Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens werden regelmäßig eine Vielzahl personenbezogener Daten erhoben. Es steht in der Verantwortung des Wohnungsunternehmens, deren Sicherheit und Vertraulichkeit zu gewährleisten. Zugang zu diesen Daten dürfen nur Personen besitzen, die am Bewerbungs- und Auswahlverfahren direkt beteiligt sind.

Bereits bei der Erhebung von personenbezogenen Daten (Stellenausschreibung) treffen das Unternehmen Informationspflichten gegenüber den Bewerbern.[1]

Erfolglose Bewerbung

Nach einer erfolglosen Bewerbung müssen die Bewerbungsunterlagen grundsätzlich gelöscht bzw. an den Bewerber zurückgegeben werden, da die gesetzliche Grundlage zur zulässigen Speicherung mit der Stellenvergabe erlischt und der Löschung keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern der Betroffene der weiteren Speicherung ausdrücklich zustimmt (weil z. B. in absehbarer Zeit eine weitere Stelle zu besetzen ist), ist eine weitere Speicherung der Bewerbungsunterlagen zulässig.

Der Arbeitgeber darf, was auch sinnvoll und notwendig ist, die Unterlagen und/oder eine Dokumentation über das Bewerbungsverfahren für einen gewissen Zeitraum aufbewahren, um sich gegen den möglichen Vorwurf eines Verstoßes gegen das Benachteiligungsverbot nach dem AGG verteidigen zu können. Das AGG verbietet Diskriminierungen wegen der Rasse, ethnischer Herkunft, des Geschlechts, der Religion, der Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität. Nach dem AGG müssen Schadensersatz- oder Entschädigungsansprüche innerhalb einer Zweimonatsfrist geltend gemacht werden.[2] Unter Berücksichtigung der für eine Klagezustellung notwendigen Dauer kann daher von einer Speicherdauer von insgesamt 3 Monaten ab Erteilung der Absage ausgegangen werden. Die zugehörigen Unterlagen einer erfolgreichen Bewerbung können problemlos in die Personalakte aufgenommen werden.

Die längere Speicherung von Unterlagen von Bewerbern, die zunächst nicht zum Zuge gekommen sind, die aber für eine später zu besetzende Stelle angesprochen werden sollen, bedarf der Zustimmung des Bewerbers.

E-Mail-Bewerbung

Bei E-Mail-Bewerbungen erfolgt häufig eine Verknüpfung aller Bewerbungsunterlagen. Die Elektronischen Dateien sollten daher nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vollständig gelöscht werden.

Bei Verwendung eines E-Mail-Archivs mit automatischer Speicherung der eingehenden E-Mails, ist die Verwendung einer separaten E-Mail-Adresse für den Eingang von Bewerbungen zu empfehlen (z. B. bewerbung@FIRMA des wohnungsunternehmen.de). Wird diese E-Mail-Adresse von der automatischen Archivierung ausgenommen, kommt das Unternehmen der Löschpflicht nach.

Zu Beginn des Beschäftigungsverhältnisses sind die Mitarbeiter auf das Datengeheimnis zu verpflichten.[3]

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