Buchung beim Jahresabschluss ist ausreichend
Im Bereich der Gewinneinkunftsarten werden Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer nur berücksichtigt, wenn sie einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet wurden (§ 4 Abs. 7 EStG).
Normalerweise werden die Aufwendungen für eine private Wohnung (einschl. des häuslichen Arbeitszimmers) während des Jahres von einem privaten Konto beglichen oder als Privatentnahme gebucht. Für Zwecke des § 4 Abs. 7 EStG ist es ausreichend, wenn die anteilig auf das Arbeitszimmer entfallenden Kosten (z. B. Schuldzinsen, Wasser- und Energiekosten) während des Jahres im Wege der Schätzung ermittelt werden und nach Ablauf des Kalender- bzw. Wirtschaftsjahres eine Aufzeichnung aufgrund der endgültigen Kosten erfolgt. Viele Buchführungsprogramme, beispielsweise DATEV, bieten in ihren Kontenrahmen gesonderte Buchungskonten an. Diese sollten Sie zur Erfüllung der Aufzeichnungspflichten nutzen.[1] Die Buchung ist dann zeitnah in Bezug auf den Zeitpunkt, zu dem feststeht, wie hoch die anteiligen Betriebsausgaben sind.[2] Die Zusammensetzung dieser Betriebsausgaben muss sich aus den entsprechenden Buchungsunterlagen ersehen lassen (Aufstellung, Belege).
Auch bei den Abschreibungen genügt es, wenn sie beim Abschluss gebucht werden.
Für Arbeitnehmer gibt es keine Aufzeichnungsverpflichtung. Sie müssen lediglich die geltend gemachten Aufwendungen auf Anforderung durch das Finanzamt durch Belege nachweisen können.
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