Aushang reicht nicht aus
Die Abrechnung hat schriftlich und getrennt für jedes Mietverhältnis zu erfolgen und muss jedem Mieter zugehen, sodass z. B. eine Bekanntmachung im Treppenhaus nicht genügt.
Mehrere Mieter und Gesamtschuldner
Bei einer Personenmehrheit auf der Mieterseite (z. B. Vermietung an ein Ehepaar) sollte die Betriebskostenabrechnung an beide Mieter adressiert werden. Eine Abrechnung, die nur an einen von mehreren Mietern gerichtet ist, entfaltet den anderen gegenüber keine Wirksamkeit. Daher kann der Vermieter z. B. nach Ablauf der Abrechnungsfrist[1] von den anderen Mietern keine Nachzahlungen verlangen, wenn die geleisteten Vorauszahlungen nicht kostendeckend waren.
Dies gilt auch dann, wenn die Abrechnung in den gemeinsamen Briefkasten der Eheleute gelangt war und nach dem Mietvertrag beide Eheleute für Erklärungen des Vermieters empfangsbevollmächtigt waren. Der so Bevollmächtigte ist nämlich lediglich Empfangsbote für die an den jeweils anderen adressierten Erklärungen. Daher kann eine solche Klausel die notwendige Adressierung an alle Mieter nicht ersetzen.[2]
Dementsprechend ist der Vermieter nicht gehindert, die Abrechnung, die eine Nachforderung zu seinen Gunsten ausweist, nur einem Mieter gegenüber zu erteilen und lediglich diesen auf Ausgleich des Nachzahlungsbetrags in Anspruch zu nehmen. Mieten mehrere Personen eine Wohnung, haften sie grundsätzlich für die Mietforderungen einschließlich der Nebenkosten als Gesamtschuldner. Der Vermieter ist daher berechtigt, nach seinem Belieben jeden Schuldner ganz oder teilweise in Anspruch zu nehmen.
Bei einer Mehrheit von Mietern (z. B. einem Ehepaar) kann eine nachträgliche Änderung der Betriebskostenvereinbarung z. B. dahingehend, dass die vereinbarten Zahlungen künftig nicht mehr als (abzurechnende) Vorauszahlungen, sondern als (nicht abzurechnende) Pauschale gelten soll, nur mit allen Vertragspartnern auf Mieterseite getroffen werden. Eine stillschweigende Genehmigung einer solchen nachträglichen Änderung durch die an der Vereinbarung nicht beteiligten Mieter liegt nicht darin, dass in der Folgezeit keine Abrechnungen verlangt werden bzw. die Nichterteilung von Abrechnungen nicht beanstandet wird.[3]
Die Übermittlung einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung an den Mieter dient dazu, die Fälligkeit des sich aus der Abrechnung ergebenden Saldos herbeizuführen. Diese Fälligstellung ist kein Umstand, der einheitlich gegenüber allen Gesamtschuldnern erfolgen muss. Der hiergegen vorgebrachte Einwand, der Vermieter könne in diesem Fall nach § 421 BGB auch den Mieter, dem keine Abrechnung erteilt worden ist, auf Ausgleich von Nachzahlungen in Anspruch nehmen, ist schon deswegen nicht stichhaltig, weil die Nachforderung diesem Mieter gegenüber gerade nicht fällig gestellt worden ist.[4]
Einheit der Abrechnung
Bei einer mehrseitigen Betriebskostenabrechnung setzt die erforderliche Einheit der Urkunde voraus, dass die Zusammengehörigkeit der einzelnen Blätter entweder durch eine körperliche Verbindung oder in sonst geeigneter Weise erkennbar gemacht ist, z. B. durch
- fortlaufende Seitenzahl,
- fortlaufende Nummerierung der einzelnen Bestimmungen,
- einheitliche grafische Gestaltung,
- inhaltlichen Zusammenhang des Textes oder
- vergleichbare Merkmale, sofern sich hieraus die Zusammengehörigkeit der einzelnen Blätter zweifelsfrei ergibt.
Verteilt der Vermieter die Abrechnung der Betriebskosten für ein und dasselbe Kalenderjahr auf mehrere Einzelrechnungen, so sind diese als Einheit zu betrachten.[5]
Unterschrift
Die Abrechnung muss vom Aussteller grundsätzlich eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet werden. Hat der Vermieter die Nebenkostenabrechnung mithilfe einer automatischen Einrichtung angefertigt, ist eine maschinelle Unterschrift ausreichend.
Abrechnung mithilfe eines Software-Programms
Dies ist gegeben, wenn sich der Vermieter einer Anlage, z. B. einer elektronischen Datenverarbeitungsanlage, mit spezieller Software bedient, welche die zuvor eingegebenen individuellen Daten der Mieter selbstständig mit dem übrigen gespeicherten Text verbindet und die Erklärung versandfertig erstellt, ohne dass es individueller hand- oder maschinenschriftlicher Nachträge bedarf.
Eine maschinelle Unterschrift des Vermieters unter einer Betriebskostenabrechnung genügt somit bereits dann, wenn die Abrechnung soweit wie technisch möglich mithilfe einer automatischen Einrichtung gefertigt wurde.[6]
Abrechnung mithilfe dritter Personen
Der Vermieter ist nicht verpflichtet, Betriebskosten persönlich abzurechnen. Er kann sich dafür Hilfspersonen oder Dritter bedienen. Aus dem Bezug der Abrechnung zur Wohnung des Mieters ist für ihn ersichtlich, dass mit der von einem Dritten erstellten Abrechnung die Abrechnungspflichten des Vermieters erfüllt werden sollen.[7]
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