Compliance Office.

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