Unterlagen zum Beschäftigungsverhältnis werden in einer Akte oder in elektronischer Form gespeichert. Form und Inhalt der Personalakte sind gesetzlich nicht geregelt. Nach einem Urteil des BAG ist eine Personalakte "die Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters betreffen und in einem engen Zusammenhang mit seinem Dienstverhältnis stehen".[1]

Inhalte

Zur Personalakte gehören neben den Angaben zu den Stammdaten des Arbeitnehmers (Bankverbindung, Krankenkasse, Adresse etc.) typischerweise auch Bewerbungsunterlagen, Personalfragebogen, ärztliche Beurteilungen, Arbeitsverträge, Zeugnisse sowie Informationen bezüglich Berufsbildung, Weiterbildungsmaßnahmen, beruflicher Entwicklung, Abmahnungen, Rügen, Nebentätigkeitsgenehmigungen, Lohnabtretungen, Gehaltspfändungen und sonstiger Schriftwechsel, soweit er sich auf das Arbeitsverhältnis bezieht.

Aufbewahrung

Personalakten sind wegen ihres sensiblen Inhalts und der strikten Zweckbindung bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sicher aufzubewahren, vertraulich zu behandeln und vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen. Zugang zu diesen Unterlagen dürfen nur Beschäftigte haben, die im Rahmen ihrer Tätigkeit mit Personalangelegenheiten betraut sind.

Die Aufbewahrung der Personalakten hat dementsprechend in einem abschließbaren Schrank zu erfolgen und der Zugriff auf diesen Schrank ist zu begrenzen. Ebenso verhält es sich mit den Zugriffsmöglichkeiten auf elektronisch geführte Personalakten.

Aufbewahrungsfrist für Abmahnungen

Ein Bestandteil der Personalakte können arbeitsrechtliche Abmahnungen sein. Es besteht keine gesetzlich definierte Frist, wann eine Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen ist. Nach einer Entscheidung des BAG[2] kann "der Arbeitnehmer die Entfernung einer zu Recht erteilten Abmahnung aus seiner Personalakte nur dann verlangen, wenn sie für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses unter keinem rechtlichen Aspekt mehr eine Rolle spielen kann. Das durch die Abmahnung gerügte Verhalten muss für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht rechtlich bedeutungslos geworden sein".

Die zulässige Aufbewahrungsdauer lässt sich somit nur für den Einzelfall, unter Berücksichtigung der rechtlichen Relevanz des Abmahnungsgrundes bestimmen.

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